Czym jest Krajowy System e Faktur (KSeF)?
KSeF jest systemem teleinformatycznym, który pozwala m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane będą zapisane w formie pliku elektronicznego (xml). Podatnik wystawi e-fakturę dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF. Takim systemem, w pełni dostosowanym do zmian w prawie, dysponują np. użytkownicy SaldeoSMART.
Co zyskasz zarządzając KSeF z poziomu SaldeoSMART?
- Korzystanie z KSeF będzie proste i bezproblemowe
Wystarczy, iż wygenerujesz jeden token KSeF dla Twojej firmy i dodasz go w SaldeoSMART. Wszystkimi pozostałymi procesami zarządzisz z łatwością za pomocą naszej aplikacji. - Poczujesz się bezpiecznie
Integrację z KSeF udostępniliśmy jako jedni z pierwszych na rynku, a nasi eksperci czuwają, aby aplikacja była zgodna z przepisami. Korzystając z SaldeoSMART nie musisz obawiać się Krajowego Systemu e-Faktur. - SaldeoSMART wykona za Ciebie większość procesów
Wprowadzenie KSeF nie wiąże się jedynie z procesem wystawiania faktur. Wymaga też odpowiedniego zarządzania przepływem e-faktur, co może okazać się czasochłonne. W SaldeoSMART zautomatyzujesz większość działań, dzięki czemu oszczędzisz czas.
Elektronicznymi dokumentami zajmujemy się ponad 14 lat, a nasi eksperci trzymają rękę na pulsie, żeby dostosować system do zmieniających się przepisów. Zaufały nam tysiące użytkowników, chętnie podzielimy się naszą wiedzą również z Tobą!
Zarządzaj KseF z poziomu SaldeoSMART
bez konieczności logowania się do systemu Ministerstwa Finansów
Zarządzaj uprawnieniami
W SaldeoSMART z łatwością nadasz oraz zarządzisz uprawnieniami współpracowników. Wystarczy, że wygenerujesz jeden token KSeF dla Twojej firmy i dodasz go w SaldeoSMART. Dzięki naszej integracji, unikniesz wielokrotnego logowania do systemu rządowego. Odpowiednie uprawnienia dla swoich pracowników ustawisz już w SaldeoSMART. Pracuj wygodnie z poziomu aplikacji SaldeoSMART.
Wystawiaj faktury z łatwością i bez obaw
Faktury, które wystawisz w SaldeoSMART są zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów. Nasz system wyposażony jest w mechanizm, który weryfikuje czy wystawiony dokument ma odpowiednią strukturę logiczną, zgodną ze wzorem udostępnionym przez MF. Dodatkowo aplikacja automatycznie sprawdza poprawności faktury przed jej wysyłką do KSeF.
Automatyzuj pracę
Wiele osób martwi się, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur sprawi, że praca z dokumentami stanie się bardziej czasochłonna. Obawiają się, że korzystanie z KSeF wydłuży znane do tej pory procesy. W SaldeoSMART wiemy, że powtarzalne czynności można zautomatyzować i zaoszczędzić czas, dlatego przygotowaliśmy wiele możliwości automatyzacji, m.in.: zbiorczej wysyłki faktur do KSeF oraz automatycznego pobierania dokumentów z KSeF. Codzienna praca z dokumentami staje się prosta, dzięki SaldeoSMART.
Korzystanie z systemu E-faktur może być proste! Poznaj funkcje SaldeoSMART
użytkowników do pobrania
i wysłania faktur związanych
z KSeF
a my sprawdzimy
jej poprawność przed
wysłaniem do KSeF
do KSeF
faktury z poziomu
aplikacji
powiadomienia
dotyczące KSeF
automatycznie zwizualizuje
faktury pobrane z KSeF
akceptacji faktur pobranych z KSeF
Integracja z KSeF – bądź gotowy na nowe wyzwania z SaldeoSMART!
Krajowy System E-Faktur a inne systemy
Jakie są podobieństwa i różnice pomiędzy KSeF, a PEF oraz KSeF i EDI? Sprawdźmy!
KSeF a PEF
Warto pamiętać, że faktury ustrukturyzowane już występują w obrocie gospodarczym. To faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych. Można je wystawiać za pomocą Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Tego typu faktury elektroniczne nie obowiązują w relacjach między przedsiębiorcami. Używane są tylko w transakcjach z udziałem jednostek administracji publicznej (np. samorządami terytorialnymi, szkołami, szpitalami).
KSeF a EDI
EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli Elektroniczna Wymiana Danych pozwala na elektroniczną wymianę dokumentów oraz faktur pomiędzy partnerami biznesowymi. Rozwiązania EDI są tworzone i dostarczane przez komercyjne firmy (nie przez państwo, jak to jest w przypadku KSeF). Korzystając z komercyjnej platformy EDI można odbierać i wystawiać faktury z KSeF.
KSeF integracja – narzędzia MF czy komercyjne rozwiązania?
Pamiętaj, że korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur możesz bezpośrednio za pomocą rządowego systemu lub zewnętrznych narzędzi. Oznacza to więc, że w praktyce faktury ustrukturyzowane wystawisz z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF albo za pośrednictwem programów takich jak SaldeoSMART. Pamiętaj, że jeśli wybierzesz odpowiednie oprogramowanie, korzystanie z KSeF stanie się prostsze.
Program do fakturowania Ministerstwa Finansów ma pewne ograniczenia, dlatego korzystanie z KSeF za pośrednictwem zewnętrznego oprogramowania najczęściej jest wskazane, a w przypadku większych przedsiębiorstw – po prostu konieczne. Przy wybieraniu systemu, z którego będziesz korzystać, weź pod uwagę jego zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów, a także ewentualne wsparcie oprogramowania w utrzymaniu tej zgodności przez wystawiane faktury. Jak to osiągnąć? wszystkie faktury przesyłane przez SaldeoSMART do Krajowego Systemu e-Faktur są wcześniej sprawdzane. Co to oznacza? Jeśli pojawi się jakikolwiek błąd na fakturze tzn. nie będzie danych zgodnych z wymogami Ministerstwa Finansów, to taka informacja pojawi się w SaldeoSMART, a sama faktura nie zostanie przesłana do rządowej platformy.
Krajowy System e-Faktur. Poznaj etapy wprowadzania KSeF
Zastanawiasz się, od kiedy będzie obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur? Ministerstwo Finansów podzieliło wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur na kilka etapów:
- Etap 1, czyli testy KSeF, już za nami. Od października do grudnia 2021 roku MF przeprowadziło pilotaż z udziałem podatników, który miał służyć dostosowaniu systemów informatycznych do potrzeb użytkowników. Środowisko testowe KSeF jest wciąż dostępne dla osób, które chcą sprawdzić, jak działa system.
- Etap 2 to wprowadzenie Krajowego System e-Faktur w formie dobrowolnej – oznacza to, że każdy, kto chce, może skorzystać z KSeF i ma możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Etap 2 trwa od od 1 stycznia 2022 roku.
- Etap 3 oznacza obligatoryjne dołączenie do KSeF. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur został zaakceptowany przez Radę Unii Europejskiej i ma rozpocząć się od 1 lipca 2024 roku (wcześniej była mowa o 1 stycznia 2024 roku, jednak ten termin został przesunięty). Fakturowanie elektroniczne w Polsce będzie od tego momentu obowiązywać każdego, a faktury wystawione poza systemem nie będą traktowane jako dokument wiążący.
Uwaga! Od 1 stycznia 2022 roku można skorzystać z KSeF dobrowolnie, a od lipca 2024 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym. Dlatego warto w porę wybrać swój program, który ułatwi korzystanie z KSeF od przyszłego roku.
Czy KSeF zastąpi JPK?
Tak, w pewnym sensie KSeF zastąpi JPK. Faktury wystawiane w systemie KSeF nie są objęte obowiązkiem przekazywania JPK-FA na żądanie urzędów skarbowych. Dlaczego? Faktury elektroniczne wystawione w KSeF zawierają wszystkie elementy, które przekazuje się w JPK-FA. Usprawni to cały proces księgowy.
Jaka jest podstawa prawna KSeF?
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o prawnych aspektach Krajowego Systemu e-Faktur, możesz skorzystać z poniższych treści:
– Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
– Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).
Najnowsze artykuły na blogu o KSeF
- E-faktury – od kiedy obowiązkowy KSEF?
- Jak działa KSeF? Pytania i odpowiedzi o eFaktury
- Już jest! Centrum Dowodzenia KSeF w SaldeoSMART
- E-Faktury – co powinny zawierać faktury ustrukturyzowane?
- KSeF – przejść na nowy system czy czekać?
- KSeF – dwa miesiące funkcjonowania
- 3 rzeczy, które musisz wiedzieć o KSeF
- Krajowy System e-Faktur – jak wpłynie na działanie SaldeoSMART?
Wybierz najlepsze narzędzie do pracy z KSeF!
Pozostaw swoje dane, odpowiemy w ciągu 24h i przedstawimy szczegóły.
Najczęściej zadawane pytania
Obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych zostało zatwierdzone przez KE 30 marca 2022 roku. Chociaż system KSeF został oficjalnie oddany do użytku już 1 stycznia 2022 roku, korzystanie z możliwości wystawiania ustrukturyzowanych faktur jest jeszcze dobrowolne. KSeF ma być obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku, a dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT od 1 stycznia 2025 roku.
Sam system wystawiania e-Faktur działa bezpośrednio na platformie Ministerstwa Finansów. Od strony technicznej faktury ustrukturyzowane, czyli takie, które można wystawić za pośrednictwem KSeF, mają format xml. Jest on w pełni kompatybilny ze wzorami z Centrum Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (dostępnym na platformie ePUAP). Czy dla osób, które dotychczas korzystały z komercyjnych programów księgowych, oznacza to konieczność zmiany metody pracy? Niekoniecznie! Najlepsze aplikacje księgowe od stycznia są zintegrowane z systemem KSeF, dzięki czemu migracja faktur z jednego, znanego już dobrze systemu do bazy Ministerstwa Finansów odbywa się automatycznie i nie wymaga od księgowych dodatkowych czynności.
Podpis elektroniczny nie jest wymagany. TOKEN przypisany do podatnika/podmiotu uprawnionego będzie jedną z metod uwierzytelnienia osoby korzystającej z systemu KSeF. Użytkownik będzie mógł również używać profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego oraz pieczęci kwalifikowanej by podpisać fakturę w KSeF.
W KSeF nie można wystawiać faktur proforma.
