Czas to pieniądz. Jak łatwiej i szybciej zarządzać finansami firmy?

Czy zarządzanie finansami firmy jest problematyczne? Największą bolączką przedsiębiorców, z którymi na co dzień rozmawiam, jest permanentny brak czasu i wciąż rosnące obciążenia finansowe połączone z niepewnością co do tego, co w zakresie podatków przyniesie przyszłość. Prowadzenie biznesu w takich warunkach jest przynajmniej trudne. Specjalnego znaczenia nabiera więc sprawne zarządzanie finansami firmy, prowadzące do większej kontroli, lepszej płynności i oszczędności czasu.

Zarządzenie finansami firmy

Na finanse przedsiębiorstwa można spojrzeć wieloaspektowo. Składają się na nie faktury, które firma wystawia i które pozwalają jej zarabiać, płatności za produkty i usługi, w tym oczywiście za pracę, oraz zobowiązania podatkowe. Każdy, kto prowadzi firmę, co miesiąc wystawia faktury, płaci faktury i opłaca podatki. Nie da się tego uniknąć.
Można jednak mieć te czynności pod kontrolą i zyskać dzięki temu spokój ducha. A to jest wartość bezcenna. Jak ją zdobyć?

Automatyzacja na wagę złota

Nikogo na pewno nie zdziwi to, że od razu przejdę do technologii. Bo to ona pozwala nam – księgowym i nam – przedsiębiorcom lepiej panować nad finansami.

Wystawianie faktur

Zacznijmy od początku, czyli od wystawiania faktur. Jeśli ktoś jeszcze wystawia je ręcznie lub w Excelu, naprawdę najwyższy czas to zmienić. Dlaczego? Bo tak przygotowane faktury mogą się zagubić, każdą trzeba z osobna wysłać do kontrahentów, później sprawdzać w jakichś zapiskach, kiedy mija termin płatności. Pochłania to zbyt dużo czasu i energii.

Programy księgowe, takie jak SaldeoSMART, z którego korzystam na co dzień, zupełnie zmieniają cały ten proces. Po pierwsze jako biuro rachunkowe mogę udostępnić moim klientom moduły do wystawiania faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy, z którymi pracuję, mogą generować dokumenty sprzedaży w dowolnym momencie, z dowolnego miejsca na świecie i w wielu różnych językach. Co więcej – mogą od razu przesłać je (z poziomu systemu) na adresy mailowe kontrahentów. Mało tego – mogą też wygenerować bezpośredni link do płatności za fakturę i przesłać go wraz z dokumentem. To spore ułatwienie, które skraca czas oczekiwania na płatność.

Płatności w firmie

No właśnie, płatności procesowane na bieżąco pozwalają firmom utrzymać tak ważną dziś płynność finansową. Ale i z nimi możemy mieć problem, jeśli musimy opłacenie każdej faktury zlecić i zautoryzować oddzielnie. To zajmuje bardzo dużo czasu, zwłaszcza że każdy przelew trzeba sprawdzić, zweryfikować numer dokumentu, kwotę itd. W SaldeoSMART natomiast można z poziomu wrzuconych do systemu i odczytanych faktur wygenerować plik z płatnościami do banku. Wystarczy wybrać faktury, które chce się zapłacić, wygenerować plik, wczytać go do banku i autoryzować wszystkie transakcje jednym SMS-em. Dzięki temu można opłacić kilkadziesiąt faktur w kilka minut. Co ważne – każda firma może przygotować taki plik samodzielnie, bez wsparcia księgowej. A to znów skraca czas, który przedsiębiorcy poświęcają na zajmowanie się rachunkami. Co więcej sprawia, że są bardziej terminowi – nie czekając na plik od biura rachunkowego, od razu opłacają faktury, poprawiając płynność finansową tym razem swoich kontrahentów. I unikając odsetek za przeterminowane płatności.

Podatki w firmie

I w końcu coś, co spędza sen z powiek przedsiębiorcom. Podatki. W dzisiejszych czasach zarządzanie finansami firmy jest niemal tożsame z planowaniem podatków. Wiadomo, że na polu tego typu zobowiązań finansowych czeka nas jeszcze sporo zmian. Jak bardzo mogą one wpłynąć na działalność biznesową, pokazał choćby Polski Ład. Tym bardziej więc pełna kontrola nad wydatkami i nad podatkami jest dziś niezbędna.

Jak ją osiągnąć? Po raz kolejny posłużę się przykładem narzędzia, z którego sama korzystam. W naszym biurze rachunkowym jesteśmy umówieni z niektórymi klientami, że księgujemy ich w trybie cotygodniowym. Jak to działa? Klient co tydzień wrzuca do Saldeo wszystkie dokumenty, my je na bieżąco księgujemy i po każdym tygodniu w tabeli wyników wpisujemy, jaki podatek wychodzi. Czasem robimy to nie co tydzień, a po trzech tygodniach od zaksięgowania poprzednich faktur. To wystarczy, aby przedsiębiorca podjął odpowiednie kroki przed opłaceniem podatku.

Często słyszę od klientów, że do tej pory mieli związane ręce, bo o tym, jaka będzie wysokość podatków, dowiadywali się od księgowej na chwilę przed terminem zapłacenia ich. I nic już nie mogli zrobić. Dzięki bieżącemu księgowaniu wiedzą, czy podatki będą wysokie, i mogą zaplanować dodatkowe koszty, obniżające zobowiązania podatkowe, lub po prostu zebrać odpowiednią kwotę, która wystarczy na pokrycie zobowiązań – czy to windykując własnych klientów, czy biorąc pożyczkę z banku.

Eko znaczy taniej

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów ma jeszcze inne zalety. Wystawianie i przetwarzanie dokumentów online pozwala oszczędzać czas i pieniądze. Przedsiębiorca nie musi jeździć do księgowej z fakturami, nie musi stać w kolejkach na poczcie, nie musi w końcu drukować plików – odpadają więc koszty papieru, drukarki, tuszu i segregatorów oraz miejsca, w którym trzeba je latami przechowywać.

Więcej – ma również nieustający dostęp do swoich dokumentów – także z poziomu własnego smartfona. Zatem gdy trzeba szybko odgrzebać jakąś starą fakturę czy dowód zakupu – dzięki wyszukiwarce i e-archiwum można to zrobić niemal natychmiast. Oszczędzając czas. I zapewniając sobie spokój.

Jak skutecznie zarządzać finansami firmy?

Zatem gdy ktoś pyta mnie, jak lepiej zarządzać finansami, odpowiadam – trzeba postawić na technologie. Technologie, dzięki którym możemy prowadzić firmę z dowolnego miejsca na świecie, rozliczać się z kontrahentami w dowolnym języku i o wybranej przez nas godzinie. Technologie, które dają kontrolę nad fakturami, płatnościami i podatkami. Które przypominają o zaległościach, pomagają w wyegzekwowaniu terminowych płatności i w szybkim oraz wygodnym realizowaniu przelewów. I w końcu technologie, które w tym niełatwym dla wszystkich czasie wspierają w planowaniu wydatków.

Ja polecam, bo dzięki automatyzacji sama mam więcej czasu. A w końcu czas to pieniądz. Warto o niego walczyć.

Dowiedz się jak łatwo zarządzać finansami firmy z SaldeoSMART!

Przeczytaj także inne artykuły Kamili Cieszkowskiej z Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy:

1. Czego potrzebuje właściciel biura rachunkowego?

2. Jak zorganizować pracę biura rachunkowego?

3. Nowe potrzeby biznesu, nowe wyzwania księgowych

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy