Dlaczego księgowi nie chcą pracować w biurach rachunkowych i jak to zmienić?

Praca po godzinach. Brak możliwości wzięcia urlopu w dowolnym terminie. Niskie wynagrodzenia. Brak elastyczności. Słowem – koszmar. Tak pracę w biurach rachunkowych przedstawiają niektórzy na forach internetowych. Ile w tym prawdy? Jak zawsze – to zależy. Ale wiem, że biuro rachunkowe może być nowoczesnym, przyjaznym i dobrym miejscem pracy. Wystarczy wdrożyć kilka elementarnych zasad.

Powiem zupełnie szczerze – kiedy czytam, co pisze się o pracy w biurach rachunkowych, włos jeży mi się na głowie. Gdy czytam, że samodzielna księgowa w niewielkiej miejscowości zarabia płacę minimalną, że pracownicy sami płacą za swoje szkolenia – czuję zgrozę. Ale nie zastawiam się nad tym, jak to możliwe, tylko nad tym, kto stoi za tymi biurami. Bo jak ryba psuje się od głowy, tak i biuro rachunkowe nie ruszy do przodu, jeśli nie pociągnie go jego właściciel lub osoba zarządzająca firmą.

Bycie księgową to za mało

Wbrew obiegowej opinii o biurach – ja naprawdę znam takie, w których się dobrze pracuje. Ale to są biura świetnie zarządzane i kierowane przez świadomych, otwartych ludzi. Czasem ta świadomość oznacza po prostu rezygnację właściciela z bycia księgowym. Bo pracując, obsługując na co dzień klientów, ucząc się nowych przepisów, właściciel biura nie ma czasu zastanowić się na przykład nad rentownością klienta, nie ma czasu na zarządzanie, na zatrudnianie dobrych ludzi. Na negocjacje stawek, na zastanowienie się, czy jakaś współpraca w ogóle nam się opłaca. Wiadomo, podejmowanie decyzji finansowych nie jest proste. Ale proponowanie niskich stawek za usługi tylko po to, by nie stracić klientów, nie jest dobre dla nikogo. Takie działania psują rynek i sprawiają, że biuro musi obsłużyć jeszcze więcej klientów. Ma więc wciąż za dużo pracy, za mało czasu, niskie wynagrodzenia i brak możliwości na rozwój.

W takich warunkach nie da się funkcjonować. To rolą właściciela jest zbadanie sytuacji firmy. Zastanowienie się, co można zrobić, by ją poprawić. Rozmawianie z klientami. Ustalanie zasad współpracy – i z klientami, i z pracownikami. By każdy dokładnie wiedział, co i w jakim zakresie oferuje i dostarcza.

Słuchanie przede wszystkim

A zasady warto ustalać wspólnie, aby były zrozumiałe i akceptowalne dla zespołu. Właściciel biura rachunkowego musi brać do serca różne uwagi swoich pracowników, musi z nimi rozmawiać, pytać, co by chcieli zmienić, jakie mają oczekiwania, czy coś dałoby się jeszcze ulepszyć. Ja na przykład robię ankiety wśród pracowników, bo są one dla mnie pomocą w wyznaczaniu kierunku rozwoju biura. Pomagają mi wyłapać problemy, bo czasem z pewnymi rzeczami ktoś boi się bezpośrednio przyjść. Oczywiście – można się bać takich ankiet, bo nie wiadomo, co się z nich wyczyta. Ale świadomy właściciel, który chce rozwijać biznes, musi iść taką drogą.

Trzeba też być otwartym na zmiany. A one są na każdym kroku. Czasy się na tyle zmieniły, że ludzie nie chcą dziś więcej pracować, nawet jeżeli za tym idą pieniądze. Pracownicy chcą mieć życie i chcą z tego życia korzystać. Naszą rolą jest odpowiednio ich wynagradzać, żeby mieli możliwość pozwolenia sobie na pewne przyjemności. Dlatego tak ważna jest transparentność dotycząca wynagrodzeń. Jeżeli pracownik na przykład widzi, że właściciel zarabia dużo pieniędzy, a pracownik bardzo mało i stoi przez to w miejscu, czuje się wyzyskiwany, to on prędzej czy później odejdzie. Moim zdaniem lepiej jest oficjalnie powiedzieć, co wpływa na wynagrodzenie, jak ono się ma do rentowności klientów, od czego zależy. Takie jasne określenie transparentnych zasad. 

Wskazywanie ścieżek rozwoju

Ale z drugiej strony praca w biurze rachunkowym jest też bardzo rozwojowa, dlatego że mamy do czynienia z różnymi branżami, z różnymi klientami. Jeżeli właściciel będzie potrafił dbać o rozwój pracownika, o to, żeby on mógł iść do przodu, to zaopiekowany pracownik nie odejdzie z biura. Jeżeli będzie wiedział, że jest świetna atmosfera, jeśli właściciel będzie go szanował, nie będzie w ogóle traktował zespołu jak podwładnych, ale jak partnerów w pracy, współpracowników, którzy wspólnie coś tworzą, to będzie szansa na sukces.

Ludzie szukają dziś we wszystkim poczucia sensu. Także w pracy. Jeśli zarządzający biurem prowadzi je tylko po to, by je prowadzić, ale nie ma żadnej wizji, którą może przedstawić zespołowi, to nie może oczekiwać zaangażowania. Ludzie się prędzej czy później wypalą. Natomiast jeśli będą zaangażowani, będzie im się dobrze pracowało i będą budować dobrą atmosferę.

Podstawą jest stawianie na rozwój pracownika. I znów – jeżeli właściciel firmy stwierdzi, że nie opłaci szkolenia pracownikowi, bo on zrobi to szkolenie i potem ucieknie, to naprawdę go starci. Trudno, to jest ryzyko. Ale ono się opłaci. Bo jeśli zainwestuję w pracownika, będę stawiała na jego rozwój, to on nie będzie szukał innego pracodawcy. Będzie się dobrze czuł w miejscu, w którym jest. Takie docenianie ludzi, angażowanie ich w różne procesy w firmach może naprawdę wiele zmienić w nastawieniu zespołu do pracy. 

W naszym biurze niedawno rozpoczęliśmy pracę z HR Business Partnerem. Z osobą, która przychodzi z zewnątrz i pomaga nam wspólnie pracować, rozwijać kompetencje, tworzyć ścieżki rozwoju dla zespołu. To jest bardzo ożywcze. Dodatkowo stworzyliśmy w firmie kodeks honorowy. To zespół nad nim pracował, ja tylko spisywałam pomysły. To jest zbiór zasad, według którego pracujemy. Bazujemy na komunikacji bez przemocy, na przekazywaniu feedbacku, informacji zwrotnej, na bieżących rozmowach. Taką mamy kulturę organizacyjną i opowiadam o niej już na spotkaniach rekrutacyjnych. Jeśli ktoś nie akceptuje takich zasad, nie podejmujemy współpracy. Dzięki temu cały zespół ma poczucie wsparcia. 

Nowoczesność i technologie

Bardzo nad tym ubolewam, ale biura rachunkowe kojarzą się z przestarzałymi technologiami. I niestety to często jest dziś standard. Widzę to po osobach, które przychodzą do mnie na rozmowy o pracę. Niektóre mówią wprost, że chciały iść do firmy, bo w firmach są automatyzacje, których brakuje w biurach. A brak automatyzacji oznacza więcej pracy, więcej powtarzalnych czynności. Mniej czasu na rozwój.

Dobrych pracowników przyciągają technologie. Jeśli biuro je ma (a naprawdę powinno!), warto jest zaznaczyć w ogłoszeniach rekrutacyjnych, z jakich innowacji korzysta. Ja bez ogródek mówię na spotkaniach z kandydatami o robocie, którego mamy, o SaldeoSMART, które pomaga nam automatyzować różne czynności i lepiej komunikować się z klientami. Jeżeli biuro ma taki system jak Saldeo, to jest w stanie rozsądnie rozłożyć pracę w trakcie miesiąca. Klienci przesyłają dokumenty na bieżąco i to jest duży atut. 

Wyczekuję również kolejnego etapu automatyzacji, czyli Krajowego Systemu e-Faktur i momentu, w którym stanie się obowiązkowy. Widzę w tym szansę, nie patrzę na KSeF z poziomu zagrożenia. Owszem, pojawiają się obawy, także wśród zespołu, ale ogólnie uważam tę zmianę za dużą pomoc w odczarowywaniu wizerunku biur rachunkowych, w których ma szansę skończyć się praca po godzinach i praca ponad siły w niektórych okresach rozliczeniowych.

Prawo do błędów

Ogromnym problemem, który widzę w biznesie, nie tylko w biurach rachunkowych, jest autorytarny styl zarządzania. Jeżeli ktoś zarządza przez strach, to taki biznes nie może się udać. Zdarza się w naszej branży, że właścicielom biur rachunkowych brakuje czasem zaufania do ludzi. Nauczyłam się już, że lider nie musi wiedzieć wszystkiego, że nie musi cały czas mówić. Wiedza i mądrość są w zespole. Lider ma obserwować i pozwalać zespołowi działać. 

Bo ludzie są niesamowici i wspaniali. Ale trzeba dać im szansę. Warto zastanowić się, z jakich powodów najczęściej zmieniają pracę. Po pierwsze dlatego że nie mają możliwości rozwoju. Po drugie dlatego że nie mają poczucia sensu. Po trzecie dlatego że nie mają jasnych wskazówek, jak postępować i ponoszą odpowiedzialność, gdy coś pójdzie źle. Odpowiedzialność finansową. Dla mnie to jest niedopuszczalne. Każdy jest tylko człowiekiem, a błądzić jest rzeczą ludzką. I nie myli się tylko ten, kto nic nie robi. Więc jeśli pracownik się pomyli, nie oczekuję, że weźmie odpowiedzialność za to i że ja go będę karać. Czasem czytam na forach, że właściciel obciążył pracownika odsetkami, bo ten popełnił błąd. Tak się nie da prowadzić biznesu. Bo ludzie się boją. A jak można dobrze pracować w strachu? 

Każdemu trzeba dać szansę. Już na początku, gdy tylko przychodzi do pracy, trzeba pomóc. Nie wolno wrzucać nowej osoby na głęboką wodę. Jeśli firma nie ma jasnych procedur i instrukcji, jak postępować w określonych sytuacjach, to pracownik nie wie, jak zareagować, gdy coś się wydarzy. Dlatego bardzo często ze strachu ukrywa różne rzeczy. A trzeba rozmawiać. Stworzyć w firmie atmosferę do wymiany informacji. W zaufaniu, w poczuciu bezpieczeństwa. Coś się stało? Zastanówmy się, jak daną sytuację rozwiązać, co zrobić, żeby jej uniknąć w przyszłości. To lepsze niż szukanie i karanie winnych.

Kultura organizacyjna

Kiedyś uważałam, że kultura organizacyjna to coś dla dużych korporacji. Teraz wiem, że w nawet w kilkuosobowej firmie jest ona ważna. Już wspomniałam o naszym kodeksie honorowym i o zasadach, według których działamy. Ale mamy jeszcze inne elementy, które składają się na tę kulturę. 

Bardzo ważną częścią życia w naszym biurze jest docenianie i celebracja. Świętujemy urodziny, rocznice pracy. Mamy eventy integracyjne po każdym kwartale, wigilie firmowe. Bardzo ważne są u nas szkolenia. Nie tylko podatkowe, ale też z kompetencji miękkich. A także umożliwienie konsultacji z doradcami zewnętrznymi – podatkowymi, radcami prawnymi, biegłymi rewidentami, gdy pracownik ma jakieś wątpliwości. 

Stawiamy na automatyzację i technologie, żeby nasza praca była bardziej zrównoważona, żeby nie zostawać po godzinach, żeby mieć więcej wolnego czasu. Pracujemy nad tym, żeby skrócić czas pracy w piątki – to jest naprawdę bardzo realne. Mamy elastyczne godziny pracy. Wiem, że to ważne dla pracowników, a ja nie mam potrzeby kontrolowania ich cały czas. Dla mnie liczy się efekt.

Powiem szczerze – widzę na rynku pozytywną zmianę. Widzę właścicieli, którzy pytają, jak mogą usprawnić swoje biuro rachunkowe, jak mogą lepiej zorganizować pracę. Jak lepiej zadbać o ludzi. Dzisiaj sukces firmy tworzą ludzie, którzy w niej pracują. Jeśli odpowiednio o nich zadbamy i sprawimy, że będzie chciało im się pracować, stworzymy im bezpieczne i pełne zaufania środowisko, to będziemy na naprawdę dobrej drodze. Biznes będzie działał lepiej. Ludzie będą pełni satysfakcji ze swojej pracy. Warto do tego dążyć.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy