Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Jeśli zajmujesz się księgowością, z pewnością spotkałeś się już z terminem KSeF – w jaki sposób Krajowy System e-Faktur wpłynie na codzienną pracę firm księgowych i właścicieli działalności gospodarczych? Czy e-faktury od 2024 roku będą już obowiązkowe? Jak odnaleźć się w świecie postępującej cyfryzacji? Podpowiadamy, co musisz wiedzieć na temat KSeF i odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.

E-faktury od 2024? Co to KSeF?

Zacznijmy od samego początku, czyli pełnej definicji KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF jest wprowadzoną przez Ministerstwo Finansów platformą teleinformatyczną, dzięki której księgowość będzie mogła wystawiać faktury ustrukturyzowane, a także otrzymywać je i przechowywać. Na czym polega to “ustrukturyzowanie”? System będzie oznaczał dokumenty unikalnym identyfikującym numerem, pozwalając na ich późniejsze uporządkowanie i rozpoznanie, a także weryfikował poprawność faktur.

Do czego służy KSeF, Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur powstał w celu stworzenia spójnego, jednolitego, centralnego rejestru faktur elektronicznych. Pozwala na ustandaryzowanie plików faktur i jednocześnie daje szansę na obniżenie kosztów prowadzenia i przetwarzania dokumentacji księgowej. Służy też archiwizowaniu faktur – przesyłane przez KSeF dokumenty będą w nim archiwizowane przez 10 lat.

Co to faktury ustrukturyzowane?

Faktury elektroniczne ustrukturyzowane to faktury elektroniczne wystawiane z użyciem Krajowego Systemu Faktur, a więc będące dokumentami zgodnymi z ogólnymi zasadami systemu i szablonami księgowymi.

Jak faktury ustrukturyzowane funkcjonują już teraz w praktyce? Przedsiębiorcy dobrowolnie mogą w tym roku wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Czego do tego potrzebują? Programu zintegrowanego z KSEF. Faktury są wystawiane, przesyłane i otrzymywane dzięki użyciu programów finansowo-księgowych i programów do fakturowania połączonych z systemem teleinformatycznym KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Oznacza to, że po zakończeniu sprzedaży podatnik łączy się z tym systemem, rejestruje w nim fakturę (faktura ta dostaje swój własny numer identyfikacyjny), a nabywca odbiera fakturę i potwierdza jej otrzymanie.

Co różni KSeF i PEF?

PEF to Platforma Elektronicznego Fakturowania, którą Ministerstwo Finansów wprowadziło już wcześniej, pozwalając na wymianę faktur ustrukturyzowanych. Służy on do obsługi zamówień publicznych – zarówno zamawiających, jak i wykonawców. PEF i KSeF to nie to samo – te dwa rozwiązania działają aktualnie równolegle, ale są innymi systemami.

Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe?

Wiesz już, co to KSeF. Od kiedy korzystanie z niego będzie obowiązkowe? Jak to wygląda teraz?

Aktualnie korzystanie z KSeF nie jest obowiązkowe.

System KSeF działa już w 2022 roku, jednak w okresie 2022-2023 korzystanie z niego jest dobrowolne – nie musisz stosować elektronicznego fakturowania i zapoznawać się z nowym systemem do końca 2023 roku. Sytuacja może zmienić się w roku 2024, gdy w życie wejdzie decyzja derogacyjna Komisji Europejskiej, czyniąca KSeF obligatoryjnym rozwiązaniem dla wszystkich polskich przedsiębiorców.

Natomiast warto dodać, że resort finansów poinformował, że osoby i firmy, które zdecydują się korzystać z KSeF, uzyskają pewne korzyści podatkowe i księgowe – o tym, co to za korzyści, napiszemy w dalszej części artykułu.

KSeF – od kiedy obowiązkowy? Kto musi z niego korzystać?

Do końca 2023 roku korzystanie z KSeF nie jest obligatoryjne, dlatego nikt nie musi już teraz zapoznawać się z tym systemem, choć pod pewnymi względami – warto. Kto zatem może to zrobić?

• czynni podatnicy VAT,
• przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT,
• podatnicy posiadający polski identyfikator NIP.

Jakie są korzyści korzystania z KSeF?

Tak jak wspominaliśmy wyżej, Ministerstwo Finansów wprowadziło szereg bonusów dla osób, które już teraz zdecydują się korzystać z platformy Krajowego Systemu e-Faktury. Od kiedy będą one obowiązkowe? Przypomnijmy, że czas wprowadzenia to styczeń 2024. A oto niektóre z bonusów oraz ogólne zalety korzystania z systemu:

• skrócenie okresu zwrotu podatku z 60 do 40 dni,
• zwolnienie z obowiązku archiwizacji i przechowywania faktur (odpowiedzialność ta przejdzie już na KSeF),
• zwiększenie bezpieczeństwa księgowego, w szczególności interpretacyjnego – faktury są przesyłane w czasie
• rzeczywistym, więc nabywca nie może utrzymywać, że faktury nie otrzymał,
• usprawnienie procesu wymiany korekt faktur,
• poprawa automatyzacji procesu fakturowania, która przekłada się na skrócenie czasu formalności,
• mniejsza podatność na błędy ze względu na automatyczne sprawdzanie poprawności faktur przez system.

Podsumowując – mimo że faktury elektroniczne ustrukturyzowane nie są jeszcze obowiązkowe, ponieważ trwa okres przejściowy (do stycznia 2024 roku), to pod wieloma względami warto korzystać z KSeF, nawet dla własnego bezpieczeństwa.