Kamila Bator 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Co znajdziesz we wpisie:
Też ciągle masz pytania o KSeF? Krajowy System e-Faktur to jeden z najgorętszych tematów, który czeka na księgowych i przedsiębiorców. W SaldeoSMART regularnie dzielimy się wiedzą i pomagamy przygotować się do nowego obowiązku. Poniżej znajdziecie odpowiedzi na pytania uczestników webinarium “KSeF- ewolucja a nie rewolucja w digitalizacji.”
Webinarium z ekspertami
Najlepiej sprawdzają się interaktywne formy nauki, dlatego podczas ostatniego webinarium dotyczącego KSeF przeprowadziliśmy sekcje “pytań i odpowiedzi” (Q&A). Podczas wirtualnego spotkania eksperci podzielili się swoja wiedzą. Na pytania uczestników odpowiadali:
- Krzysztof Rogowski, Kierownik Projektu KSeF w Ministerstwie Finansów,
- Kamila Cieszkowska, Właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik,
- Zyta Rabka, Marketer Produktu SaldeoSMART
- Patryk Oleszczuk, Opiekun Sieci Partnerskiej SaldeoSMART
Najważniejsze pytania o KSeF (Q&A)
Uczestnicy wydarzenia zadali ekspertom bardzo dużo pytań. Czego dotyczyły? Najbardziej interesujące okazały się tematy związane z usprawnieniami i autoryzacją w KSeF, wprowadzaniem KseF do firmy, przechowywaniem i pobieraniem faktur, płatnościami, kwestiami technicznymi oraz obsługą KSeF w SaldeoSMART.
Pytania o KSeF: uprawnienia i autoryzacja
- Czy upoważnienie do dostępu do pobierania faktur z KSeF powinien mieć pracownik biura od każdego klienta z osobna, a gdy pracownik zachoruje to kolejne upoważnienie dla kolejnego pracownika?
Nie ma potrzeby generowania kolejnego tokena, o ile używa się SaldeoSMART. Klient nadaje token dla całego biura rachunkowego i już w SaldeoSMART nadaje się odpowiednim pracownikom uprawnienia. Nie trzeba więc generować kolejnego tokenu. Należy jednak wtedy nadać uprawnienia do pobierania faktur w SaldeoSMART kolejnemu pracownikowi.
- Obecnie istnieje serwis demo KSeF, w którym można testować np. w SaldeoSMART. Jednak nie działa on dla spółek, tylko dla jednoosobowych działalności, czy to będzie zmienione?
KSeF działa dla spółek tylko muszą Państwo mieć wyznaczonego reprezentanta za pomocą zaświadczenia ZAW-FA lub wyrobić swoją pieczęć certyfikowaną na firmę.
- W jaki sposób można poradzić sobie z sytuacją, w której w ramach jednego NIP funkcjonuje wiele placówek? Czy KSeF uwzględnia taki przypadek? Obecnie w schemie nie ma pola umożliwiającego systemowe obsłużenie takiej sytuacji.
Jest możliwość stworzenia jednostek zależnych z własnym numerem identyfikacyjnym. Ministerstwo ma w planie dalsze regulacje w tym zakresie.
- Jak nadać upoważnienie KSeF dla biura?
Wystarczy, że klient na platformie KSeF w zakładce „Uprawnienia” nada biuru lub osobie z biura odpowiednie uprawnienia.
Pytania o KSeF: wprowadzanie systemu
- Czy KSeF nie powinien wejść etapami od dużych do małych podatników, a nie od razu dla wszystkich?
Zgodnie z planami ministerstwa jedyny podział w terminie wejścia obowiązkowego KSeF-u dotyczy czynnych podatników VAT oraz tych zwolnionych z VAT.
- Jaki okres przewidziany jest na wdrożenie KSeF i ewentualne błędy przedsiębiorców bez konsekwencji karnoskarbowych?
Przewidziany był okres półroczny.
19 stycznia 2024 roku nowy Minister Finansów zapowiedział audyt Krajowego Systemu e-Faktur. Dopiero na podstawie jego wyników ogłoszone zostaną terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Wszystko po to, by wyeliminować ewentualne błędy i nie dopuścić do sytuacji, w której przedsiębiorcy nie będą mogli wystawić faktur.
Pytania o KSeF: przechowywanie faktur
- Ile lat będą przechowywane dokumenty w systemie KSeF?
Dokumenty w KSeF będą przechowywane przez 10 lat.
- Czy docelowo biura rachunkowe nie będą musiały przechowywać dokumentów papierowych?
Już teraz nie ma takiej potrzeby. Mamy klientów, którzy podczas kontroli udostępniają wszystkie dokumenty on-line danemu urzędnikowi za pomocą nadania odpowiedniego dostępu do programu SaldeoSMART.
Pytania o KSeF: płatności
- Czy będzie szansa, żeby zapłacić kilka faktur jednym przelewem?
Będzie taka możliwość – pojawi się opcja pobrania identyfikatora płatności dla kilku faktur w celu umieszczenia go później w tytule przelewu.
- Co z płatnością za proformę?
Proforma po wejściu KSeF znika.
- Co ze zwrotami dla pracowników za faktury płacone gotówką? Jak to rozwiązać, skoro wpadnie faktura od kontrahenta i nie będzie widać kto za nią zapłacił?
KSeF nie służy do rozliczania pracowników, ani innych podmiotów, ale do rejestracji faktur. Ta sprawa należy do wewnętrznych ustaleń firmowych.
Pytania o KSeF wystawianie faktur
- Jak pracownik, który w delegacji płaci gotówką, będzie miał pewność, że zostanie wystawiona faktura i to na pewno na dobry NIP. Czy będzie można zmusić np. hotel lub restaurację do wydania jakiegoś potwierdzenia?
Jest kilka możliwości. Można poprosić o przesłanie faktury w formie elektronicznej z naszego programu do fakturowania na e-mail pracownika przed wysłaniem jej do KSeF. Drugą możliwością jest poproszenie o wydruk faktury. Trzecią opcją jest poproszenie o kod QR faktury, który zwizualizuje nam przesłaną już do KSeF e-fakturę. Odnośnie kodu QR już niedługo pojawią się przepisy regulujące metodę wizualizacji faktury.
- Czy wystawienie papierowej faktury VAT będzie rodziło dodatkowo obowiązek podatkowy. A może obowiązek podatkowy będzie powstawał z chwilą przyjęcia faktury do KSeF?
Wystawienie faktury poza KSeF, czyli nie przesłanie jej do KSeF i nie posiadanie numeru KSeF na fakturze sprawia, że nie jest to prawnie wiążąca faktura. Można powiedzieć, że jest to dokument na zasadach obecnej proformy. Wystawienie faktury TYLKO w formie papierowej nie będzie więc rodzić żadnego obowiązku podatkowego. Dopiero przesłanie jej do KSeF i nadanie numeru KSeF powoduje powstanie takiego zobowiązania.
- Wystawiamy po zakończonym miesiącu faktury za usługi. Jak będzie można to w KSeF robić?
Trzeba będzie wystawić fakturę i przesłać ja do KSeF w danym miesiącu, a nawet dniu (jeśli jest to jednorazowa usługa), w którym usługa miała miejsce.
Pytania o KSeF: pobieranie faktur
- Co w sytuacji, gdy jest kilkudziesięciu koordynatorów? Teraz muszą zatwierdzać faktury zanim trafią do księgowości? Jak to teraz rozdzielać po pobraniu, skoro nie będzie wiadomo, do którego koordynatora wysłać?
Tutaj ważne jest opracowanie systemu i wewnętrznych regulacji. KSeF nie rozwiąże tego problemu w bezpośredni sposób.
- Faktura pobrana z KSeF będzie już miała kod QR?
Od 1 lipca 2024 każdy obraz czy wydruk faktury ustrukturyzowanej będzie musiał posiadać kod QR z danymi faktury ustrukturyzowanej.
- Czy będą paczki dokumentów z KSeF tak żebym do swojego Fk mogła importować?
Z KSeF można pobrać jako zip kilka faktur w formacie xml, pdf oraz html.
Pytania o KseF: obsługa w SaldeoSMART
- Czy faktury sprzedaży wysłane do KSeF z innego programu, będą mogły być pobrane z KSeF do SaldeoSMART?
Tak, jest taka możliwość. Można pobrać faktury sprzedażowe wysłane do KSeF z innego programu fakturującego do SaldeoSMART i mieć wszystko w jednym miejscu.
- Czy SaldeoSMART przechowuje dla każdego klienta token?
Tak, każdemu klientowi można przyporządkować i wprowadzić token.
- Kiedy pojawią się w Saldeo możliwości wysyłki przez Saldeo faktur do KSEF i weryfikacji dokumentów kosztowych?
Obie funkcje są dostępne w SaldeoSMART już od ponad pół roku.
- Czy miniobieg faktur z KSeF już funkcjonuje w SaldeoSMART, czy to przyszłość?
Miniobieg jest już dostępny w SaldeoSMART zarówno dla konta biura, jak i dla klienta/firmy.
 |
Pytania o KSeF: kwestie techniczne
- Czy trzeba będzie generować JPK-VAT i JPK_FA?
KSeF jest platformą gromadzącą faktury więc nie będzie potrzeby wysłania JPK_FA. Nadal będzie jednak obowiązek przesyłania JPK_VAT.
- Czy są procedury zapasowe na czas awarii systemu KSeF?
Tak, w zależności od tego, czy awaria występuje po stronie KSeF, czy po stronie podatnika. Jeśli po stronie KSeF mamy 7 dni roboczych od ustania awarii na przesłanie wystawionej faktury, zgodnie ze schematem, na platformę rządową. Natomiast, jeśli problem występuje po stronie podatnika ma on 1 dzień roboczy od momentu jej wystawienia na przesłanie faktury wystawionej zgodnie ze schematem do KSeF.
- Jeżeli wystawię w systemie księgowym fakturę, ale mam techniczny problem z jej przesłaniem, np. nie działa interfejs komunikacyjny po stronie podatnika, to czy na przesłanie jej do KSeF mam tylko 1 dzień? Czy jak prześlę po kilku dniach, bo rozwiązanie problemu zajmie np. 4 dni to dostanę karę 100% VAT?
W trakcie awarii, bez względu na to, czy występuje po stronie podatnika czy KSeF, faktura musi być wystawiona zgodnie ze schematem. Jeśli problem dotyczy platformy KSeF to mamy 7 dni roboczych na przesłanie takiej faktury od momentu ustania awarii. Jeśli zaś awaria wystąpi po stronie podatnika, mamy 1 dzień roboczy od momentu wystawienia faktury, na przesłanie jej do KSeF i nadanie numeru KSeF. W razie sytuacji, jak opisano powyżej, należy posiadać program do fakturowania, który wystawia faktury zgodnie ze schematem i umożliwia ich eksport do xml. Wtedy będziemy mogli ręcznie dodać te faktury wprost na platformę KSeF.
- Czy będzie możliwość testowania KSeF?
Tak, jest wersja wersja testowa systemu Ministerstwa Finansów, gdzie należy podać nieprawdziwe dane oraz wersja demo, gdzie podajemy prawdziwe dane firmy, ale działanie w KSeF, wystawianie faktur nie niesie żadnego skutku prawnego.
Odpowiedzi na wszystkie pytania znajdziesz w artykule opublikowanym w Centrum Pomocy SaldeoSMART.
Co warto wiedzieć o KSeF? (WIDEO)
Wszyscy widzowie webinarium mogą liczyć na ważne informacje. W agendzie spotkania znalazły się plany Ministerstwa Finansów dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, a także szczegóły współpracy między biurem rachunkowym a klientem. Wszystko, aby przybliżyć i oswoić tematykę KSeF. Był też czas na nowe funkcjonalności, które dostępne są w systemie SaldeoSMART, dzięki którym korzystanie z KSeF jest bezpieczne i proste.
Nie mogłeś być na wydarzeniu? Obejrzyj nagranie:
