3 sposoby na oszczędności w firmie dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów

Redukcja kosztów i optymalizacja procesów w firmie to obecnie podstawa przewagi konkurencyjnej. Nie wystarczy oferować dobrego produktu czy usługi. Trzeba jeszcze robić to szybko i stosunkowo tanio. Im zatem niższe koszty prowadzenia działalności, bardziej sprawny zespół pracowników i szybsza reakcja na zapotrzebowanie rynku, tym lepiej może rozwijać się działalność. Jakie oszczędności zyskuje firma dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów?

Czy w optymalizacji kosztów może pomóc elektroniczny obieg dokumentów? Okazuje się że tak! Są oszczędności, które można zauważyć właśnie dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów. To czas, koszty i zasoby ludzkie.

​

Poznaj 5 argumentów finansowych, dzięki którym przekonasz szefa, że pora wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów

1. Czas to pieniądz

Najważniejszą i najbardziej mierzalną oszczędnością firmową, wynikającą z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów, jest zdecydowanie oszczędność czasu. Osiąga się ją na kilka sposobów, wśród których są m.in.:

• szybsze wprowadzanie dokumentów do systemu (dzięki technologii OCR i automatycznemu odczytywaniu dokumentów);
• szybsze procesowanie dokumentów;
• mniej czasu potrzebnego na wyszukanie dokumentów;
• skrócenie czasu potrzebnego na przygotowywanie zestawień i raportów;
• zintegrowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów z programem księgowym lub innymi programami ERP funkcjonującymi w firmie;
• przyspieszenie obsługi klienta (co owocuje większym zadowoleniem kontrahentów i przekłada się na większe możliwości współpracy).

Czas to pieniądz – każda oszczędność czasu przekłada się zatem na redukcję kosztów prowadzenia działalności.

2. Koszty obsługi dokumentów papierowych

Każdy papierowy wydruk to koszt zakupu papieru i tonera. Według raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce” w przeciętnej firmie marnuje się około 8,2% papieru, co przekłada się na 50 kartek na pracownika miesięcznie. Taka ilość wydaje się mała, ale już przy 50-osobowej firmie mamy zmarnowanych 5 ryz papieru – a rocznie to ponad 600 zł strat (nie licząc tonera). Do tego dochodzi kwestia miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentów, które powinny być zawsze „pod ręką” oraz teczek czy segregatorów, w których są archiwizowane.

Mając zaś archiwum online i wdrożony elektroniczny obieg dokumentów zmniejszają się zarówno koszty druku, jak i koszty przechowywania dokumentów.

3. Oszczędność zasobów ludzkich

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pomaga sprawniej zarządzać procesami zachodzącymi w firmie. Uporządkowane, elektroniczne archiwum online pozwalające na szybkie wyszukanie każdego dokumentu, jego podgląd w systemie (bez konieczności sięgania po papierowy wydruk) oraz szybka informacja na temat tego, kto aktualnie pracuje nad dokumentem i na jakim etapie znajduje się każda sprawa, to również redukcja poziomu stresu w miejscu pracy, jaki odczuwa pracownik.

Według Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy stres w pracy, który ujawnia się, kiedy wymagania środowiska przekraczają zdolności i kompetencje pracowników, bardzo mocno oddziałuje na ich zdrowie i samopoczucie. Przy stresogennym środowisku podwładni częściej cierpią na dolegliwości psychofizyczne, chorują (czyli opuszczają więcej dni pracy), spada ich efektywność, a do tego rośnie ich rotacja (generująca dodatkowe koszty związane z rekrutacją i wdrażaniem nowych pracowników). Usprawnienie obiegu dokumentów wpływa zatem pośrednio na redukcję kosztów osobowych w firmie. Tworzy bardziej przyjazne i sprzyjające efektywności miejsca pracy. Co więcej, łatwiej także wdrażać nowych pracowników, jeśli przepływ firmowych dokumentów jest jasny i uporządkowany.