Integracja z KSeF Krajowy System
e-Faktur

Obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych zostało zatwierdzone przez KE 30 marca 2022 roku. Chociaż system KSeF został oficjalnie oddany do użytku już 1 stycznia 2022 roku, korzystanie z możliwości wystawiania ustrukturyzowanych faktur jest jeszcze dobrowolne. Według wcześniejszych zapowiedzi część przedsiębiorców miała być zobowiązana do korzystania z niego już od 1 lipca 2024, kolejna grupa od 1 stycznia 2025. Ministerstwo Finansów zdecydowało się jednak na istotne zmiany w tym harmonogramie. 19 stycznia 2024 roku nowy Minister Finansów zapowiedział audyt Krajowego Systemu e-Faktur. Dopiero na podstawie jego wyników ogłoszone zostaną terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF.

Sam system wystawiania e-Faktur działa bezpośrednio na platformie Ministerstwa Finansów. Od strony technicznej faktury ustrukturyzowane, czyli takie, które można wystawić za pośrednictwem KSeF, mają format xml. Jest on w pełni kompatybilny ze wzorami z Centrum Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (dostępnym na platformie ePUAP). Czy dla osób, które dotychczas korzystały z komercyjnych programów księgowych, oznacza to konieczność zmiany metody pracy? Niekoniecznie! Najlepsze aplikacje księgowe od stycznia są zintegrowane z systemem KSeF, dzięki czemu migracja faktur z jednego, znanego już dobrze systemu do bazy Ministerstwa Finansów odbywa się automatycznie i nie wymaga od księgowych dodatkowych czynności.

Podpis elektroniczny nie jest wymagany. TOKEN przypisany do podatnika/podmiotu uprawnionego będzie jedną z metod uwierzytelnienia osoby korzystającej z systemu KSeF. Użytkownik będzie mógł również używać profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego oraz pieczęci kwalifikowanej by podpisać fakturę w KSeF.

W KSeF nie można wystawiać faktur proforma.

Warto pamiętać, że faktury ustrukturyzowane już występują w obrocie gospodarczym. To faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych. Można je wystawiać za pomocą Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Tego typu faktury elektroniczne nie obowiązują w relacjach między przedsiębiorcami. Używane są tylko w transakcjach z udziałem jednostek administracji publicznej (np. samorządami terytorialnymi, szkołami, szpitalami).

EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli Elektroniczna Wymiana Danych pozwala na elektroniczną wymianę dokumentów oraz faktur pomiędzy partnerami biznesowymi. Rozwiązania EDI są tworzone i dostarczane przez komercyjne firmy (nie przez państwo, jak to jest w przypadku KSeF). Korzystając z komercyjnej platformy EDI można odbierać i wystawiać faktury z KSeF.

Pamiętaj, że korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur możesz bezpośrednio za pomocą rządowego systemu lub zewnętrznych narzędzi. Oznacza to więc, że w praktyce faktury ustrukturyzowane wystawisz z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF albo za pośrednictwem programów takich jak SaldeoSMART. Pamiętaj, że jeśli wybierzesz odpowiednie oprogramowanie, korzystanie z KSeF stanie się prostsze.

Program do fakturowania Ministerstwa Finansów ma pewne ograniczenia, dlatego korzystanie z KSeF za pośrednictwem zewnętrznego oprogramowania najczęściej jest wskazane, a w przypadku większych przedsiębiorstw – po prostu konieczne. Przy wybieraniu systemu, z którego będziesz korzystać, weź pod uwagę jego zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów, a także ewentualne wsparcie oprogramowania w utrzymaniu tej zgodności przez wystawiane faktury. Jak to osiągnąć? wszystkie faktury przesyłane przez SaldeoSMART do Krajowego Systemu e-Faktur są wcześniej sprawdzane. Co to oznacza? Jeśli pojawi się jakikolwiek błąd na fakturze tzn. nie będzie danych zgodnych z wymogami Ministerstwa Finansów, to taka informacja pojawi się w SaldeoSMART, a sama faktura nie zostanie przesłana do rządowej platformy.

Zastanawiasz się, od kiedy będzie obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur? Ministerstwo Finansów podzieliło wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur na kilka etapów:

1. Etap 1, czyli testy KSeF, już za nami. Od października do grudnia 2021 roku MF przeprowadziło pilotaż z udziałem podatników, który miał służyć dostosowaniu systemów informatycznych do potrzeb użytkowników. Środowisko testowe KSeF jest wciąż dostępne dla osób, które chcą sprawdzić, jak działa system.
2. Etap 2 to wprowadzenie Krajowego System e-Faktur w formie dobrowolnej – oznacza to, że każdy, kto chce, może skorzystać z KSeF i ma możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Etap 2 trwa od od 1 stycznia 2022 roku.
3. Etap 3 oznacza obligatoryjne dołączenie do KSeF. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur został zaakceptowany przez Radę Unii Europejskiej i ma rozpocząć się od 1 lipca 2024 roku (wcześniej była mowa o 1 stycznia 2024 roku, jednak ten termin został przesunięty). Fakturowanie elektroniczne w Polsce będzie od tego momentu obowiązywać każdego, a faktury wystawione poza systemem nie będą traktowane jako dokument wiążący.

Uwaga! Od 1 stycznia 2022 roku można skorzystać z KSeF dobrowolnie, a od lipca 2024 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym. Dlatego warto w porę wybrać swój program, który ułatwi korzystanie z KSeF od przyszłego roku.

Tak, w pewnym sensie KSeF zastąpi JPK. Faktury wystawiane w systemie KSeF nie są objęte obowiązkiem przekazywania JPK-FA na żądanie urzędów skarbowych. Dlaczego? Faktury elektroniczne wystawione w KSeF zawierają wszystkie elementy, które przekazuje się w JPK-FA. Usprawni to cały proces księgowy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o prawnych aspektach Krajowego Systemu e-Faktur, możesz skorzystać z poniższych treści:

– Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)

– Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).

Krajowy System e-Faktur (w skrócie: KSeF) jest to system teleinformatyczny umożliwiający elektroniczne wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur. Skrótowo, każda e-faktura przedsiębiorcy przechodzi przez KSeF, co standaryzuje rozliczenia między firmami, usprawnia komunikację z administracją podatkową i redukuje ryzyko oszustw podatkowych.

Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest dostępny dla przedsiębiorców jako opcja dobrowolna. Komisja Europejska podjęła decyzję, że system stanie się obowiązkowy w Polsce od 1 lipca 2024 roku.

Od 1 lipca 2024 r. obowiązek korzystania z KSeF do wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Dotyczyć to będzie zarówno transakcji między przedsiębiorcami (B2B) krajowymi i zagranicznymi dostawami towarów oraz świadczeniem usług, jak i transakcji na rzecz władz publicznych (B2G). Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) pozostają wyłączone z obowiązku e-fakturowania.
Natomiast dla podatników zwolnionych z VAT, obowiązek korzystania z KSeF do wystawiania faktur elektronicznych wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 r.

Faktura elektroniczna to ustrukturyzowany plik w formacie XML, zgodny ze strukturą logiczną e-faktury opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Ta struktura obejmuje pozycje (pola), które mogły wystąpić na tradycyjnych fakturach w przeszłości, a także zawiera inne pola nieobowiązkowe, które mogą pojawiać się w standardowym obrocie gospodarczym. Dzięki temu e-faktura jest dostosowana do zróżnicowanych potrzeb przedsiębiorstw i umożliwia pełne odwzorowanie informacji zawartych w tradycyjnych dokumentach finansowych.

Do końca 2024 roku obowiązku wystawiania e-faktur nie będą mieli podatnicy:
– zwolnieni z VAT podmiotowo lub przedmiotowo (na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3),
– dokonujący czynności dokumentowanych fakturami, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 (fakturami uproszczonymi, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro),
– dokumentujący czynności fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Niewypełnienie obowiązków związanych z KSeF może skutkować nałożeniem kary pieniężnej w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na danej fakturze. W przypadku braku wykazanego podatku na fakturze, kara może sięgnąć nawet do 18,7% wartości kwoty na tej fakturze.

Korzyści związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF):
– Skrócenie terminu na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni.
– Wprowadzenie jednego standardu faktury, eliminującego błędy na dokumentach.
– Zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, eliminując potrzebę wysyłania faktur tradycyjną pocztą lub jako załączniki e-mailowe.
– Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń, umożliwiające udostępnianie faktur ustrukturyzowanych praktycznie w czasie rzeczywistym i wpływające na automatyzację procesów księgowych.
– Eliminacja ryzyka utraty lub zniszczenia faktur, dzięki brakowi potrzeby używania duplikatów.
– Transparentny wgląd w ścieżkę obiegu faktury, co daje pewność, że dotarła do kontrahenta.
– Ujednolicony sposób korygowania danych, gdzie błędy na fakturach przesłanych do KSeF można poprawić wyłącznie za pomocą faktur korygujących, eliminując potrzebę stosowania not korygujących.
– Brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych, ponieważ faktury ustrukturyzowane są przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat, eliminując konieczność przechowywania faktur w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców.