Czego potrzebuje właściciel biura rachunkowego?

Kiedy 12 lat temu zaczynałam swój biznes, w Polsce nie było grup wsparcia dla właścicieli biur rachunkowych. Musieliśmy sobie radzić sami. Dziś sytuacja jest zupełnie inna. I to dobrze. Biura rachunkowe zmagają się z wieloma problemami, na które jednym z lekarstw jest wymiana doświadczeń, wiedzy i informacji o tym, co działa w przypadku innych firm. Także w zakresie technologii.

O kompetencjach miękkich, brakach kadrowych i robotyzacji słów kilka

Zanim zaczniemy przyglądać się potrzebom właścicieli biur rachunkowych, warto zdać sobie sprawę, kim w rzeczywistości są ci ludzie. Kim my jesteśmy. A jesteśmy w przeważającej części księgowymi, którzy mają rozległą wiedzę dotyczącą zagadnień branżowych, ale często niewielką w zakresie zarządzania. I my dziś stajemy twarzą w twarz z problemem braków kadrowych i konieczności walki o pracownika oraz klienta. Jak robić to dobrze?

Rzeczywistość właściciela biura rachunkowego

Zacznijmy od tego, że biurom rachunkowym nie jest łatwo na rynku. Studenci i młodzi księgowi wolą korporacje księgowe niż biura rachunkowe. Dlatego mamy deficyt chętnych do pracy. Musimy więc zmienić nasze podejście do prowadzenia biznesu. Przez wiele lat skupialiśmy się przede wszystkim na księgowości, zapominając, że sukces biura zależy też od ludzi. Od ich zgrania, zaangażowania. To dlatego tak ważna jest wiedza, jak zarządzać ludźmi, jak ich motywować. Każdy właściciel BR powinien to wiedzieć. Bo ludzi z księgowości nie da się wykluczyć. Księgowy jest po prostu potrzebny. Dbanie o ludzi, o zespół jest i będzie zawsze sprawą kluczową.

Z drugiej strony zmagamy się z ciągłymi zmianami w przepisach. Z coraz większą liczbą obowiązków. Co więcej, przepisy są bardzo niejednoznaczne. Chodzimy na różne szkolenia, na których słyszymy różne interpretacje tych samych ustaw. Niełatwo sobie poradzić z takim chaosem. Nic więc dziwnego, że w branży narasta problem wypalenia zawodowego. Bo niektórzy księgowi nie mają już sił przystosowywać się wciąż do nowych rzeczy. Sprzedają więc swoje biura i zupełnie zmieniają ścieżkę zawodową.

Więzi, spotkania i wymiana wiedzy – panaceum na bolączki

Czy można zapobiec takim sytuacjom? Bardzo pomocne są w tym wszelkiego rodzaju spotkania, warsztaty i fora wymiany doświadczeń dedykowane właścicielom biur rachunkowych. Kilka lat temu w ogóle nie było takich inicjatyw. Dziś prężnie działają grupy na Facebooku przeznaczone dla BR, kilka razy w roku organizowane są konferencje dla właścicieli BR czy specjalne warsztaty.

Co one nam dają? Tu może wszystkich zaskoczę, bo nie chodzi o zgłębianie wiedzy księgowej. To robimy na co dzień, bo tego wymaga nasza praca. Czytamy, doszkalamy się, słuchamy ekspertów. Konferencje i warsztaty służą nam nauce tego, co jest niezbędne do prowadzenia biznesu – czyli umiejętności miękkich.

Ja osobiście szczególnie cenię sobie warsztaty z przywództwa, w których miałam okazję brać udział podczas KonferencjI Właścicieli Biur Rachunkowych „Zmieniamy Oblicze Biur Rachunkowych II”  3-5 czerwca 2022 w Sopocie, naukę budowania zespołu marzeń, motywowania ludzi, dostosowywania się do zmian, komunikacji – z klientem i w zespole. A także wszelkie szkolenia, które uczą nas zachowania work-life balance, przybliżają medytację czy pokazują, jak świadomie oddychać.

Kolejną wartością tych spotkań jest wymiana wiedzy. Takiej praktycznej. Posłuchanie ludzi, którzy są w takiej samej sytuacji, mierzą się z takim samymi problemami. I podpowiadają, jakie procedury wprowadzili, z jakich rozwiązań korzystają, jak radzą sobie z pracownikami czy klientami.

Po rosnącej liczbie konferencji i spotkań, a także po niesłabnącym zainteresowaniu nimi widzę, że potrzeba budowania więzi i tworzenia wspólnoty była i jest w naszym środowisku ogromna.

Wyróżnij się lub zgiń – technologia orężem w walce o klienta

By znaleźć czas na konsultacje z innymi oraz na rozwijanie się i uczenie nowych kompetencji, potrzebujemy jednak wsparcia technologii. Potrzebujemy automatyzacji i robotyzacji. Także po to, by wyróżnić się na rynku i dać klientom coś nowego, coś, czego jeszcze nie ma nikt inny.

Od razu powiem, że właściciele biur rachunkowych doskonale zdają sobie sprawę z konieczności wprowadzania nowinek technologicznych. Wiemy, że nie mamy innego wyboru, ale też po prostu się tego nie boimy. Co więcej, sami szukamy nowych rozwiązań. Rozmawiamy z partnerami, pytamy o innowacje, proponujemy własne rozwiązania, które mogłyby uprościć pracę biura i dać klientowi dodatkową wartość ze współpracy z nami.

Jedną z nowinek, którą chcemy wdrożyć w naszym biurze, jest robot do tworzenia elektronicznych segregatorów. W takim segregatorze znajdą się wszystkie dokumenty danej firmy – rejestry zakupu i sprzedaży, deklaracje, pliki JPK, księga, zaliczki, bilanse itd. Robot automatycznie przekonwertuje dokumenty do formatu pdf i umieści je w segregatorze. I my, i klient będziemy mieć w jednym miejscu wszystko – gotowe do wykesportowania i przesłania dalej w dowolnym momencie. To rozwiązanie wygodne, ekologiczne i oszczędne.

Biura poszukują takich nowinek i wymieniają się nimi podczas spotkań. Każdy z nas chce pracować szybciej, dlatego tak zależy nam na wszystkich rozwiązaniach, które z jednej strony zautomatyzują naszą pracę, a z drugiej przyciągną do naszych biur nowych klientów.

Nasi klienci np. szczególnie cenią sobie możliwość, którą dajemy im dzięki SaldeoSMART, czyli prowadzenie elektronicznej dokumentacji kadrowej, mailowe przypomnienia o tym, że ich pracownikom kończą się umowy, badania czy ważność szkoleń BHP. System sam wysyła takie powiadomienia do naszych klientów. Jest zatem automatyzacja naszej pracy i autentyczny zachwyt naszych klientów.

Choć sytuacja na rynku nie jest łatwa, status zawodu księgowego niejasny, a ludzi do pracy brakuje, cieszymy się, że dzięki spotkaniom, warsztatom i przede wszystkim nowym organizacjom – a taką z pewnością jest  utworzona rok temu przez właścicieli biur rachunkowych, dająca niesamowite wsparcie Krajowa Izba Biur Rachunkowych – oraz technologiom możemy się rozwijać, dawać naszym klientom coraz więcej i tworzyć pracownikom coraz lepsze warunki do pracy. To jest dla nas największa satysfakcja.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy