Jak działa KSeF? Pytania i odpowiedzi o eFaktury

Krajowy System e-Faktur to temat, którego popularność wśród przedsiębiorców i księgowych nie słabnie. W SaldeoSMART udostępniliśmy już integrację z KSeF, wiemy jednak, że użytkownicy wciąż mają wiele pytań i wątpliwości. Poznaj najczęściej zadawane pytania!

Efaktury w praktyce

Krajowy System e-Faktur to kolejny etap transformacji cyfrowej w Polsce. Jego wprowadzenie ma ujednolicić faktury, a także w większym stopniu kontrolować polskie przedsiębiorstwa. Krajowym Systemem e-Faktur zawiaduje Ministerstwo Finansów, które za jego pośrednictwem będzie zbierało dane z wystawianych dokumentów. Dzięki KSeF firmy nie będą martwić się o archiwizację i przechowywanie papierowych dokumentów.

SaldeoSMART gotowe na KSeF

Na początku czerwca 2022, jako jeden z pierwszych producentów systemów do księgowości, udostępniliśmy w SaldeoSMART integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu nasi użytkownicy mogą wystawiać faktury zgodnie z wymaganiami ustawy, która wprowadziła KSeF. W 2022 roku korzystanie z systemu Ministerstwa Finansów jest dobrowolne. Zgodnie z decyzją Rady UE, obowiązek stosowania KSeF wejdzie w życie najwcześniej 1 stycznia 2024 r. Chcesz dowiedzieć się więcej o KSeF? Zapisz się na newsletter SaldeoSMART.

Webinarium KSeF

Zorganizowaliśmy webinarium dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, które zainteresowało ponad 700 osób. Eksperci SaldeoSMART – Alicja Sołtys, Product Owner oraz Patryk Oleszczuk, Specjalista ds. kluczowych klientów – poruszyli na nim najważniejsze kwestie związane z funkcjonowaniem KSeF. Pokazali jak w SaldeoSMART wygląda konfiguracja i jak zacząć korzystać z nowej funkcjonalności.

Chcesz zobaczyć webinarium SaldeoSMART? Obejrzyj nagranie Jak działa Krajowy System e-Faktur w SaleoSMART?

KSeF Q&A (pytania i odpowiedzi)

Poznaj odpowiedzi ekspertów SaldeoSMART na najczęściej zadawane pytania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. 

• Co to jest token?

Jest to swego rodzaju niejawne hasło (klucz), które umożliwia komunikację z KSeF.

• Czy każdy pracownik musi mieć ten klucz (token)?

Wystarczy wygenerować jeden TOKEN z uprawnieniem do wystawiania i pobierania faktur, resztę praw w odniesieniu do użytkowników i poszczególnych operacji, jakie mogą wykonać można ustawić w SaldeoSMART.

• W jaki sposób uzyskać token od klienta biura rachunkowego.

Klient biura (właściciel firmy) musi wygenerować token dostępu do swojej firmy w KSeF, nie ma odstępstwa od tego warunku.

• Skąd mam pobrać token, który w kolejnym kroku mam wkleić do SaldeoSMART? 

Należy zalogować się do KSEF. Z lewego bocznego menu wybrać ostatnią opcję: Tokeny -> Generuj token. Jest też opcja do podglądu wygenerowanych tokenów. UWAGA: wygenerowany pełny klucz tokena jest widoczny tylko w momencie jego generowania, potem można go tylko unieważnić.

• Czy można zbiorczo, np. raz na koniec miesiąca wysyłać wszystkie FS do KSeF?

Faktury powinny być wysłane w dniu ich wystawienia. Tak aktualnie brzmi zapis ustawy.

• Jak się dodaje załączniki – np. wymagane przez kontrahenta korporacyjnego protokoły odbioru?

KSeF nie przewiduje dodawania załączników, jednakże struktura faktury ustrukturyzowanej przewiduje, że można w niektórych polach opisowych zamieścić np. link do pobrania załącznika.

• Jeśli okaże się, że trzeba poprawić fakturę, to pozostaje już tylko opcja korekty?

Niektóre rodzaje poprawek można dokonywać za pomocą noty korygującej, którą robić będziemy w dotychczasowy sposób (KSeF ich nie obsługuje). Wszystkie inne zmiany możliwe są tylko przez wystawienie faktury – korekty.

• W jednym miesiącu wysłałem faktury przez KSEF, w następnym chciałbym wrócić do tradycyjnej formy. Czy jest to możliwe, oczywiście w okresie przejściowym?

Tak, ale tylko w sytuacji, gdy nie została zawarta umowa między kontrahentami na to, że wszystkie faktury będą wysyłane przez KSeF.

• Co w przypadku, gdy przed północą zostanie wysłanych 100 faktur i nie wszystkie zdążą „wejść” tego samego dnia do KSeF.

Jeśli przed północą zostaną wysłane, to nie będzie możliwości, aby nie zostały zarejestrowane w KSEF pod warunkiem, że poprawnie przejdą walidację.

• Co z fakturami wysyłanymi do kontrahentów innych np. z Chin, w walucie EURO, czy wtedy trzeba będzie też wysyłać przez KSeF, oczywiście w okresie obowiązkowym już?

Do KSeF wysyłamy zarówno faktury walutowe i wystawione na kontrahentów zagranicznych.

• Co z paragonami z NIPem?

KSeF przyjmuje tylko faktury i faktury uproszczone.

• Czy wysyłając faktury do KSeF odejdzie obowiązek wysyłania faktur do klientów? Przynajmniej w przyszłości, jeśli jeszcze nie teraz?

Tak, faktura wystawiona do KSEF będzie uznana za dostarczoną.

• Co z anulowaniem faktur?

Możliwe jest tylko poprzez wystawienie korekty do 0.

• Co z podatnikiem np. na ryczałcie? Zasada wystawiania faktury jest ta sama? Pytam jako pracownik biura księgowego, gdy będę musiała wystawić za takiego podatnika faktury lub wytłumaczyć mu jak to działa.

Co do zasady do KSeF trafiają wszystkie faktury VAT. Nie ma znaczenia wybrana forma opodatkowania przez przedsiębiorcę.

• Czy fv do paragonów również wysyłamy do KSeF?

Tak, faktury wystawiane do paragonów muszą zostać przesłane do KSeF.

• Czy do KSeF należy wysyłać zbiorczy paragon z kasy fiskalnej?

Nie, do KSEF wysyłamy tylko faktury.

• Co z numeracją faktur, jeżeli zapomnę wysłać fakturę np. 3/X, ale wyślę do KSeF faktury 4/X 5/X itd.?

Numeracja faktur w systemie, w którym są wystawiane nie zmienia się. Kolejność wysłania faktur do KSEF nie ma znaczenia.

• Teraz możemy wystawiać faktury do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni? Czy to się zmieni?

Jeżeli data wystawienia będzie bieżąca a data sprzedaży/dostawy z poprzedniego miesiąca to nic się nie zmieni.

• Czy kontrahenci zagraniczni będą zobowiązani do wysłania faktur do KSeF?

Nie, do KSeF będą wysyłane tylko faktury wystawione przez firmy posiadające polski NIP i będące czynnymi podatnikami VAT.

• Czy KSeF daje możliwość założenia konta demo, czy trzeba ćwiczyć na „żywym organizmie”?

SaldeoSMART zawsze łączy się ze środowiskiem KSeF produkcyjnym. Jeśli zaś chodzi o sam KSeF to ministerstwo udostępniło dwa środowiska testowe. Jednym jest tzw. DEMO, do którego zalogować się należy takimi samymi uprawnieniami jak do środowiska produkcyjnego KSeF. Drugim jest środowisko TEST, do którego można się zalogować dowolnymi danymi. W obydwu środowiskach logujemy się na dane istniejącej firmy, a wystawienie faktur nie będzie niosło żadnych skutków prawnych.

Centrum Pomocy SaldeoSMART

Jesteś użytkownikiem SaldeoSMART? Odpowiedzi na wszystkie pytania zadane podczas webinarium znajdziesz w Centrum Pomocy. 

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART