Krajowy System e-Faktur. Integracja z KSeF dla księgowych - SaldeoSMART

Czym jest Krajowy System e Faktur (KSeF)?

KSeF jest systemem teleinformatycznym, który pozwala m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane będą zapisane w formie pliku elektronicznego (xml). Podatnik wystawi e-fakturę dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF. Takim systemem, w pełni dostosowanym do zmian w prawie, dysponują np. użytkownicy SaldeoSMART.

Dlaczego z SaldeoSMART możesz czuć się pewnie?

W SaldeoSMART masz możliwość WYSTAWIANIA e-faktur zgodnie z nowymi wytycznymi Ministerstwa Finansów – z wszystkimi wymaganymi danymi.

PRZEŚLESZ e-faktury do Krajowego Rejestru e-Faktur bez konieczności dodatkowego logowania się do rządowego systemu.

Gwarantujemy bieżącą aktualizację aplikacji do wymogów Ministerstwa Finansów.

Pracując z SaldeoSMART możesz skupić się na swojej pracy, a my dostosujemy się do nowych przepisów.

Integracja z KSeF dla księgowych

Co zyskujesz dzięki pracy z SaldeoSMART?

Wysyłanie faktur do KSeF

Koniec z zagubionymi fakturami i brakiem płatności. Po wysłaniu faktury do KSeF masz pewność opłaty wystawionej faktury.

Zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów

Wszystkie faktury przesyłane do Krajowego Rejestru e-Faktur są wcześniej sprawdzone przez SaldeoSMART.

Status wysłanych faktur do KSeF

W przejrzysty sposób sprawdzisz na liście faktur status swojej faktury – czy jest w trakcie wysłania, przesłana do KSeF czy też odrzucona.

Krajowy Rejestr e-Faktur wprowadza wiele nowych rozwiązań m.in.:

nowa forma faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej zgodnie z wymogami Krajowego Rejestru e-Faktur (KSeF);
rozszerzeniu ulegnie ilość danych niezbędnych na fakturze w Krajowym Rejestrze e-Faktur;
automatyczna weryfikacja danych na fakturze ustrukturyzowanej w KSeF;
brak konieczności przesyłania na żądanie organów podatkowych jednolitego pliku kontrolnego dla faktur (JPK_FA);
firma będzie zwolniona z posiadania i archiwizowania faktur;
szybszy zwrot VAT dla przedsiębiorców korzystających z KSeF – w 40 a nie jak dotychczas w 60 dni;
brak konieczności wystawiania duplikatu faktury.

Integracja z KSeF – zobacz jakie to proste!

Zapisz się na biuletyn KSeF

Otrzymaj bezpłatny dostęp do e-booka
i najnowszych materiałów na temat Krajowego Systemu e-Faktur.
Pierwszy artykuł otrzymasz w przeciągu 20 minut!

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to, innymi słowy, faktura wystawiona za pomocą platformy Krajowego Rejestru e-Faktur wraz z unikalnym numerem ID. Każda taka faktura musi być zgodna ze schematem struktury danych ustalonym przez Ministerstwo Finansów.
Dowiedz się więcej o Krajowym Rejestrze e-Faktur (klik).

Wystawianie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF

Zgodnie z przepisami, faktury ustrukturyzowane to faktury, które będą wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (ustawa o VAT, art. 2, pkt 32a). Ministerstwo Finansów zapewnia, że e-faktury ułatwią życie przedsiębiorcom, bo m.in. usprawnią rozliczanie obrotu między firmami. Z pewnością faktura nie zginie i nie będzie problemu z jej dotarciem do odbiorcy. E-faktura będzie dostępna w bazie prowadzonej przez Ministerstwo. Zniknie również obowiązek przechowywania faktur wystawionych w KSeF. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez 10 lat.

Bądź gotowy na nowe wyzwania z SaldeoSMART

Stała aktualizacja aplikacji

Nasz zespół czuwa, aby na bieżąco dostosowywać aplikację SaldeoSMART do zmian wprowadzanych przez organy rządowe. Nie dotyczy to tylko Krajowego Rejestru e-Faktur, ale również wszelkich zmian istotnych dla księgowości.

Eksperci SaldeoSMART

SaldeoSMART to eksperci od elastycznego i szybkiego wdrażania nowych funkcjonalności w księgowości. Czuwamy nad zgodnością aplikacji z prawem, ale również nad jej użytecznością dla wszystkich naszych klientów.

Krajowy System E-Faktur a inne systemy

Jakie są podobieństwa i różnice pomiędzy KSeF, a PEF oraz KSeF i EDI? Sprawdźmy!

KSeF a PEF

Warto pamiętać, że faktury ustrukturyzowane już występują w obrocie gospodarczym. To faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych. Można je wystawiać za pomocą Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Tego typu faktury elektroniczne nie obowiązują w relacjach między przedsiębiorcami. Używane są tylko w transakcjach z udziałem jednostek administracji publicznej (np. samorządami terytorialnymi, szkołami, szpitalami).

KSeF a EDI

EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli Elektroniczna Wymiana Danych pozwala na elektroniczną wymianę dokumentów oraz faktur pomiędzy partnerami biznesowymi. Rozwiązania EDI są tworzone i dostarczane przez komercyjne firmy (nie przez państwo, jak to jest w przypadku KSeF). Korzystając z komercyjnej platformy EDI można odbierać i wystawiać faktury z KSeF.

Najnowsze artykuły na blogu o KSeF

Najczęściej zadawane pytania

KSeF – obowiązkowy czy dobrowolny?

Obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych zostało zatwierdzone przez KE 30 marca 2022 roku. Chociaż system KSeF został oficjalnie oddany do użytku już 1 stycznia 2022 roku, korzystanie z możliwości wystawiania ustrukturyzowanych faktur jest jeszcze dobrowolne. KSeF ma być obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku, a dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT od 1 stycznia 2025 roku.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Sam system wystawiania e-Faktur działa bezpośrednio na platformie Ministerstwa Finansów. Od strony technicznej faktury ustrukturyzowane, czyli takie, które można wystawić za pośrednictwem KSeF, mają format xml. Jest on w pełni kompatybilny ze wzorami z Centrum Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (dostępnym na platformie ePUAP). Czy dla osób, które dotychczas korzystały z niezależnych programów księgowych, oznacza to konieczność zmiany metody pracy? Niekoniecznie! Najlepsze aplikacje księgowe od stycznia są zintegrowane z systemem KSeF, dzięki czemu migracja faktur z jednego, znanego już dobrze systemu do bazy Ministerstwa Finansów odbywa się automatycznie i nie wymaga od księgowych dodatkowych czynności.

Czy do wystawiania faktur w KSeF wymagany jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny nie jest wymagany. TOKEN przypisany do podatnika/podmiotu uprawnionego będzie jedną z metod uwierzytelnienia osoby korzystającej z systemu KSeF. Użytkownik będzie mógł również używać profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego oraz pieczęci kwalifikowanej by podpisać fakturę w KSeF.

Czy w KSeF można wystawić fakturę proforma?

W KSeF nie można wystawiać faktur proforma.