Obieg dokumentów w branży budowlanej – jak sprawić, żeby był wygodniejszy?

Innowacje technologiczne w branży budowlanej to wiele udogodnień dla przyszłych użytkowników nieruchomości. Ale też dodatkowych komplikacji dla firm budowlanych, które muszą gromadzić i zarządzać dużo większą liczbą pozwoleń, faktur i innych pism. Z pomocą przychodzą im nowoczesne rozwiązania. Elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART może rozwiązać problemy z administrowaniem, przekazywaniem i archiwizowaniem dokumentacji.

Dokumentacja budowlana – dlaczego jest tak ważna?

Przedsiębiorcy z branży budowlanej powinni kłaść szczególny nacisk na prawidłowość obiegu dokumentacji w firmie. Służy on do monitorowania postępów prac budowlanych i zapewnienia zgodności z przepisami prawa budowlanego oraz normami technicznymi. Dokumentacja budowlana zawiera również kluczowe informacje o zastosowanych materiałach i technologiach czy wykorzystanych instalacjach. Łatwy dostęp do niezbędnego dokumentu pozwala na szybkie reagowanie w przypadku awarii lub problemów technicznych. Posiadanie doskonale zorganizowanej i bezpiecznie zarchiwizowanej dokumentacji może pomóc w uniknięciu odpowiedzialności np. za brak odpowiedniego dokumentu z przeprowadzonej kontroli technicznej.

Elektroniczny obieg dokumentów a dokumenty w branży budowlanej

Nie bez znaczenia pozostaje również wygodne gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji finansowej: faktur, umów, dokumentów do US i ZUS itp. Możliwość przeniesienia całej księgowości firmy budowlanej do bezpiecznej chmury i dowolne administrowanie niezbędnymi fakturami i rozliczeniami sprzyja efektywniejszym procesom księgowym w firmie budowlanej. To również jedno z lepszych narzędzi do zachowania płynności finansowej oraz sprawniejszego monitorowanie terminowości należności i płatności kontrahentów.

Wykorzystanie EOD (elektronicznego obiegu dokumentów) wpływa na szybkość i efektywność procesów w każdej firmie – nie tylko budowlanej. Okres pracy zdalnej w czasie pandemii i utrzymanie tego trendu w następnych latach potwierdził, że takie rozwiązanie świetnie się sprawdza. Zdecydowanie poprawia komfort pracy oraz zwiększa bezpieczeństwo ważnych plików.

Dlaczego przedsiębiorcy z branży budowlanej powinni wdrożyć EOD?

Elektroniczny obieg dokumentów staje się dobrą praktyką wykorzystywaną przez wiele firm. Przepisy prawa budowlanego z 1994 roku (art. 63) zobowiązują właściciela nieruchomości do przechowywania przez cały okres istnienia obiektu budowlanego pełnej dokumentacji budowy. Z kolei inwestor jest zobowiązany do przekazania właścicielowi kompletu dokumentacji po wydaniu budynku. Dzięki EOD można łatwiej zadbać o archiwizację wszelkich ksiąg i pozwoleń czy też certyfikatów potwierdzających wykonanie okresowej kontroli technicznej itp.

Jakie systemy EOD sprawdzą się najlepiej w Twojej firmie?

Do zarządzania szeroko pojętą księgowością firmy budowlanej warto wykorzystać aplikację SaldeoSMART. To doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które chcą zyskać pełną kontrolę nad przepływem dokumentów, mieć w nie łatwy wgląd i kontrolę nad sytuacją finansową firmy. Program umożliwia zaprojektowanie indywidualnej ścieżki elektronicznego obiegu dla każdego typu dokumentów: faktur sprzedaży, pism, pozwoleń, zamówień, podpisanych umów itp. Co więcej, z łatwością można go zintegrować z używanym już w firmie systemem księgowym lub ERP. To świetnie rozwiązanie dla przedsiębiorstw z branży budowlanej.

Automatyzacja procesów w branży budowlanej

Automatyzacja procesów księgowych i korzystanie z e-dokumentów to krok naprzód w cyfrowej transformacji biznesu. Dzięki niemu firma zyskuje szybszy dostęp do informacji i jej skuteczny przepływ. Sprawne administrowanie dokumentacją budowlaną jest kluczem do zachowania płynności finansowej i bezpieczeństwa. Aplikacje umożliwiające szybkie wdrożenie EOD pozwalają również skrócić czas niezbędny na procesowanie fizycznego przekazywania dokumentacji. To dobry krok do tego, aby na bieżąco monitorować postępy prac budowlanych i spełnić wymagania prawne związane z budową inwestycji.

Dowiedz się, jak z łatwością zarządzać dokumentami w firmie budowlanej! Poznaj program do obiegu dokumentów SaldeoSMART.

Elektroniczny obieg dokumentów wspiera automatyzację pracy i jest rozwiązaniem ekologicznym. Automatyzacja w branży budowlanej wspiera również procesy finansowo-administracyjne. Pozwala na zwiększenie efektywności prowadzonego biznesu i jego konkurencyjności na rynku.