Czwarty kwartał w biurach rachunkowych. Cisza przed burzą?

Choć kalendarz rozliczeń w urzędami skarbowymi i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych pęka w szwach przede wszystkim w pierwszej połowie roku, to ostatni kwartał jest kluczowy dla biur rachunkowych. To bowiem najlepszy czas na przygotowanie się do nadchodzącego roku. Jeśli właściciele biur prześpią ten moment, będą mieli ogromne problemy ze zorganizowaniem pracy w 2024 roku. Zwłaszcza że za rogiem czai się KSeF.

Po wakacjach, sprawozdaniach finansowych i zdrowotnych przychodzi chwila oddechu. A właściwie chwila na podejmowanie kluczowych decyzji. Wpłyną one na to, jak będzie nam się pracowało w kolejnym roku.

1. Jakie technologie będą nas wspierać?
2. Z kim będziemy współpracować?
3. Czy będziemy mieć odpowiednio duży zespół?
4. Czy relacje z klientami będą się dobrze układać?
5. Gdzie i z kim spotkamy się w przestrzeni merytorycznej?
6. Czy i my, i klienci, będziemy gotowi na KSeF?

Przygotowanie biura na KSeF

No właśnie, Krajowy System e-Faktur, który ma stać się obowiązkowy już od 1 lipca 2024 roku, jest teraz numerem jeden wśród świadomych księgowych. Zanim wszyscy będziemy musieli z niego zacząć korzystać, każde biuro rachunkowe musi zastanowić się, jak zorganizować współpracę na linii biuro-klient. Jakie procedury wdrożyć i jak zmienić pod nie umowy. Nowe umowy są potrzebne, żeby ograniczyć swoje ryzyko. To bardzo ważne, bo jeśli biuro będzie w imieniu klienta pobierać faktury z KSeF, mogą wystąpić różnorodne problemy. Między innymi z samym rozliczeniem dokumentów. Klient może uznać, że oddając nam odpowiedzialność za rozliczenia, odsuwa od siebie konieczność wykonywania jakichkolwiek aktywności związanych z fakturami. Może np. uznać, że biuro z automatu rozliczy każdą fakturę. Jednak co w sytuacji, gdy księgowy zdecyduje, że jakiś zakup nie jest kosztem firmy? Kiedy i jak poinformować o tym klienta? 

Wystawianie faktur KSeF

Podobnie w przypadku faktur wystawianych. Jeśli biuro rozliczy miesiąc, a klient wystawi dodatkową fakturę, nie informując o tym (bo to przecież księgowa odpowiada za wszystkie faktury), będziemy mieć problem. Takie rzeczy należy przewidzieć i spisać w procedurze. A później podpisać odpowiednie umowy lub aneksy z klientami, które będą chroniły i jego, i biuro. To jest ogromne wyzwanie dla właścicieli biur, którego nie da się odłożyć na przyszły rok.

Przygotuj zespół na KSeF

Do tych zmian trzeba też przygotować cały zespół. Do tej pory – ponieważ było tyle nowych tematów związanych z podatkami, z Polskim Ładem – nie angażowaliśmy księgowych w KSeF. Teraz jednak nadszedł na to czas. Nasz zespół, który na co dzień pracuje z SaldeoSMART, już dawno zauważył, że pojawiła się tam nowa zakładka związana z KSeF. Jest przycisk, dzięki któremu można pobrać faktury z ministerialnego systemu. I cieszymy się, że będziemy mieć wszystko w jednym miejscu. Bo pobrane faktury można w Saldeo odpowiednio przypisać do kont, dodać do nich komentarze, notatki, sprawdzić z klientem, czy ta faktura w ogóle jest związana z firmą. Technologicznie jesteśmy więc przygotowani. W czwartym kwartale będziemy skupiać się na przygotowaniu merytorycznym.

Edukacja klientów

Takiego przygotowania wymagają też klienci. Bo o ile księgowi interesują się tematem KSeF od jakiegoś czasu, o tyle przedsiębiorcy w większości wypadków w ogóle nie zaprzątają sobie nim głowy. A przecież oni też będą musieli w jakiś stopniu korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur – nawet współpracując z biurem rachunkowym. W interesie księgowych jest edukacja przedsiębiorców. Im więcej będą wiedzieli o nowym rozwiązaniu, tym łatwiej będzie zorganizować pracę i tym mniej czasu trzeba będzie poświęcić na odpowiadanie na powtarzające się pytania.

W naszym biurze planujemy między innymi webinar z udziałem doradców podatkowych, którzy opowiedzą, czym jest KSeF, pokażą, jak wygląda, wyjaśnią, jaka będzie rola klienta, a jaka biura rachunkowego. 

Jeśli tylko jest taka możliwość, zapraszamy przedsiębiorców do naszego biura i podczas spotkań opowiadamy o tym, jakie zmiany nas czekają. Bezpośrednia rozmowa pozwala nam jeszcze lepiej zidentyfikować potrzeby i obawy klientów, a także rozwiać ich wątpliwości. To nam na pewno pomoże w przyszłym roku.

Negocjacje i analizy

Czwarty kwartał to także czas na analizę rentowności klientów. I najlepszy moment na to, żeby albo zakończyć współpracę z nierentownym klientem. Na przykład z takim, który nie chce zaakceptować wyższej stawki, albo wynegocjować nowe warunki. To także dobra chwila na rozmowy z kontrahentami. Sprawdzenie, jakie mają plany na najbliższy czas, czy będą coś zmieniać w działalności swoich przedsiębiorstw. Taka wiedza pozwoli nam z jednej strony przewidzieć, czy dany klient będzie wymagał większego zaangażowania, a z drugiej zdecydować, czy nie kwalifikuje się on np. do zmiany formy opodatkowania.

Poszukiwanie nowych klientów i pracowników

Zaraz po wakacjach dobrze jest też zaplanować spotkania z potencjalnymi nowymi klientami. Wrzesień jest najlepszym momentem roku na rozważenie zmiany biura rachunkowego. Większość podmiotów ma trzymiesięczny okres wypowiedzenia, a spółek na pełnej księgowości nie przejmuje w trakcie roku. Zatem – jeśli chcemy poszerzyć portfolio swoich klientów, teraz jest na to najlepszy czas. 

Cennik usług księgowych

Przy okazji poszukiwań nowych kontrahentów warto zastanowić się nad cennikiem usług księgowych. Jak wpłynie na niego chociażby KSeF? Czy biuro będzie ponosiło dodatkowe koszty, czy musi wdrożyć nowe rozwiązania, zatrudnić pracowników, ile czasu dodatkowo będzie poświęcać na pracę dla klientów. Jeśli jest potrzeba rozszerzenia zespołu, nie ma co czekać z tym do stycznia. Dobrzy specjaliści mają umowy z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia, zatem jeśli chcemy, żeby pracowali z nami od początku roku, rekrutację trzeba zacząć już we wrześniu. 

W czwartym kwartale warto także przeprowadzić rozmowy z zespołem, zapytać o to, w którym kierunku pracownicy chcą się rozwijać, zaplanować podwyżki i szkolenia. Dzięki temu w nowy rok wejdziemy z jasno określonymi wydatkami i planem finansowania.

Wdrożenie rozwiązań

Biura rachunkowe nie mogą dziś funkcjonować bez technologii. A te nowoczesne – szukają nowych rozwiązań właściwie bez ustanku. Spokojniejsza końcówka roku sprzyja temu, żeby wprowadzić do firmy innowacje. To dobry czas, aby przeprowadzić szkolenia pracowników. Przekonać się, jak nowe rozwiązania sprawdzają się w codziennej pracy.

Organizacja kalendarza

W październiku i grudniu w Polsce są organizowane dwie wartościowe konferencje dla księgowych i właścicieli biur rachunkowych. Warto je uwzględnić w swoim grafiku i w tym odrobinę spokojniejszym czasie wziąć w nich udział. Posłuchać ekspertów, podzielić się doświadczeniem, zapoznać z nowinkami technologicznymi, przygotować się mentalnie na nadchodzący rok i wyzwania, jakie nas czekają.

Nie wolno jednak zapominać w tym wszystkim o odpoczynku. W naszym biurze czwarty kwartał to także moment na planowanie urlopów na kolejny rok. Zastanawiamy się, analizujemy plany, rozmawiamy, układamy grafik tak, aby każdy wszedł w nowy rok także z wizją zasłużonego odpoczynku.

Osobiście cieszę się na ostatnie trzy miesiące roku. To dobry czas na podsumowanie, weryfikację biznesu, wprowadzanie ulepszeń i planowanie – nie tylko prac zespołu, ale i budżetu. Dzięki temu w nowym roku będziemy funkcjonować sprawniej i bez przestojów. Co tu ukrywać, od stycznia zacznie się szaleństwo. Jeśli jednak już dziś dobrze się do niego przygotujemy, będzie nam po prostu łatwiej się w nim odnaleźć. 

Wprowadzenie KSeF przeniesione

19 stycznia 2024 roku nowy Minister Finansów zapowiedział audyt Krajowego Systemu e-Faktur. Dopiero na podstawie jego wyników ogłoszone zostaną terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Wszystko po to, by wyeliminować ewentualne błędy i nie dopuścić do sytuacji, w której przedsiębiorcy nie będą mogli wystawić faktur.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy