Duplikat faktury – co to jest, jak go wystawić i zaksięgować?

Zagubienie lub zniszczenie dokumentów księgowych, mimo że zdecydowanie niepożądane, nie jest czymś nienormalnym. W związku z tym pojawia się konieczność wystawienia duplikatu faktury, który jest nie mniej ważny niż oryginał, pozwala bowiem zachować odpowiednią organizację dokumentacji i nie naraża na konsekwencje skarbowe. Czym różni się duplikat faktury od oryginału i jak go wystawić oraz zaksięgować? W tym artykule odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.

Co to jest duplikat faktury?

Jak pewnie wiesz, to właśnie na podstawie faktur przedsiębiorca odlicza naliczony mu podatek VAT – dlatego ich komplet jest tak istotny w przypadku prowadzenia firmy. Przyjrzyjmy się więc bliżej tematowi duplikatów, zaczynając od definicji, czyli odpowiedzi na pytanie, co to jest duplikat faktury.

Duplikatem faktury nazywamy dokument księgowy wystawiony w sytuacji zagubienia, kradzieży lub zniszczenia oryginalnej faktury. Nabywca może zgłosić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu w sytuacji zagubienia albo wówczas gdy z różnych przyczyn faktura nigdy do niego nie dotarła.

Duplikat faktury wystawia się na podstawie artykułu 106l ustawy o podatku VAT – to tam znajduje się zapis mówiący o możliwości ponownego wystawienia faktury na wniosek nabywcy.

Można więc powiedzieć, że duplikat faktury to dokument stanowiący kopię oryginalnej (pierwotnej) faktury VAT, dlatego też czasem nazywa się go dokumentem odtwarzającym.

O czym należy pamiętać przy duplikatach faktur?

Jak wystawić duplikat faktury?

Wystawienie duplikatu faktury jest bardzo proste. Wystarczy posłużyć się danymi z faktury pierwotnej, odtworzyć je w nowej fakturze i koniecznie zawrzeć w treści dokumentu wyraz duplikat, a także wskazać datę wystawienia duplikatu faktury. Wystarczy sporządzić kopię w jednym egzemplarzu, choć wciąż można robić to w dwóch (oryginał duplikatu wówczas przekazuje się nabywcy, kopia zostaje u sprzedawcy).

Niektóre programy do księgowości pozwalają na wystawianie duplikatów w bardzo prosty sposób, np. za sprawą jednego kliknięcia. Jest też opcja wykonania duplikatu ręcznie, jednak coraz rzadziej się z niej korzysta ze względu na mało wygodną i czasochłonną formę.

Jak zaksięgować duplikat faktury?

Poza pytaniem o to, jak wystawić duplikat faktury, bardzo często pojawia się kolejna wątpliwość – kwestia tego, jak zaksięgować duplikat faktury po jego wystawieniu.

Najważniejsza informacja, jaką musisz zapamiętać, to, po czyjej stronie nastąpiło utracenie faktury, oraz czy dotarła ona do nabywcy.

• Jeśli nabywca wnioskuje o wystawienie duplikatu, ponieważ faktura uległa zagubieniu, to po jego stronie leży uporządkowanie swojej dokumentacji po otrzymaniu duplikatu. Nie ma to żadnych konsekwencji księgowych – faktura została zaksięgowana w momencie wystawienia i zaksięgowania faktury pierwotnej, a duplikat potwierdza tylko transakcje.
  
• Jeśli pierwotna faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy, to nabywca musi zaksięgować duplikat, tak jak zrobiłby to w przypadku oryginalnego, pierwszego dokumentu.
  
• Jeśli zaginie faktura u sprzedawcy, to fakt ten należy odnotować za pomocą noty wyjaśniającej, nie ma konieczności wystawiania duplikatu.

Najczęstsze pytania o duplikat faktury

Czy trzeba wystawiać duplikat faktury?

Tak, sprzedawca ma obowiązek wystawienia duplikatu faktury dla nabywcy, nie można więc zasłonić się żadnymi przepisami prawa i należy wiedzieć, jak wystawić duplikat faktury i kiedy go zaksięgować. Nabywca nie ma obowiązku składania wniosku, wystarczy ustna prośba o wystawienie duplikatu.

Czy duplikat faktury jest tak samo ważny jak oryginał?

Tak, duplikat faktury jest tak samo ważny jak jej pierwotna wersja. Według przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), a jego moc prawna jest równa mocy prawnej faktury pierwotnej.

Czy można wystawić duplikat noty korygującej?

Co w bardziej skomplikowanym przypadku, gdy zaistnieje konieczność wystawienia duplikatu np. noty korygującej? Jak najbardziej można wystawić nie tylko duplikat faktury, lecz także właśnie duplikat noty korygującej.

Po co są duplikaty faktur?

Dlaczego warto mieć duplikat faktury w przypadku jej zagubienia? To szczególnie istotne jeśli chcesz odliczyć od podatku naliczony w ciągu roku VAT. Twoim obowiązkiem jest posiadanie zarchiwizowanych wszystkich faktur, na podstawie których się rozliczasz, a termin przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat. W tym okresie wszystkie faktury muszą być przez Ciebie przechowywane np. na wypadek kontroli.

Co stanie się z duplikatami faktur po wejściu KSeF?

Po wejściu w życie przepisów obligujących przedsiębiorców do korzystania z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, problem duplikatów przestanie istnieć – faktury ustrukturyzowane będą bowiem wystawiane w systemie (i przechowywane w nim przez okres 10 lat), dlatego zniknie ryzyko ich zagubienia, zniszczenia czy kradzieży. Już dziś w przypadku faktur wystawianych w KSeF nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (czyli art. 106l ustawy o VAT).