Czy biuro rachunkowe może prowadzić dokumentację kadrową firmy?

Klienci biur rachunkowych najchętniej oddaliby w ręce specjalistów całą papierologię związaną z rozliczeniami, podatkami, kadrami i wszelkimi sprawami administracyjnymi. Czy biuro rachunkowe, poza rozliczaniem płac może przejąć również dokumentację kadrową firmy? Jakie są tego plusy, a na co trzeba uważać?

Prowadzenie dokumentacji kadrowej wewnątrz firmy oznacza dla przedsiębiorców konieczność posiadania pracownika zajmującego się całością dokumentacji i rozliczeniami. Jeśli całość księgowości i płac została wyprowadzona na zewnątrz firmy, to najczęściej prowadzenie samej dokumentacji kadrowej nie jest – w firmie małej i średniej – zajęciem pełnoetatowym (W firmie dużej jest nieco inaczej – prowadzenie dokumentacji dla kilkuset pracowników może – w zależności od rotacji, ilości urlopów wychowawczych, zajęć komorniczych, wypadków przy pracy – pochłonąć nawet kilka etatów). Czy przedsiębiorca może zatem zlecić biuru rachunkowemu również prowadzenie dokumentacji kadrowej by tym samym nie musieć zatrudniać kadrowego (ani też – jak to często bywa w mniejszych firmach – obarczać sekretarki dodatkowymi obowiązkami, do których najczęściej nie jest przygotowana)?

Elektroniczne akta pracownicze – jakie zmiany przyniesie rok 2019?

Prowadzenie obsługi kadrowej przez biuro rachunkowe jest jak najbardziej możliwe. Co więcej powierzenie tego specjalistom jest znacznie wygodniejszą i bezpieczniejszą opcją. Przedsiębiorca musi jednak zadbać wtedy o to, by poza umową z biurem rachunkowym, obejmującą przeprowadzanie obsługi kadrowej, upoważnić również konkretne osoby w biurze rachunkowym do prowadzenia teczek osobowych. Upoważnienie takie musi być imienne (ze względu na ochronę danych osobowych). Musi dotyczyć konkretnego pracownika (bądź pracowników) biura rachunkowego.

Elektroniczna dokumentacja kadrowa

Przy przekazywaniu prowadzenia dokumentacji kadrowej do biura rachunkowego warto pamiętać o tym, że wiele dokumentów kadrowych akt osobowych musi być przechowywana w oryginale (z podpisem pracodawcy i pracownika). Dotyczy to między innymi umowy o pracę, wypowiedzenia umowy, wniosków urlopowych, itd. Taka dokumentacja – mimo tego, że może być przechowywana w formie elektronicznej dla ułatwienia dostępu do dokumentów – na wezwanie inspektora pracy musi zostać dostarczona do siedziby kontrolowanej firmy. Na potrzeby bieżącej działalności firmy, wszelka dokumentacja może być jednak dostępna elektronicznie, w formie archiwum online. Jest to wygodne rozwiązanie, które daje szereg dodatkowych możliwości. Przykładowo, każdy pracownik może uzyskać dostęp do własnej teczki osobowej online (i dzięki temu mieć możliwość sprawdzenia ilości wykorzystanego urlopu, czasu i warunków trwania umowy czy dostępu do regulaminu pracy). Dzięki możliwości wprowadzenia kilkustopniowego dostępu do danych, biuro rachunkowe wyposażone w archiwum online może również udostępnić poszczególnym osobom dane związane jedynie z ich obszarem zainteresowań (np. pracownik szeregowy ma dostęp do swojej teczki, menedżer działu do teczek swoich podwładnych. Menedżer pionu do całości dokumentacji swojego pionu, pracownik miękkiego HR do całości danych itd.).

Co daje przekazanie prowadzenia teczek osobowych i dokumentacji kadrowej nowoczesnemu biuru rachunkowemu?

• Pewność bezpieczeństwa danych – brak posiadania teczek w firmie ułatwia kontrolę i zapewnienie tajności wynagrodzeń,
• Niższe koszty obsługi kadrowej,
• Łatwy i szybki dostęp do wszystkich niezbędnych informacji dla uprawnionych pracowników przez 24 godziny na dobę z każdego miejsca,
• Pewność bycia na bieżąco z wszystkimi przepisami i rozporządzeniami (co również obniża koszty prowadzenia kadr),
• Możliwość zapewnienia szybkiego i pełnego wglądu pracownika w jego akta osobowe bez ryzyka usunięcia przez pracownika jakichkolwiek dokumentów,
• Pewność zachowania bezpieczeństwa dokumentacji (dzięki temu, pracodawca unika ryzyka związanego z pozostawieniem akt w warunkach grożących ich uszkodzeniem, za co grozi grzywna od 1.000 – 30.000 zł – zgodnie z art. 281 pkt 7 K.P, jak również ryzyka związanego z wyciekiem danych, co również – na mocy art. 51 § 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jest karalnym wykroczeniem).

Decydując się na to, by biuro rachunkowe prowadziło dokumentację kadrową warto zatem mieć po pierwsze możliwość nieograniczonego i natychmiastowego wglądu w dokumenty kadrowe każdego pracownika (np. za pomocą archiwum online) a po drugie możliwość uzyskania błyskawicznego zestawienia czy podsumowania dowolnych danych na temat pracowników i zatrudnienia. Warto również – przy podpisywaniu umowy – zadbać o jak najkrótszy czas dostarczania oryginałów akt do siedziby firmy na wypadek kontroli.