Czas w pracy księgowych. Czy można mieć go więcej?

Na początku roku telefony w biurach rachunkowych nie milkną, a skrzynki mailowe puchną od masowej ilości nadchodzących maili. Wszystko w związku z akcją PIT. I choć coraz częściej słyszymy od kontaktujących się z nami w tym okresie klientów słowa zrozumienia, to wielu z nich wciąż zastanawia się, co zajmuje nas tak bardzo, że nie możemy znaleźć chwili na rozmowę. Czyżby kawa i ploteczki? Wiem, że taki mit funkcjonuje – jednak rzeczywistość nie ma z nim nic wspólnego. Obowiązków przybywa, a czas nie jest z gumy. Są jednak sposoby, by lepiej nim zarządzać.

W styczniu i lutym grupy księgowych w social mediach aż wrą. Ich członkowie dyskutują o tym, jak trudne i pełne wyzwań są te miesiące. Powiedziałabym nawet więcej – są z roku na rok coraz trudniejsze. Jak to możliwe? Wszystkiemu winne są nowe przepisy, w tym rewolucyjny Polski Ład, które nałożyły na księgowych wiele dodatkowych obowiązków sprawozdawczych, deklaracyjnych itd. Wśród nich jest kilka, które poważnie zaważyły na naszej pracy.

Zmiany, zmiany i jeszcze więcej zmian

Rozliczanie składki zdrowotnej od dochodu. Wprowadzenie go powoduje, że księgowy co miesiąc wylicza deklaracje. Gdy klient dostarczy dokumenty przychodowe lub magazynowe po terminie, trzeba te deklaracje ZUS korygować. Dodatkowo w 2023 r. doszedł jeszcze obowiązek sporządzenia rocznej korekty składek ZUS w zakresie składki zdrowotnej. Biura rachunkowe mają na to czas do 20 maja. 

Pracownicze Plany Kapitałowe. Pojawiły się kilka lat temu i dodały działom kadrowo-płacowym sporo pracy. Wysyłka informacji o autozapisie do PPK, umowy o zarządzanie, sporządzanie deklaracji w zakresie PPK, naliczanie składek i informowanie, gdy zbliża się kolejny termin składania oświadczeń o rezygnacji z udziału w programie.

Nowe formularze PIT-2. Od stycznia 2023 zmieniła się ustawa w zakresie potrącania kwoty wolnej od podatku. Dotychczas PIT2 składał ktoś, kto miał umowę o pracę. Teraz może go złożyć każdy, nawet członek zarządu, który otrzymuje wynagrodzenie z tytułu powołania. Lub osoba, która wykonuje zlecenie. Albo pracownik, który ma 3 miejsca pracy i może podzielić proporcjonalnie ulgę podatkową między 3 pracodawców.

Procedura AML (Anti-Money Laundering) w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu. Biura rachunkowe muszą ją stosować. Od lipca 2021 jesteśmy  zobowiązani wykonywać raporty oceny ryzyka każdego klienta. Zwracamy między innymi uwagę na transakcje z rajami podatkowymi albo nietypowe jednorazowe transakcje czy na ilość przyjętej gotówki.

ZUS Plus. Liczony w styczniu preferencyjny ZUS, z którego przedsiębiorca może korzystać przez trzy lata prowadzenia działalności, jeśli nie przekroczy 120 tys. przychodu. Biuro rachunkowe co roku sprawdza, czy przedsiębiorca spełnia wymogi.

Dodajmy do tego jeszcze dodatkową pracę, którą Polski Ład wymusił w zakresie form opodatkowania. Na początku każdego roku księgowe sprawdzają, przeliczają, a klient wybiera, która forma opodatkowania będzie najkorzystniejsza dla klienta. Także za zeszły rok, bo pamiętajmy o tym, że możemy teraz rozliczając PIT, zmienić wstecznie formę opodatkowania (bez zgłaszania do CEIDG) – jeśli rozliczenie według innej formy będzie dla przedsiębiorcy korzystniejsze. 

Kalendarz księgowego

Tak naprawdę do końca maja biura rachunkowe rozliczają poprzedni rok. PIT-11, PIT 4R, PIT-2, korekty deklaracji ZUS, sprawozdania finansowe, zmiany formy opodatkowania, PPK… To wszystko kumuluje się na początku roku. Ale też – wywołuje lawinę pytań od klientów, bo zmiany w przepisach rodzą dużo wątpliwości. A klient biura nie zadzwoni do ZUS czy urzędu skarbowego, by dopytać. Zadzwoni do swojej księgowej czy swojego księgowego. Dla mnie jest to w pełni zrozumiałe. 

Początek roku to też zmiany kwot minimalnego wynagrodzenia, stawek na umowy zlecenie. To czas na przygotowywanie aneksów do umów o pracę. To też czas, w którym firmy migrują między biurami rachunkowymi. A te migracje zdarzają się coraz częściej, także dlatego że część biur się zamyka, bo ich właściciele albo przechodzą na etat, albo przekwalifikowują się, wybierając na przykład ścieżkę zawodową doradcy podatkowego. 

Czy po maju w takim razie przychodzi czas na tę mityczną kawę? Przede wszystkim przychodzi czas na urlopy. Księgowi mogą chodzić na urlopy tylko w określonych momentach w roku, więc jeśli biuro liczy kilkunastu pracowników, zorganizowanie kalendarza urlopowego, uwzględniającego 2-tygodniowe przerwy na wypoczynek, naprawdę jest wyzwaniem. 

A od września wiemy już co nieco o nowościach podatkowych w kolejnym roku, więc przygotowujemy się – przede wszystkim merytorycznie – do zmian, które przed nami.

Poza wszystkim – praca księgowego to nie tylko rozliczanie PIT-ów. To przede wszystkim bieżące rozliczenia, księgowanie, rozmowy z klientami, weryfikowanie dokumentów, przygotowywanie wniosków leasingowych, kredytowych, uczenie się nowych rzeczy, udział w szkoleniach, webinariach itd. Nie mamy kiedy się nudzić.

Jak uniknąć katastrofy?

Czy powyższy wywód oznacza, że się użalam? Nie, absolutnie nie. Wszystkie te zmiany tylko motywują mnie do tego, by znaleźć takie rozwiązania, które wspomogą codzienną pracę biura. Powiedzmy sobie szczerze – gdybyśmy dziś mieli pracować, jak jeszcze kilka lat temu – bez automatyzacji księgowości – to byłaby katastrofa w branży.

Nie wyobrażam sobie tej pracy bez automatyzacji, robotyzacji. Robot wysyłający deklaracje do ZUS, który pozwala zaoszczędzić kilka dni pracy w miesiącu. SaldeoSMART odczytujący w tle dokumenty, które księgowy później tylko zatwierdza. Robot tworzący automatyczne segregatory, czyli eksportujący dokumenty do pdf-ów. Programy do zarządzania biurem rachunkowym, do automatycznej wysyłki maili do klientów, tworzące listy zadań do wykonania. Takie rozwiązania cieszą się dziś dużą popularnością. Bez nich, bez automatyzacji nasza praca byłaby przy tej liczbie obowiązków niewykonalna. 

Pomaga też terminowość klientów w dostarczaniu dokumentów. Ale nawet najpilniejszy klient czasem spóźni się z przesłaniem faktury. I na to szukamy sposobów. Zachęcam dziś klientów do tego, żeby przesyłali na bieżąco wszystkie dokumenty przez SaldeoSMART. Dzięki temu księgowi zawsze mają do nich dostęp. Zresztą jako biuro przechodzimy już całkowicie na elektroniczny obieg dokumentów, nie będziemy niczego drukować. Cały czas dążymy do tego, żeby coś usprawniać. Z dużymi klientami przeszliśmy na tygodniowe dostarczanie dokumentów – na bieżąco księgujemy i szybko zamykamy miesiąc. To jest fajny nowy system, bo klienci mogą dzięki niemu planować podatki. 

Co nam to daje? Więcej czasu – dla klientów, dla których możemy być partnerami w biznesie, na szkolenia, by ciągle poszerzać wiedzę i móc tych klientów edukować, na wszystko to, co jest ważne dla pracowników biura. 

Bo to tak naprawdę o dobro ludzi w tym wszystkim chodzi. Dążę do tego, żeby pracowników odciążyć. Po to szukam automatyzacji. Nie chcę, żeby czuli presję i ciśnienie, robili ręcznie rzeczy, które można zautomatyzować. Księgowi mają dziś mnóstwo obowiązków, a ja doceniam i szanuję ich pracę. Mają wyzwania, terminy, które gonią. Szukam więc rozwiązań nie dla siebie, ale dla ludzi, żeby było im łatwiej. Żeby w tym naprawdę napiętym kalendarzu znaleźli czas na tę przysłowiową kawę 😉 Dzięki technologiom i nieustającej chęci uczenia się księgowych ta sztuka nam się udaje!

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy