Czy właściciel biura rachunkowego musi dbać o wizerunek?

Wizerunek właściciela biura rachunkowego to coraz bardziej istotna kwestia. Nie od dzisiaj wiadomo że jak nas widzą, tak nas piszą! Jak zatem zbudować skuteczny wizerunek?

Kilka lat temu postanowiłam zadbać o wizerunek swój i mojego biura rachunkowego, bo czułam, że bez tego nie pójdę dalej w biznesie. Jednak wizerunek to coś znacznie więcej niż aktywność w mediach społecznościowych i piękna strona internetowa. U jego podstaw leży przede wszystkim świadomość i zaangażowanie. Bez tego nie można zbudować silnej, rozpoznawalnej marki. A bez niej nie osiągnie się spektakularnych sukcesów.

Budowanie marki biura rachunkowego, kiedy?

Większość właścicieli biur rachunkowych w ogóle nie myśli o budowaniu marki. Gdy zakładają biznes, koncentrują się przede wszystkim na technicznej stronie swojego zawodu. Na byciu najlepszymi księgowymi– żeby było poprawnie, żeby się nie pomylić. Na początku mało kto może sobie też pozwolić na to, żeby zdefiniować grupę docelową swoich klientów. Boimy się, że się nie uda, nie przywiązujemy więc wagi do tego, jakich klientów przyciągamy. Chcemy pozyskać ich jak najwięcej w jak najkrótszym czasie, żeby była rentowność i pieniądze na zatrudnienie pracowników. Do czasu.

Też tak miałam. Kiedy 13 lat temu otwierałam swoje biuro, nikt nie mówił o marce osobistej. Zatem i ja, i mój mąż – założyciel biura – skupialiśmy się na szukaniu klientów, na jak najlepszej pracy dla nich. Byłam w ciągłym biegu, nie miałam czasu na nic, bez przerwy gnałam do przodu. I wtedy się zatrzymałam, bo zdałam sobie sprawę z tego, że nie chcę tak dalej pracować. To był moment przełomowy.

Marka zaczyna się od właściciela

Taki moment STOP jest bardzo potrzebny w karierze każdego właściciela biura rachunkowego. Ta chwila, w której już wiemy, czego nie chcemy. Już wiemy, że nie chcemy robić wszystkiego, być na każdej konferencji, czytać wszystkich książek. W skrócie – nie chcemy żyć w niezgodzie ze swoimi wartościami. A na markę biura i właściciela składają się przede wszystkim te wartości.

Ja w tym momencie uświadomiłam sobie, że to jest czas na zajęcie się marką osobistą, na której później zbuduję markę biura. Bo żeby w ogóle mówić o marce biura, trzeba dojść do dojrzałości właściciela biura rachunkowego. To on musi sobie odpowiedzieć na pytanie – czym ta firma dla mnie jest, czym jest dla klientów, co wyjątkowego robimy. Na rynku jest mnóstwo biur, konkurencja jest duża. Ale są aspekty, które decydują o tym, że klient wybiera właśnie nas. I to rolą właściciela jest znalezienie tych wyróżników, które są decydujące dla firmy szukającej obsługi księgowej. W czym jestem wyjątkowy? Co mam innego? Czym się wyróżniam?

U mnie to była zwinność biznesowa, szybkie przystosowywanie się do zmian oraz chęć niesienia pomocy. Dla mnie nie ma rzeczy niemożliwych – jak klient czegoś potrzebuje, to robię wszystko, żeby zrozumieć jego sytuację i pomóc. Kolejny wyróżnik – czerpanie pełnymi garściami z rozwoju technologicznego, wprowadzanie automatyzacji, robotyzacji, ciągłe poszukiwanie nowości. Na podkreślanie tych wartości się zdecydowałam. I na nich zbudowałam markę.

Spójność przede wszystkim

Ale – co ważne – wizerunek to nie posty w social mediach. Praca nad marką osobistą to przede wszystkim praca nad sobą. To mierzenie się z rzeczami, których na co dzień nie chcemy zauważać. To nie tylko wytypowanie wartości, ale też – a właściwie przede wszystkim – wdrożenie ich do codziennych działań. Wpojenie ich zespołowi. Poukładanie na nowo procesów. To przyznanie się przed sobą do tego, że nie wszystko umiemy, że musimy się doszkolić, rozwinąć umiejętności miękkie, nauczyć się nowego sposobu zarządzania.

Dzięki temu inaczej patrzymy na zespół i na klientów. Inaczej działamy. Zatem – zaczynamy być spójni. To, o czym mówimy, jest spójne z tym, co robimy. Nasza marka staje się wiarygodna. Godna zaufania. I rozpoznawalna.
Gdybym tylko opowiadała o nowych technologiach na konferencjach, ale nie wdrażała rozwiązań takich jak SaldeoSMART, które ułatwiają życie i pracownikom, i klientom, byłabym niewiarygodna. A ponieważ ciągle szukam innowacji, testuję je, mówię o tym, dzielę się doświadczeniem, wrażeniami, współpracuję z firmami technologicznymi, podpowiadam im, co mogłoby nam się jeszcze przydać – jestem w branży postrzegana jako osoba naprawdę zafascynowana technologiami. Ale żeby to osiągnąć, trzeba się naprawdę zaangażować. Budowanie wizerunku wymaga szczerości. I zapału.

W zespole siła

Tym bardziej że te wartości trzeba przełożyć także na zespół. Bo zespół też jest częścią wizerunku. Klienci coraz częściej zwracają uwagę na to, kto pracuje w biurze, ile jest osób zatrudnionych, jak pracujemy. Dlatego trzeba stale dbać o podnoszenie jakości obsługi, o zatrudnianie właściwych osób.

A to jest łatwiejsze, gdy ma się ugruntowaną pozycję na rynku (a zatem i markę) oraz wytypowane wartości. Ponieważ wiem, jakim zespołem jesteśmy, jak działamy, czym się kierujemy w pracy, zupełnie inaczej piszę ogłoszenia rekrutacyjne. Przyciągam więc innych ludzi – bardziej świadomych i od razu lepiej pasujących do naszego zespołu. A to bardzo ważne, bo to przecież zespół w pewnym momencie przejmuje komunikację z klientem. To on z nim współdziała. Jeśli więc nie podziela wartości właściciela biura czy managera, nie da klientowi tego, czego ten po pierwszym kontakcie oczekuje.

Swoją drogą ten pierwszy kontakt jest kluczowy. Warto bowiem pamiętać, że markę tworzy też umiejętność komunikacji z klientem. Ludzie są różni, niektórzy bardzo wymagający, mają też różnorakie oczekiwania. Umiejętność dostosowania się do tego, rozmowy w sytuacjach trudnych, dyplomatycznego stawiania granic jest niezbędna i bardzo wpływa na wizerunek biura rachunkowego. Właściciel biura musi też nauczyć cały zespół takiej dobrej komunikacji. Najlepiej na własnym przykładzie – jeśli on jest spokojny, przyjazny i asertywny w kontaktach z pracownikami, oni uczą się tego samego i przekładają tę umiejętność na kontakty z klientami.

Dzięki temu biuro może dawać klientom to, czego potrzebują. A firmy zwracają na to uwagę – czy księgowa chce pomagać. I z kim pracuje – nie tylko w swoim zespole, ale także w szerszym kontekście. Czy może polecić biegłego rewidenta, doradcę podatkowego, specjalistę od IT itd. Jeśli mogę połączyć klienta z takimi osobami, jest on zadowolony. A to wpływa na renomę firmy. Wszystko musi współgrać.

Budowanie marki to praca bez końca

Jak chyba już widać – nie da się zbudować marki osobistej ani wizerunku biura w kilka dni. To jest nieustająca praca. I nie zawsze jest kolorowo. Zdarzają się także błędy, ale najważniejsze jest to, by nie traktować ich w kategoriach porażki. Na błędy trzeba patrzeć jak na lekcje, wyzwanie, naukę. Wyciągnąć wnioski i iść dalej.

Tak samo jest w relacjach z zespołem i klientami. Tylko otwartość, szczerość, ciągła obserwacja, rozmowy i poznawanie swoich potrzeb budują dobre więzi – tak potrzebne w biznesie. Nie da się zatem osiąść na laurach i powiedzieć – ok, to teraz już moja firma działa tak, jak chcę. To jest bardzo krótkowzroczne. Żeby z sukcesem prowadzić biznes i czerpać z niego satysfakcję, trzeba wyprzedzać trendy, być zawsze o krok przed innymi. Osoba, która stanie w miejscu, nie ma świadomości, że się cofa. Trzeba się nieustannie rozwijać. A żeby biuro się rozwijało, musi się rozwijać właściciel. To on jest systemem korzeniowym drzewa, którym jest biuro rachunkowe. Czy to drzewo wypuści liście, czy zakwitnie – zależy przede wszystkim od niego.

Podsumowanie

Budowa wizerunku jest więc pracą bez końca. Ale też pracą przynoszącą mnóstwo satysfakcji, zwłaszcza jeśli robimy to, co kochamy, w czym się czujemy dobrze, w co potrafimy się naprawdę zaangażować. Dzięki temu jesteśmy spójni, a spójność przekłada się na rozpoznawalność. Jednak – kiedy my się rozwijamy, rozwijają się także nasi pracownicy i klienci. Każdy może więc czerpać z tego procesu pełnymi garściami.

Więcej artykułów związanych z księgowością i prowadzeniem biura rachunkowego znajdziesz w kategorii księgowy.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy