Ulubione zadania i zmory biur rachunkowych

Wszyscy wiemy, że zmieniające się przepisy i niejasności interpretacyjne są sporą trudnością w pracy księgowych. Jednak nasze codzienne zadania to nie tylko wyliczanie podatków. To przede wszystkim współpraca z firmami, innymi biurami, ze sobą nawzajem. Co nas cieszy w tych działaniach, co nas uskrzydla, a co – nie bójmy się tego powiedzieć – irytuje i frustruje?

Zacznijmy od tego, co nam, biurom rachunkowym, spędza sen z powiek.

Współpraca z innymi biurami rachunkowymi

Piszę to z dużym bólem serca, ale czasami współpraca z biurami rachunkowymi, które poprzednio obsługiwały przejmowanego przez nas klienta, bywa naprawdę uciążliwa. Nie wiem dlaczego, bo pracy na rynku jest tyle, że nikt nie powinien być dla siebie konkurencją i rywalizacją. Bardzo czekam na Kodeks Dobrych Praktyk, który powstaje w ramach Krajowej Izby Biur Rachunkowych. I marzy mi się, żeby biura się do niego stosowały. Na razie bowiem sytuacja jest nieciekawa.

Klienci często wędrują między biurami i jest to normalne i zrozumiałe. I teoretycznie oraz praktycznie da się to zorganizować tak, żeby to przejście było płynne, tak żeby klient tego nie poczuł. Jednak czasem, w ekstremalnych przypadkach, trzeba czekać nawet rok na przekazanie wszystkich dokumentów przez poprzednie księgowe. A przecież to powinien był przyjazny, szybki i bezproblemowy proces. W końcu wykonujemy ten sam zawód, więc nawet w ramach koleżeńskiej współpracy powinniśmy sobie pomagać.

Nadgorliwi klienci i brak zaufania

Zmorą bywają też nadgorliwi klienci. Nie chodzi mi tu jednak o klientów wymagających, którzy mają duże oczekiwania, wykraczające poza standardowe, i płacą za taką rozszerzoną obsługę. Natomiast są tacy właściciele firm, którzy – jak czasem mam wrażenie – podpisują umowę z biurem po to, żeby złapać to biuro na błędzie. W związku z tym sprawdzają co miesiąc, jak wszystko zostało zaksięgowane, wymagają od księgowych tłumaczenia każdej rzeczy, wyjaśniania, dlaczego postąpiły tak, a nie inaczej. Zupełnie zapominając o tym, że to księgowa jest profesjonalistką, zna się na rzeczy, a biuro bierze odpowiedzialność i reprezentuje biznes klienta. Taki brak zaufania nie tylko utrudnia współpracę, ale też pożera bardzo dużo cennego czasu pracowników biura rachunkowego.

Ciągły brak czasu

No właśnie. Z tym czasem w biurach rachunkowych jest dziś naprawdę trudno. Także dlatego że rynek się bardzo zmienia, klienci mają coraz więcej pytań i oczekiwań. Nowe przepisy, nieustające i czasem niejasne modyfikacje prawa sprawiają, że wydłuża się czas obsługi poszczególnych firm. Wystarczy, że każdy, z kim biuro współpracuje, wyśle jednego dodatkowego e-maila z pytaniem i prośbą o konsultację, a dzień księgowej naprawdę zaczyna pękać w szwach.

To dlatego wciąż tak szukam różnych automatyzacji, które odciążają pracowników biura. Narzędzi, takich jak SaldeoSMART, które wykonują powtarzalne zadania, dając tym samym dodatkowy czas mojemu zespołowi. Dlatego tak bardzo czekam na KSeF, bo on zmusi przedsiębiorców i księgowych do przejścia na dokumenty elektroniczne, a to ułatwi nam pracę i oszczędzi wiele godzin w miesiącu.

Księgowa kolegi

Księgowa kolegi to bardzo specyficzny i częsty przypadek, pojawiający się głównie po grillach i weekendowych spotkaniach. Dzwoni do nas klient, który właśnie spotkał się z kolegą. I informuje nas, że księgowa tego kolegi rozlicza mu w koszty rzeczy, których my nie rozliczamy. A na pewno można, skoro kolega tak robi. Klient w takiej sytuacji zapomina, że to my znamy jego działalność, wiemy, jak funkcjonuje i wiemy, co można wrzucić w koszty. Kolega od mitycznej księgowej w rzeczywistości prowadzi zupełnie inną działalność, dodatkowo nie mamy wglądu w jego dane finansowe, więc ciężko nam odnieść się do jego rozliczeń. Ale ten brak zaufania do biura rachunkowego w takim przypadku jest bardzo uciążliwy.

Kontrole podatkowe

Standardowe czynności sprawdzające ze strony urzędu skarbowego, np. w przypadku ubiegania się o zwrot VAT-u, nie są zwykle problemem. Natomiast czasem zdarza się, że trafiamy na urzędników, którzy są albo niekompetentni, albo nadgorliwi i chcą na siłę coś znaleźć. Na szczęście tutaj mogę z całą pewnością i świadomością powiedzieć, że to się zmienia i w większych urzędach komunikacja przebiega dziś inaczej niż kiedyś. Niemniej wciąż częste jest traktowanie podatnika jako oszusta, który na pewno kombinuje. A to nie jest wspierające ani dla niego, ani dla biura rachunkowego.

Procedura AML

Od 31 lipca 2021 biura rachunkowe są zobowiązane do stosowania procedury przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu. Musimy weryfikować naszych klientów, monitorować transakcje, raportować transakcje gotówkowe od określonej wysokości, sporządzać ocenę ryzyka klienta, sprawdzać, skąd ma źródła finansowania, gdy wykazuje stratę przez dwa czy trzy lata z rzędu. Dodatkowe zadania, które pożerają czas.

Nadgodziny

Nadgodziny w księgowości to temat rzeka. Zwłaszcza w okresie sprawozdań finansowych, PIT-ów. Wtedy naprawdę trzeba poświęcić więcej czasu na pracę, czasem kosztem wolnych wieczorów czy weekendów. Rozwiązaniem są oczywiście automatyzacje, których wciąż trzeba szukać na rynku i testować, sprawdzać, wdrażać. Drugą możliwością jest nawiązanie współpracy z doświadczoną osobą z zewnątrz, która w najbardziej newralgicznym czasie będzie sporządzać sprawozdania, które później księgowa jedynie zweryfikuje. Skłaniam się ku temu rozwiązaniu i chcę je wprowadzić od przyszłego roku w naszym biurze. Wszystko po to, aby mój zespół nie musiał wyrabiać nadgodzin. Żeby miał wybór, czy chce więcej pracować za dodatkowe wynagrodzenie w związku ze sprawozdaniami, czy woli zamiast tego mieć wolny czas.

Nie będę jednak tylko narzekać! W pracy biur rachunkowych jest bardzo dużo przemiłych momentów, które dodają nam sił i energii oraz rozwijają nasze kompetencje. Zatem – czas na nie 😊

Moment po 25. dniu miesiąca

Moim zdaniem absolutnie ulubionym czasem każdego księgowego jest moment po zamknięciu miesiąca. To wtedy możemy na spokojnie przeanalizować różne rzeczy, poukładać, przemyśleć, co moglibyśmy zrobić dla poszczególnych firm, przyjrzeć się ich sytuacji, porozmawiać z klientami. To taki czas na refleksję i wprowadzanie udogodnień.

Planowanie urlopu

Nie możemy oczywiście zapominać o planowaniu urlopu. Księgowi są tak wyeksploatowani, zwłaszcza na początku roku, do końca kwietnia, że myśl o urlopie, o wolnych dniach często zwyczajnie trzyma ich przy życiu. Warto od stycznia mówić o wakacjach, dzielić się planami i rezerwować czas na wyjazdy – to na pewno pomoże w walce z frustracją.

Szkolenia i konferencje

Księgowych cieszą szkolenia i kursy, w których mogą brać udział, które rozwijają nasze kompetencje, pogłębiają wiedzę, są ukończone certyfikatem. Takie dodatkowe potwierdzenie umiejętności motywuje i sprawie, że chcemy uczestniczyć w kursach. Czujemy się po nich pewniejsi. Ważne są dla nas także konferencje. I te merytoryczne, i te z zakresu kompetencji miękkich. Ich zaletą jest nie tylko bardzo duża dawka wiedzy, ale i to, że w przerwach spotykamy osoby z branży, możemy ponarzekać na księgową kolegi lub po prostu dać upust emocjom, które w nas siedzą. Wiedząc, że ten ktoś po drugiej stronie ma takie same problemy jak my i doskonale nas rozumie. Możemy się więc nawzajem zainspirować. A to jest coś, na co czekamy i co bardzo lubimy.

Poczucie satysfakcji

Jednym z ulubionych momentów w mojej pracy jest chwila, w której mamy wszystko ogarnięte – PIT-y wysłane, sprawozdania sporządzone, rok zamknięty. I wtedy następuje chwila WOW! Ogarnęliśmy, daliśmy radę, przeżyliśmy! To jest ogromna satysfakcja. Tak samo jak w momentach, gdy rozwiążemy jakiś trapiący nas problem – np. znajdziemy 10 groszy, których brakuje nam w sprawozdaniu czy zestawieniu. To są bardzo miłe i budujące sytuacje.

Współpracujący klient

Myślę, że warto mówić o tym głośno – księgowe naprawdę lubią współpracować z ludźmi! Z klientami, którzy nam ufają, są terminowi, reagują na nasze maile. Zamykanie miesiąca z taką osobą, sama praca księgowego w takiej sytuacji jest czystą przyjemnością.

Księgowi to ludzie, którzy są skrupulatni, dokładni, lubią znajdować różne rzeczy. I jeśli po drugiej stronie mamy takiego kompana, który jest świadomy i który wie, że też ma obowiązki w stosunku do nas, dzięki czemu możemy wcześniej zamknąć miesiąc, wysłać kwoty podatków, to taka praca daje nam dużo radości.

Podobnie jak pomaganie. My naprawdę to uwielbiamy! Kiedy możemy pomóc firmie, odpowiedzieć na dodatkowe pytania, podpowiedzieć, jak zaoszczędzić. Nie mamy problemów z umówieniem konsultacji z doradcą podatkowym, z wychodzeniem z inicjatywą. A jeśli jeszcze klient to docenia, może pochwali – to nam daje takie poczucie dobrze spełnionej misji. Co ważne, to docenianie czujemy coraz bardziej. Podejście firm bardzo się zmieniło na przestrzeni ostatnich lat. I dziś klienci częściej widzą w nas partnerów biznesowych. To ma niesamowite znaczenie.

Spotkania integracyjne

I na samym końcu kilka zdań o tym, co nie jest pracą. Bo nie samą pracą człowiek żyje. Równie ważne są spotkania integracyjne i ten czas, który możemy spędzić ze współpracownikami, ale na spokojnie, na luzie, bez rozmawiania o klientach, o zadaniach, ale o sobie, o naszych pasjach, planach. Bardzo lubimy takie inicjatywy i w naszym biurze organizujemy wspólne wyjścia, relaksujące aktywności tak często, jak jest to możliwe.

Mam nadzieję, że powyższa lista przyciągnie uwagę nie tylko osób pracujących w biurach rachunkowych, ale też firm, które korzystają z ich usług. W kontaktach na linii biuro rachunkowe – klient ważna jest otwartość, zaufanie i wzajemne poznanie. Nie ma co ukrywać, każda firma potrzebuje księgowego. A my, księgowi, potrzebujemy naszych klientów. Im lepiej się poznamy, im lepiej zrozumiemy, jak wygląda nasza codzienna praca, tym łatwiej i efektywniej będzie się układała nasza współpraca. Wszyscy na tym zyskamy 😊

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy