Biuro rachunkowe: jak motywować zespół i dbać o pracowników?

Motywacja pracowników w biurze rachunkowym? Być może temat wydaje się ogólny i ograny. Przecież mamy owocowe czwartki i karnety na siłownię. Tylko że… one nie działają. Wypalenie zawodowe, zmęczenie i stres odbierają zespołom chęć do pracy. Czy i jak można temu zaradzić?

Przede wszystkim warto uświadomić sobie, że od kilku lat wszyscy – na całym świecie – żyjemy w ciągłym strachu. Na początku była pandemia – codzienne komunikaty ministerstwa o tym, ilu jest chorych, jak wygląda sytuacja, tragiczne doniesienia z różnych zakątków globu. To wszystko wywoływało ogromny niepokój. Kiedy wydawało się, że możemy odetchnąć, wybuchła wojna. I znów stres, negatywne informacje, konfrontacja z nową, trudną rzeczywistością. A w ostatnich miesiącach pracownicy mierzą się z nowym wyzwaniem – koniecznością powrotu do biur, która budzi przez wielu zupełnie nieoczekiwany opór.

To nie jest otoczenie, które sprzyja rozwojowi i motywowaniu siebie. Do tego doszły ogromne zmiany w podatkach, co szczególnie dotknęło księgowych i biura rachunkowe. Bardzo duża demotywacja i wypalenie stały się w branży niemal normą. Całe szczęście – są sposoby poprawienia tej sytuacji.

Człowiek na pierwszym miejscu

Kiedy otwierałam swoją firmę, chciałam, żeby była inna niż korporacja, w której do tej pory pracowałam. Więcej – chciałam, żeby pracownicy czuli się w niej inaczej, niż ja czułam się w moim dotychczasowym zespole. A czułam się w nim po prostu źle. Zależało mi na tym, aby w mojej firmie panowała dobra, przyjazna atmosfera, by zarządzający zwracali uwagę na potrzeby pracowników, by budowali z nimi wartościowe relacje. By ta firma zapewniała bezpieczne środowisko pracy, a każdy wiedział, że może przyjść i porozmawiać o wszystkim. O trudnościach, o sukcesach. By zespół czuł, że jego zdanie jest ważne, że ma wpływ na to, w jakim kierunku rozwija się firma.

Brzmi jak utopia? Oczywiście dojście do takiego momentu zajmuje bardzo dużo czasu. Kosztuje sporo błędów. Ale nadal uważam, że właśnie takie miejsce, z takim podejściem do pracowników sprawia, że ludzie są zmotywowani i chcą pracować.

Czy mnie udało się stworzyć takie miejsce? Wciąż nad tym pracuję, ale właśnie tak podchodzę do moich pracowników – to oni są w centrum uwagi. Oni są najważniejsi. W tym trudnym czasie, przez który przechodzimy przez ostatnie lata, ludzie muszą móc zaufać, otworzyć się. Bez strachu, bez obaw, że zostaną zwolnieni za niedociągnięcia.

Budowanie relacji jako proces

Jednak żeby wprowadzić takie zarządzanie w firmie, musiałam zacząć od siebie. Dzięki różnym szkoleniom i pracy nad swoimi umiejętnościami liderskimi dziś jestem bardziej uważna na różne rzeczy. Jestem obserwatorem, widzę więcej. Dostrzegam niuanse. Tak, to oznacza, że nie mogę pracować operacyjnie tyle, ile pracowałam wcześniej. Ale ta zmiana przekłada się na budowanie lepszego miejsca pracy, a to jest dziś naprawdę podstawą.

Bo tak naprawdę zupełnie nie chodzi o to, aby raz na jakiś czas coś zespołowi „dać”. Imprezę integracyjną, benefit, bonus. Chodzi o to, aby wiedzieć, co się dzieje w zespole, aby budować morale, aby wspierać ludzi. Aby uczyć ich dostrzegać sukcesy, chwalić się nimi, dbać o siebie samych. Zauważyłam, że zwłaszcza kobiety w naszym kraju nie potrafią się doceniać. Umniejszają swoje dokonania, spychają na dalszy plan swoje potrzeby. Dlatego postawiłam sobie za cel przypominanie ludziom, że robią wspaniałe rzeczy. Zauważanie tego. Mamy w naszym biurze cotygodniowe spotkania, na których chwalimy się swoimi sukcesami – zawodowymi i prywatnymi. Na początku mówienie o sukcesach przychodziło nam z trudem, ale z czasem staje się to coraz łatwiejsze.

Buduję też atmosferę zaufania. Każdy może przyjść i powiedzieć, że z czymś sobie nie daje rady. Naprawdę mamy teraz masę obowiązków, a każdy ma jeszcze życie rodzinne. Nikt z nas nie jest robotem. Czasem nie dajemy rady, czasem trzeba coś przesunąć. To ważne, aby dać pracownikom poczucie, że rozumiemy takie sytuacje. Że lepiej szczerze o nich porozmawiać, niż dusić w sobie niepokój. To buduje wzajemne zaufanie i daje poczucie bezpieczeństwa. Zmiany, przez które jako branża przechodzimy, są trudne. Zadaniem lidera jest towarzyszenie w tej zmianie. Obserwowanie, jak pracownik się czuje, a nie jakie wyniki robi. Bo już nie chodzi o produktywność. A o relacyjność, poczucie harmonii, zaufanie. Wypalenie bierze się ze strachu. Dlatego zaufanie musi być na pierwszym miejscu.

Motywacja pracowników i benefity szyte na miarę

Wróćmy jednak na chwilę do benefitów, bo wciąż są one odmieniane przez wszystkie przypadki. Tym bardziej że nawet polskie prawo teraz dąży do tego, by w firmach wprowadzać tzw. work-life-balance. Tylko że to już jest dość przestarzała teoria. Tu nie chodzi o odgórne narzucanie ram, które pozwolą zachować równowagę między pracą z życiem prywatnym. A bardziej o zrozumienie potrzeb każdego pracownika i dopasowanie benefitów do niego.
Co się dziś sprawdza? Sponsorowane przez firmę konsultacje z coachem, z psychoterapeutą. Benefity dopasowane do zainteresowań. Ktoś, kto nie ćwiczy, a za to wiele czyta, bardziej ucieszy się z karty podarunkowej do księgarni niż z karnetu na siłownię. Szkolenia z umiejętności miękkich, z dbania o siebie, z doceniania samego siebie. Warsztaty, które podnoszą poczucie własnej wartości.

Każdego motywuje coś innego. Najważniejsze jest uszanowanie potrzeb pracownika. Pokazanie, że go zauważamy. Że umiemy się postawić w jego sytuacji.

No i elastyczny czas pracy. Jakże dziś pożądany – zwłaszcza wśród pracowników, którzy mają rodziny i czasem potrzebują wcześniej odebrać dziecko ze szkoły czy pójść z nim do lekarza. To są proste rzeczy, ale zapewnienie ich pracownikowi naprawdę podnosi jego morale i sprawia, że lepiej czuje się w swoim miejscu pracy.

I co chyba najważniejsze – praca nad motywacją zespołu nigdy się nie kończy. Nie da się zrobić jednej rzeczy. Obecność, uważność, obserwacja, umiejętność reagowania na poziomie myśli i emocji pracownika. Nie rezultatu, nie decyzji. Bo gdy pracownik podejmuje decyzję o odejściu, zwykle jest już za późno na reakcję. Sztuką jest rozumieć, przez co przechodzi. I wspierać go w tym.

Pomoc w codziennych obowiązkach

Nie mogę nie wspomnieć o technologiach. Bo dbanie o dobrostan psychiczny pracowników to jedno, a odciążanie ich od obowiązków zawodowych, od powtarzalnych czynności – to drugie. A w tym odciążaniu pomaga automatyzacja, programy księgowe, które odczytują dokumenty, usprawniają komunikację z klientami, generują i wysyłają maile, wyliczają wysokość podatków itd.

Co więcej, korzystanie z takich udogodnień jest dziś naprawdę dużą wartością dla pracowników. Widzę to na rozmowach kwalifikacyjnych. Potencjalni pracownicy mówią, że chcą u nas pracować, bo widzą, że jesteśmy nowocześni, idziemy z duchem czasu, korzystamy z takich rozwiązań jak np. SaldeoSMART.

Jak widać, dziś rola lidera nie jest prosta. Ale wykonalna. Najważniejsza jest otwartość, obserwacja, empatia, dobra, spokojna komunikacja, dzielenie się wiedzą i rozmowy – pokazywanie pracownikom, że ich zdanie się liczy. Że ich praca ma sens. Że słuchamy i jesteśmy dla nich.

Czy to jest możliwe? Śmiem twierdzić, że tak. Ja się wciąż uczę, ale naprawdę czuję, że dzięki zmianom, jakiem wprowadzamy w firmie, wszyscy się rozwijamy. A dzięki temu budujemy też lepsze relacje z naszymi klientami. Wszyscy jesteśmy więc wygrani.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy