Dokumenty i rozliczenia księgowe

Rozliczenia księgowe – co warto wiedzieć?

Rozliczenia księgowe są ważną częścią operacji finansowych każdego przedsiębiorstwa. Obejmują one uzgadnianie rachunków, rozwiązanie rozbieżności oraz pobranie lub wypłatę środków. Pomyślne rozliczenie księgowe wymaga dokładnego zrozumienia sytuacji finansowej firmy oraz gruntownej znajomości zasad i praktyk księgowych, między innymi dokumentów właściwych tej branży.  Dowiedz się, jak efektywnie i bezpiecznie zarządzać rozliczeniami finansowymi w firmie.

Czym są dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe zapewniają dokładne i szczegółowe zestawienie transakcji finansowych firmy. Służą do śledzenia przepływu pieniędzy do i z firmy, a także do rejestrowania wszystkich dochodów, wydatków i aktywów posiadanych przez firmę. Dostarczają również informacji niezbędnych do sporządzania sprawozdań finansowych, takich jak bilanse oraz raporty zysków i strat.  Dokumenty księgowe są konieczne, aby zachować zgodność z przepisami prawa obowiązującymi w danym kraju, a także różnego rodzaju regulacjami podatkowymi dotyczącymi prowadzenia firmy.

Rozliczenia finansowe przedsiębiorstw. Jakie dokumenty są niezbędne?

Wśród dokumentów wykorzystywanych w rozliczeniach księgowych wyróżniamy:

• Dowody zewnętrzne, w tym: Obce – czyli takie, które wystawili zewnętrzni kontrahenci (mogą to być różnego rodzaju faktury i rachunki za poniesione koszty związane z działalnością firmy); Własne – czyli wystawiane przez firmę, ale przekazywane na zewnątrz, np. rachunki stanowiące dowody transakcji, noty księgowe.
• Dowody wewnętrzne – np. listy płac, rachunki rozliczające umowy o dzieło / umowy zlecenie, a także dokumenty obrotu kasowego, magazynowego i obrotu środków trwałych. Dokumenty księgowe wewnętrzne dotyczą zawsze dokumentowania operacji, które mają miejsce wewnątrz organizacji.
• Dowody zbiorcze – na przykład raport kasowy.

Warto dodać, że wiele firm używa faktur sprzedaży jako zestawień wydatków. Z jednej strony możemy więc mówić o funkcji wystawiania faktur w formie dowodów przychodów firmy (przedsiębiorca jest sprzedawcą przedmiotu czy usługi), z drugiej strony – faktury sprzedażowe służą też śledzeniu wydatków poniesionych przez firmę w określonym czasie (przedsiębiorca jest konsumentem, a faktura została wystawiona dla niego przez innego sprzedawcę). Może to być pomocne przy śledzeniu wydatków i podsumowaniu kosztów uzyskania przychodu. Koszty te z kolei są niezbędne do obliczenia podatku dochodowego, który firma musi zapłacić.

Opisywanie dokumentów księgowych

Jak już wiesz, dokumenty księgowe są nieodzowną częścią każdej firmy, w szczególności zaś – rozliczeń finansowych. Dają wgląd w wyniki finansowe przedsiębiorstwa i pomagają w podejmowaniu świadomych decyzji. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo je opisać. Kluczowe jest sprawdzenie pod kątem merytorycznym, a także formalnym, aby uniknąć błędów. Z pomocą tutaj przychodzi SaldeoSMART – najskuteczniejszy system do odczytywania danych z dokumentów, mechanizmy samouczące związane z podpowiadaniem kategorii, wymiarów i opisów automatyzują pracę. Dekretacji faktur w systemie księgowym przyspieszona jest o co najmniej 70%. Warto wspomnieć również o gotowych raportach generowanych przez SaldeoSMART. Zestawienie pozwalają np. na szczegółową analizę zakupów wg kategorii przypisanych przez księgowego czy relacji biznesowych ze swoimi kontrahentami. Chodzi m.in. o rozrachunki z kontrahentami, zestawienie wysokości transakcji wg kontrahentów czy zrealizowane płatności.

Rozliczenia księgowe a archiwizacja

Każdego przedsiębiorcę dotyczy obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych. Wszystkie dowody związane z rozliczeniami finansowymi przedsiębiorstwa powinny być zabezpieczone, a później przechowywane.

Ile muszą być przechowywane dokumenty księgowe?

Dokumentację finansową należy przechowywać w sposób zabezpieczony co najmniej pięć lat od zakończenia roku obrotowego, którego dany dokument dotyczy. Dowody księgowe powinno się archiwizować nie tylko w podziale chronologicznym (według miesięcy i lat), lecz także z podziałem na rodzaj kosztów.

W celu optymalizacji kosztów warto skorzystać z rozwiązania jakim jest elektroniczne archiwum dokumentów SaldeoSMART. Aby zobaczyć potrzebny dokument nie trzeba wybierać się do archiwum i przeszukiwać licznych teczek, pudeł lub segregatorów. Wystarczy SaldeoSMART i numer dokumentu z programu księgowego (tak, dzięki SaldeoSMART można łatwo i szybko wywołać podgląd potrzebnego dokumentu). Można także skorzystać z wyszukiwarki. Tu możliwości jest znacznie więcej, gdyż dokumenty odczytywane w SaldeoSMART można wyszukiwać nie tylko po numerze dokumentu, ale także po dowolnym tekście z tego dokumentu. Służy do tego pełnotekstowa wyszukiwarka dokumentów w SaldeoSMART. Nawet bez szczegółowej kategoryzacji czy wymiarowania dokumentów, można bez problemów bardzo szybko znaleźć wszystkie faktury, które mają w treści np. papier ksero.

Pamiętaj! Koniecznie zwróć uwagę na zabezpieczenie dokumentów. Przechowywanie ich wyłącznie w sposób analogowy nie jest dobrym pomysłem, co więcej – od momentu wejścia w życie obligatoryjnych faktur ustrukturyzowanych i KSeF będzie już niemożliwe.