Sztuczna inteligencja – jak pomoże księgowym?

Automatyzacja i cyfryzacja w księgowości to rewolucja, która ma wielki potencjał do zmiany tradycyjnych procesów księgowych. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji (AI) i technologii uczenia maszynowego (machine learning) wiele firm już teraz doświadcza znacznego skrócenia czasu pracy księgowych oraz zmniejszenia kosztów operacyjnych. Wyjaśnimy, jakie korzyści niesie ze sobą automatyzacja w księgowości, jakie wyzwania przed nią stoją, i opiszemy rolę sztucznej inteligencji w tej branży.

Automatyzacja w księgowości to wcale nie nowość!

Historia automatyzacji w księgowości sięga lat 50. XX wieku, kiedy to komputer Univac 1 został użyty do obliczeń list płac w amerykańskiej fabryce General Electric. Nieco później, bo w latach 70. pojawił się pierwszy uniwersalny pakiet do księgowości – Peachtree Software, który znacząco odciążył księgowych od czasochłonnych zadań. Służył do zarządzania księgami, a przeznaczony był dla małych i średnich firm. Dziś niemal połowa księgowych uważa, że automatyzacja powtarzalnych czynności jest niezbędna i nie wyobraża sobie bez niej realizacji codziennych zadań.

AI i Machine Learning w księgowości

Współczesne aplikacje księgowe wykorzystują AI, machine learning i inne rozwiązania w różnych aspektach swojej pracy. Używa się ich m.in. do automatycznego odczytywania danych z faktur oraz sugestii kategorii księgowanych kosztów. Automatyzacja i inteligentna cyfryzacja procesów umożliwia ekspresowe przetwarzanie danych z faktur prosto do systemu, oszczędzając przy tym i czas i zasoby ludzkie. W rezultacie, zamiast np. przepisywać ręcznie 300 faktur w ciągu dnia, dzięki nowym technologiom można przetworzyć ich tyle samo lub więcej, ale w… godzinę.

Choć sztuczna inteligencja zrewolucjonizuje księgowość, nie jest zagrożeniem dla zawodu księgowego. Istnieje przekonanie, że nowe technologie nie odbiorą pracownikom księgowym pracy, ale zmienią jej charakter. Automatyzacja sprawia, że księgowi zyskują więcej czasu na obsługę bardziej zaawansowanych procesów i zadania doradcze.

AI w praktyce – jak to wygląda w księgowości?

Dzięki narzędziom takim jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) oraz oprogramowanie do automatyzacji procesów (RPA) księgowi mogą uwolnić się od rutynowych zadań i skupić na bardziej skomplikowanych i wymagających większej uwagi aspektach swojej pracy. To przekłada się na szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie danych finansowych.

OCR

OCR pozwala na automatyczne wczytywanie danych z faktur i raportów. Dzięki temu pracownicy nie muszą już ręcznie przepisywać wszystkich danych. To nie tylko oszczędza czas, ale także eliminuje ryzyko popełnienia błędów. Księgowi mogą skoncentrować się na analizie danych zamiast na ich wprowadzaniu.

Robotic Process Automation (RPA)

Z kolei oprogramowanie do automatyzacji procesów (RPA) idzie krok dalej. Może  bowiem naśladować działania uważane dotąd za „ludzkie”, takie jak np. wprowadzanie danych czy kopiowanie i wklejanie. Dzięki temu niektóre powtarzalne zadania mogą być wykonywane automatycznie, co znacznie przyspiesza procesy księgowe. Świetnym przykładem może być automatyczne księgowanie wyciągów bankowych czy transakcji zakupu i sprzedaży.

#UsprawniAI

Ale to nie koniec udogodnień! Ostatnią, ale prawdopodobnie najważniejszą technologia jest AI – czyli sztuczna inteligencja, która przynosi nową epokę automatyzacji w księgowości. Dzięki AI możliwe jest kategoryzowanie i analiza bardzo dużych ilości danych finansowych. Sztuczna inteligencja może też wykrywać wzorce i stwierdzenia, które mogą pozostać niedostrzegalne dla ludzi. Widzi i wskazuje błędy, dostrzega schematy. Może (na podstawie dostępnych danych) przewidywać przyszłe wydatki i przychody oraz proponować optymalizacje budżetowe. To pozwala na bardziej zaawansowaną analizę danych i generowanie dokładniejszych raportów finansowych.

AI może też stać się pierwszym punktem kontaktowym dla klientów biur rachunkowych – odpowiadać na ich podstawowe pytania czy wskazywać źródła informacji. To ogromna oszczędność czasu dla branżowych specjalistów.

Czy warto inwestować w nowe umiejętności?

Tradycyjna księgowość czy cyfrowa rewolucja? Wybór jest prosty. Prognozuje się, że już niedługo generatywne narzędzia sztucznej inteligencji zrewolucjonizują podstawowe funkcje w dziedzinie podatków i księgowości. Będą w stanie przetwarzać dane podatkowe i elementy sprawozdawczości finansowej, odpowiadać na pytania oraz generować szczegółowe raporty. Już teraz księgowi, którzy umieją wykorzystać potencjał nowych technologii i sztucznej inteligencji, mają przewagę konkurencyjną na rynku. Dzięki automatyzacji mogą obsługiwać większą liczbę klientów i oferować im bardziej zaawansowane usługi doradcze. To sprawia, że są bardziej atrakcyjni dla przedsiębiorców i firm, które poszukują nowoczesnej obsługi księgowej.

Jak widać nowe technologie i sztuczna inteligencja mają ogromny wpływ na księgowość. Automatyzacja procesów, narzędzia OCR i AI pozwalają na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy. Księgowi, którzy potrafią wykorzystać te rozwiązania, są bardziej konkurencyjni na rynku i gotowi na przyszłość. Dlatego warto śledzić rozwój technologii i być otwartym na nowe możliwości w księgowości.

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART