Akta pracownicze pod pełną kontrolą

Biura rachunkowe coraz częściej prowadzą w sposób w pełni cyfrowy także obsługę kadrową firm. Pozwalają na to przepisy, wspierają technologie, przyspieszają ten proces rosnące ceny papieru czy zdalna praca. E-teczki to nie tylko wygoda i oszczędność czasu. To także pomoc w momencie kontroli PIP czy ZUS. A jak to działa w praktyce?

Nie ukrywam, że w przypadku naszego biura bardzo wiele przyspieszyła pandemia. To wtedy zaczęliśmy z większym zaangażowaniem korzystać z programu SaldeoSMART. To wtedy też nasi klienci dostrzegli plusy stosowania elektronicznego archiwum oraz e-teczek pracowniczych. A my zrobiliśmy wszystko, by zachęcić do modułu kadrowego także tych opornych. Bo to jest naprawdę świetna rzecz. Ale po kolei.

Porządek w dokumentacji

O prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej klienci pytają nas coraz częściej. Bo mają coraz więcej różnych obowiązków, muszą więcej pracować. Dlatego żeby móc się bardziej skoncentrować na zarządzaniu, rozwijaniu firmy, szukają rozwiązań, które ułatwią im codziennie funkcjonowanie, szukają obszarów, które mogą oddać biuru rachunkowemu. Do tej kategorii zalicza się prowadzenie akt elektronicznych. To kwestia wciąż świeża, ale bardzo przyszłościowa. Na początku wymaga trochę pracy, ale to niesamowicie owocuje. 

Akta elektroniczne to porządek w dokumentacji. Nowi klienci zgłaszają się do nas z prośbą, żeby wykonać audyt akt osobowych, bo nie są pewni, czy na pewno mają w nich wszystko. W wersji papierowej rzadko te dokumenty są uporządkowane. Zazwyczaj do jakiegoś segregatora wrzucone jest wszystko, bez względu na rodzaj dokumentu. W Saldeo natomiast wszystko możemy uporządkować. Co więcej – klient ma do tego dostęp i wszystko widzi. 

Krok po kroku

Na początku wprowadzamy pracownika do systemu. Później dodajemy całą dokumentację – możemy to zrobić ręcznie albo zaimportować plik wyeksportowany wcześniej z programu kadrowo-płacowego. Możemy dodawać skany lub pdf-y dokumentów i przyporządkowywać je do odpowiedniej kategorii. W jednym miejscu mamy więc umowy, aneksy, skierowania na badania, orzeczenia lekarskie, informacje o szkoleniach BHP, dokumentację RODO itd. 

Co więcej – biuro może udostępnić taką teczkę klientowi i to jest zasadnicza różnica między Saldeo a  programami kadrowo-płacowymi, w których można prowadzić e-teczki, ale nie można ich udostępniać. My możemy nadać dostęp naszym klientom. Więcej – oni sami mogą też wprowadzać do teczek wszelkie dokumenty. Później tylko pracownik biura przypisuje konkretny plik do konkretnej kategorii. A klient ma bieżący dostęp do całej dokumentacji, która pozwala mu podejmować decyzje związane z zatrudnieniem i wynagrodzeniami – także w weekendy, gdy biura rachunkowe nie pracują.

Przypomnienia o terminach

To nie wszystko. Wprowadzając dany dokument, księgowy może także zaznaczyć, kiedy kończy się jego ważność oraz w jakim terminie system ma wysłać powiadomienie o kończącej się umowie czy o konieczności wykonania kolejnych badań lub szkoleń. System później już automatycznie wyśle odpowiednie powiadomienia do klienta biura oraz samego biura. Dzięki temu i księgowa, i właściciel firmy wiedzą na bieżąco, jakie kolejne kroki związane z pracownikiem muszą podjąć. Nasi klienci bardzo chwalą sobie tę funkcję. Dla nas natomiast jest to bardzo duże ułatwienie, bo zwykle klient oczekuje takich powiadomień od biura, choć umowa między nami tego nie przewiduje. Do tej pory więc pracownik biura monitorował, kiedy kończy się umowa, wysyłał pytanie, czy będzie ona kontynuowana, na jakich warunkach itd. Teraz to jest w pełni automatyczne, co stanowczo ułatwia komunikację z klientem, odciąża pracownika działu kadr i płac oraz aktywizuje klientów. Oni sami reagują, gdy dostają przypomnienie z systemu. 

RODO, ZUS i PIP

Co ważne, archiwum dokumentów kadrowych jest w zgodzie z RODO. Przepisy pozwalają na prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej. Co więcej – prawo nakazuje przechowywanie papierowych teczek pracowniczych przez 50 lat. Natomiast wersję elektroniczną teczek należy zachować jedynie przez 10 lat. 

To niejedyne korzyści z wprowadzenia e-teczek pracowniczych. Dokumentacja elektroniczna pomaga w procesie likwidacji spółki. W tym przypadku wymagane są oświadczenia, kto będzie przechowywał dokumenty pracownicze. Zwykle jest za to odpowiedzialny likwidator. My możemy przesłać upoważnionemu podmiotowi całe elektroniczne archiwum.

Podobnie jest w przypadku kontroli PIP lub ZUS. Jeśli przedsiębiorca musi przedstawić akta osobowe, możemy z poziomu Saldeo wyeksportować plik z takimi danymi. Szyfrujemy go i wysyłamy do klienta. Co więcej – możemy też udostępniać akta osobowe pracownikowi. A to wszystko szybko, bez papieru, drukowania i przeglądania segregatorów.

Zaliczki bez tajemnic

W pakiecie Ekspert dzięki modułowi Zaliczki można tworzyć listę zaliczek do rozliczenia. To jest szczególnie ważne w przypadku firm, które przekazują pracownikom gotówkę na różne wydatki – np. na paliwo czy na wydatki związane z delegacją, wyjazdem służbowym. Dzięki temu firmy mają kontrolę nad kwotami gotówkowymi. A nie każda z nich  prowadzi raport kasowy czy pełną księgowość. W Saldeo natomiast mogą zaznaczać, jaką kwotę i na jakie wydatki wypłaciły. Jeśli firma posiada też moduł zaliczki, pracownik może wprowadzić wydatek do zaliczki, a przełożony go zaakceptować lub nie. Od razu tworzy się też rozliczenie zaliczki – biuro rachunkowe też to widzi, dlatego może łatwo sparować jakąś pozycję z wydatkiem, który wyszedł z konta firmowego. 

Cyfryzacji nie da się już zatrzymać. Ale to jest naprawdę dobra zmiana. Bardzo przyspieszona przez pandemię i oczekiwana przez biura rachunkowe. Ważna też dla przedsiębiorców. E-teczki to dla nich wygoda, bezpieczeństwo, informacje na bieżąco i stały dostęp do akt. Dla nas – biur rachunkowych – to także możliwość dania klientowi dodatkowej usługi wykraczającej poza te zawarte w umowie. Czyli kolejna możliwość wyróżnienia się na rynku. A wszystkim nam na tym zależy.

Przeczytaj także inne artykuły Kamili Cieszkowskiej z Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy:

1. Księgowa to nie zło konieczne a partner w biznesie

2. Czego potrzebuje właściciel biura rachunkowego?

3. Jak zorganizować pracę biura rachunkowego?

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy