Jak zorganizować pracę biura rachunkowego?

Nie ma co ukrywać, przed biurami rachunkowymi stoi dziś coraz więcej wyzwań. Mamy dużą konkurencję na rynku, rosną oczekiwania naszych klientów i mierzymy się z problemami znalezienia pracowników. Niełatwo prowadzić księgowość, jednak mam też dobrą wiadomość – naszą codzienną pracę naprawdę wspomagają technologie. Wystarczy je poznać. 

Praca zdalna, praca z obcokrajowcami

Obserwuję dziś w branży księgowej dwa znaczące trendy. Przed wszystkim – brakuje w niej pracowników. Ten brak przekłada się na konieczność nawiązywania współpracy z osobami mieszkającymi w innych miastach lub z korzystaniem z podwykonawstwa innych biur rachunkowych. Etat odchodzi dziś do lamusa, a to wiąże się z różnymi zmianami, do których trzeba się dostosować. Im szybciej to zrobimy, tym lepiej dla biznesu.

Jakie to zmiany? Przede wszystkim praca zdalna. Tego typu sposób wykonywania obowiązków służbowych może być sporym wyzwaniem dla właściciela biura, który chce dobrze zorganizować pracę swojego zespołu. Naprzeciw potrzebom w tym zakresie wychodzą technologie. Nowoczesne aplikacje pomagają w pracy zespołowej. Pozwalają na przydzielanie pracownikom zadań do wykonania i monitorowanie postępów w ich realizacji. Dzięki temu właściciel biura zawsze wie, co się dzieje, na jakim etapie są poszczególne projekty, co robią pracownicy, co wymaga pilnej interwencji. Innym słowem – trzyma rękę na pulsie, nawet wtedy gdy jego zespól pracuje z różnych lokalizacji.

Drugi trend ściśle wiąże się z pierwszym. A mianowicie biura rachunkowe coraz częściej zatrudniają obcokrajowców. Znam biura, które organizują bezpłatne szkolenia dla księgowych z innych krajów, teraz w szczególności z Ukrainy, żeby pomóc im przystosować się do pracy w polskich biurach. Efektem tego jest coraz większa liczba pracowników z Ukrainy w naszych firmach. To bardzo dobry trend, bo specjaliści ci są znani ze swojej sumienności. 

I w tym przypadku możemy liczyć na wsparcie producentów technologii. Np. kilka tygodni temu pojawiła się ukraińskojęzyczna wersja SaldeoSMART. To bardzo pomocne, bo dzięki temu pracownicy z Ukrainy mogą bez przeszkód wykonywać swoje obowiązki, a i biurom rachunkowym łatwiej jest prowadzić biznes z ukraińskojęzycznymi klientami.

Wykresy, archiwa, pełna informacja, czyli nowoczesna współpraca z klientem

Zmieniają się też oczekiwania naszych klientów. Co tu ukrywać – lubią oni wykresy, grafiki oraz dostęp do ważnych dla nich informacji. I znów biura, które chcą dać klientom to, czego oni potrzebują, mogą korzystać z dobrodziejstw technologii.

Nowoczesne systemy automatycznie przesyłają klientom biura wszelkie przypomnienia oraz zestawienia w postaci czytelnych grafik. Dostają więc oni kompleksową informację o swoich zobowiązaniach podatkowych. W mailu z wysokością składek ZUS czy PIT wysyłanym przez SaldeoSMART przychodzą też dane o wyniku finansowym firmy, dzięki czemu jej właściciel widzi od razu, czy jest na stracie, czy ma do przeniesienia podatek, nadwyżkę VAT-u itd. Może więc zaplanować zobowiązania podatkowe, koszty, wydatki czy też przygotować się na większy wydatek w zakresie podatku. Taki bieżący monitoring wyników finansowych jest bardzo ceniony przez naszych klientów.

Duży zainteresowaniem firm z nami współpracujących cieszy się też rozliczanie płatności w aplikacji SaldeoSMART. Takie płatności można odhaczyć na liście i zlecić. To ważne, bo gdy jest więcej dokumentów, klienci mogą się w nich gubić. Firmy branży deweloperskiej lubią natomiast opcję przypisywania wymiarów. To jest naprawdę świetna sprawa. Nie trzeba drukować dokumentów i opisywać ich długopisem. Można dodać w systemie adnotację, przypisać wymiar, który jest odpowiednio księgowany.

Być na bieżąco. Komunikacja przez aplikację

Firmy z wszystkich branż cenią sobie dostępną w SaldeoSMART opcję dodawania komentarzy. Zresztą jest ona bardzo ważna także dla nas – biur rachunkowych. Jak to działa? Jeden z naszych klientów otrzymał dotację na otwarcie firmy. Faktury z dotacji są zupełnie inaczej uwzględniane w księgowaniu. Dlatego umówiliśmy się, że klient będzie w komentarzach dodawał informację o tym, że dana faktura jest pokryta z dotacji. Dla nas to jest wystarczające, bo możemy od razu przypisać odpowiednią kategorię. 

Gdy dodajemy komentarz do faktury, na liście dokumentów w Saldeo pojawia się dymek, który wskazuje na to, że dokument ma dodatkowy opis. To świetna sprawa w zakresie komunikacji z klientem. Klienci mogą też oznaczać w komentarzu, że przesłali do nas już komplet dokumentów za dany okres. Dla nas to informacja, że możemy zamykać miesiąc. To działa w obie strony. Gdy my w biurze rozliczymy miesiąc, również możemy zamieścić adnotację dla klienta, żeby wiedział, że miesiąc jest zamknięty, a możliwość dodawania dokumentów do niego – zablokowana. To gwarantuje przejrzystość w kontaktach z klientami. Unikamy niezgodności. A nasz klient nie musi dzwonić i pytać, jaki jest status rozliczenia miesiąca. Widzi wszystko w aplikacji. 

Takie dodatkowe opcje są szczególnie cenne w czasach rosnącej konkurencji na rynku. W cenie obsługi księgowej dajemy współpracującym z nami firmom dostęp do archiwum dokumentów 24/7, moduł do wystawiania faktur w kilku językach, podgląd bieżących wyników finansowych. Dzięki temu jesteśmy bardziej konkurencyjni. A o to przecież chodzi.

Doświadczenie na wagę złota

Technologie są fantastyczne, ale – jak wspomniałam na początku – żeby skorzystać z ich możliwości, trzeba je najpierw poznać. Znam wiele biur rachunkowych, które korzystają dziś z różnych aplikacji, znam też takie, które choć używają na co dzień nowoczesnych systemów, nie wiedzą o wielu ich fantastycznych funkcjach. 

O części funkcjonalności, które pomagają na co dzień w pracy naszemu zespołowi, piszę w moich tekstach publikowanych na blogu SaldeoSMART. Wiem jednak, że najefektywniejsze są spotkania i możliwość bezpośredniego dzielenia się doświadczeniem. Dlatego zapraszam serdecznie do udziału w webinarium organizowanym przez Saldeo, podczas którego opowiem o tym, z jakich funkcji systemu ja na korzystam w swojej pracy. Odpowiem też na pytania.

Webinarium odbyło się 14 września 2022 r. Obejrzyj nagranie:

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy