Program dla biura rachunkowego – na czym pracują księgowi?

Co znajdziesz we wpisie:

W XXI wieku bez odpowiedniego oprogramowania nie ma co marzyć o sukcesie firmy. Przy prowadzeniu biura rachunkowego konieczna będzie inwestycja w kilka narzędzi, które nie tylko umożliwią sprawne obsługiwanie klientów pod kątem księgowym i kadrowym, ale również pozwolą na efektywne zarządzanie wszystkimi pozostałymi elementami związanymi z biznesem. Z jakich programów biura rachunkowe korzystają najczęściej?

Programy księgowe

Absolutna podstawa i konieczność w kategorii „program dla biura rachunkowego”. Na polskim rynku działa kilkudziesięciu dostawców oprogramowania finansowo – księgowego. Same systemy, choć służą do tego samego, różnią się między sobą interfejsem i sposobem obsługi, dodatkowymi funkcjonalnościami, a także sposobem korzystania (dostęp online, własne serwery itd.). Przy zakupie systemu biuro rachunkowe zwraca też uwagę na częstotliwość aktualizacji oprogramowania oraz koszty serwisowania.

Przed zakupem, biuro rachunkowe powinno oszacować to, jaki wolumen klientów i dokumentów będzie procesować oraz czy będzie potrzebować wszystkich funkcjonalności (np. modułów do sporządzania analiz finansowych czy możliwości monitoringu pracy kilku księgowych pracujących w jednym biurze).

Programy kadrowo – płacowe

Tutaj, tak jak i w przypadku programu księgowego, różnice pomiędzy poszczególnymi programami będą przede wszystkim koncentrować się na sposobie wymiany informacji, dostępie do programu, sposobie jego używania. Funkcjonalności są podobne, a program musi być zgodny z obowiązującymi w Polsce przepisami. Koszt systemu będzie często związany z ilością pracowników obsługiwanych klientów.

Zarówno to oprogramowanie, jak i system finansowo-księgowy to absolutne minimum w każdym biurze rachunkowym. Jeśli jednak biznes ma być prowadzony z sukcesem, zarabiać na siebie z zyskiem, a klienci mają być zadowoleni, konieczne będzie wyposażenie biura w dodatkowe aplikacje.

Program dla biura rachunkowego do zarządzania klientami

Zachowanie kontroli i zarządzanie wszystkimi procesami związanymi z klientami biura rachunkowego, to klucz do sukcesu działania biura rachunkowego. W tym zakresie działalności wsparciem mogą być programy typu CRM. Mogą one być wyposażone w różne funkcjonalności – od wspierania samego procesu pozyskiwania klienta, przez jego pełną obsługę (np. zarządzanie korespondencją, rozliczeniami z klientem i komunikacją) po możliwość zarządzania wszystkimi usługami oferowanymi przez biuro. Wszystko zależy od możliwości wybranego programy CRM i tego, jak można dopasować funkcje do potrzeb biura rachunkowego.

Skorzystać można także z programów, które są dedykowane biurom rachunkowym i posiadają dopasowane do nich funkcjonalności, np. SaldeoSMART. Cenną i lubianą funkcja dedykowana dla biur rachunkowych, informująca o stanie wysyłki rozliczeń księgowych do klientów biura.

Platforma dla klientów biura rachunkowego

Możliwość sprawdzenia wyniku finansowego, łatwej analizy kosztów czy wygodnego archiwum dokumentów to bardzo istotne kwestie dla klienta biura rachunkowego. Firmy coraz częściej oczekują nie tylko sprawnego księgowania, ale wymagają bezpieczeństwa, mobilności oraz dostępu do własnych danych księgowych w przejrzystej i wygodnej formie.

Programy, które pozwalają dać klientom wgląd w ich rozliczenia, mogą być też wyposażone w dodatkowe możliwości – np. program do fakturowania, z którego klient korzysta, a który automatycznie daje wgląd w wystawione faktury księgowemu i pozwala wyeksportować je do programu księgowego. Dzięki temu księgowa biura rachunkowego ma mniej pracy, a klient oszczędza czas i finanse. Taki dodatkowy bonus dla klienta okazuje się też często czynnikiem, który sprawia, że klient decyduje się na współpracę właśnie z tym biurem, a nie innym.

OCR, by sprawnie wprowadzać faktury kosztowe

Można prowadzić biuro rachunkowe bez posiadania systemu, który umożliwi odczytywanie faktur i automatyczne wprowadzanie do systemu księgowego. Można, tylko czy ma to sens?

Program dla biura rachunkowego z OCR, czyli oprogramowanie, które potrafi przeczytać dane z faktury i wyeksportować je do programu księgowego, pozwala oszczędzić około 50% czasu potrzebnego na księgowanie faktur. Ten czas można wykorzystać na prace, które faktycznie wymagają wiedzy i myślenia, a nie na jałowe przepisywanie liczb z jednej komórki w drugą.

Biura rachunkowe, które korzystają z systemów OCR, działają szybciej, sprawniej, mają niższe koszty własne oraz popełniają znacznie mniej błędów. Zakup takiego systemu ma też bezpośredni wpływ na jakość obsługi klienta. Ponieważ procesowanie dokumentów jest szybsze, klient może mieć więcej czasu na ich skompletowanie. Mniej błędów to także bardziej zadowoleni klienci i mniej reklamacji.

3 w 1, czyli systemy modułowe

Przy wyborze oprogramowania dla biura rachunkowego warto zwrócić uwagę na to, że niektóre systemy, jak np. SaldeoSMART mają budowę modułową i pozwalają na dobranie takich narzędzi, które są w danym biurze potrzebne. W SaldeoSMART można skorzystać z modułów odczytywania dokumentów (OCR), obiegu dokumentów, Komunikacji z Klientem (rozliczenia księgowe i program do fakturowania dla klientów) i dodatkowo wyposażyć system w panel pracownika, który pozwoli klientom biura na rozliczanie zaliczek i wydatków.