Księgowa to nie zło konieczne, a partner w biznesie

Pracujemy i prowadzimy dziś biznesy w stanie permanentnej zmiany. Odczuwają to i właściciele firm, i księgowe oraz biura rachunkowe. Nic dziwnego, że zmieniają się oczekiwania firm oraz – siłą rzeczy – rola księgowego. Dziś nie jest tylko przyjmującym i rozliczającym dokumenty, ale przede wszystkim partnerem w biznesie i kontrolerem finansowym. A w tym wszystkim pomagają mu technologie. Ale po kolei.  

Czym można się dziś wyróżnić na rynku biur rachunkowych? Wiedzę ma praktycznie każda księgowa, bo musi mieć kompetencje i doświadczenie. Potrzebujemy zatem innego wyróżnika, który sprawi, że klient będzie chciał być z nami. Dziś najważniejsze – z mojej perspektywy – jest to, by umieć się szybko dostosować do zmian i tego, co się dzieje w podatkach, przepisach, biznesie. Tych zmian jest tak dużo, że klienci zaczynają się zwyczajnie gubić. Potrzebują wsparcia, poczucia bezpieczeństwa i edukacji. A także bieżącego dostępu do swoich wyników finansowych, by móc ocenić, jaka jest sytuacja firmy.

Wiedza biznesowa na wagę złota

Prowadzenie biznesu w niepewnych i zmiennych czasach wymaga dostępu do danych finansowych i mądrych przekształceń. W tym pomagają dziś księgowi. Nasi klienci dodają do systemów księgowych rozliczenia wyciągów bankowych czy raporty sprzedaży, a my rozliczamy ich w trybie tygodniowym i podajemy na bieżąco wyniki finansowe, by klient wiedział, czego się może spodziewać. Jaki zapłaci podatek, czy wzięcie leasingu lub zakup czegoś pomoże mu ten podatek obniżyć.

Znam firmy, które nie dostają takich danych i narzekają. Dużym problemem jest to w tych przedsiębiorstwach, które rozliczają się kwartalnie – przez całe trzy miesiące nie mają pojęcia, jaki podatek zapłacą i w dniu płatności otrzymują od swojej księgowej olbrzymią kwotę do uregulowania. Żaden właściciel biznesu nie chce dziś działać w takich warunkach.

Klient oczekuje zatem, że księgowa szybko dostosuje się do zmian. I tak powinno być. To my powinniśmy edukować klienta, a nawet pomóc mu zaprojektować jakieś procesy. Dawniej każdy klient miał jakiegoś prawnika, księgową. Teraz praca księgowych polega na tym, że jesteśmy częścią składową zespołu projektowego przy zmianach w biznesie. Ściśle współpracujemy z doradcami podatkowymi, z doradcami restrukturyzacyjnymi, z doradcami od upadłości, z osobami, które zajmują się RODO czy ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, z HR-em.
Rozmawiamy wspólnie o tym, jak zoptymalizować biznes. Księgowa jest niezbędna w tym procesie, bo najlepiej zna sytuację finansową klienta. Nie ma jednak uprawnień do tego, by doradzać. Dlatego nowoczesne i nastawione na rozwój klienta biura mają stałych doradców podatkowych, z którymi współpracują, którzy się w danych obszarach specjalizują. Gdy nadchodzi zmiana w firmie, którą obsługujemy, umawiamy spotkanie w szerszym gronie i decydujemy, jakie kroki podjąć, by pomóc naszemu klientowi.

Technologia w służbie księgowości

Obserwując rynek, a także klientów, którzy przechodzą do nas z innych biur rachunkowych, widzę, że dziś przedsiębiorcy oczekują współpracy z biurami, w których różne procesy są zautomatyzowane. A same biura są technologicznie zaawansowane i otwarte na wprowadzanie innowacji i pracę z nimi.

Jak to wygląda w praktyce? Zdarza się, że dostajemy dostęp do zdalnego pulpitu klienta. Klient ma swoje oprogramowanie, a my sobie z niego zaczytujemy, ściągamy pewne rzeczy. Nam to niesamowicie ułatwia pracę. Zyskuje też klient, ponieważ jego oczekiwania są spełnione. A głównym oczekiwaniem jest to, żeby księgowa nie tylko wyliczała podatki, ale była partnerem w biznesie i umiała podążyć za zmianą. Także technologiczną.

A technologie potrafią dziś naprawdę wiele. My od jakiegoś czasu pracujemy na oprogramowaniu Saldeo i ono w znaczący sposób podnosi szybkość i jakość naszej pracy oraz zadowolenie klientów. Przyznaję szczerze – w naszym biurze mieliśmy 3 podejścia do SaldeoSMART. Pierwsze dwa razy zakończyły się niepowodzeniem, bo klienci nie chcieli sami OCR-ować dokumentów. Przynosili zatem dokumenty do nas i to nasi pracownicy musieli skanować i wrzucać je do systemu. A to było czasochłonne.

Wszystko zmieniła pandemia. Klienci przestali przychodzić do biura i przekonali się do samodzielnego skanowania faktur, rachunków i umów. Za to dostali niesamowite korzyści.

Po pierwsze – archiwum. To jest funkcjonalność, która najbardziej zachwyca firmy, z którymi współpracujemy. I o której mówię swoim klientom już na pierwszym spotkaniu. Główna korzyść? Stały dostęp do faktury, w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca. Pamiętam, jak 12 lat temu klient dzwonił do naszego biura w sobotę, bo zepsuła mu się drukarka i potrzebował faktury. Oczywiście nie udało mu się dodzwonić w weekend. Zatem niczego nie załatwił i musiał poczekać do poniedziałku. Dziś może samodzielnie przejrzeć swoje dokumenty, kiedy tylko tego chce.

Po drugie – dokumentacja kadrowa. Wdrażamy aktualnie stopniowo u niektórych klientów prowadzenie dokumentacji kadrowej przez Saldeo. Mamy w systemie skany wszystkich dokumentów, wprowadzamy ważne daty. To szalenie ułatwia pracę. Ostatnio zadzwonił do nas uszczęśliwiony klient, bo dostał mailowo informację, że za kilka dni kończą się badania lekarskie jego pracowników. W zwykłych warunkach by o tym zapomniał. A informowanie o tym nie leży w obowiązkach księgowego. Z Saldeo natomiast przyszło powiadomienie na maila. A co ciekawe, w stopce tego maila podpisane było nasze biuro rachunkowe.
Zatem – my jako księgowi mamy w jednym miejscu wszystkie dokumenty kadrowe, a klient czuje się zaopiekowany, wie, że czuwamy. Mamy tu więc dzięki Saldeo bieżącą kontrolę i wsparcie.

Po trzecie – elektroniczny obieg dokumentów i elektroniczne segregatory. Saldeo ułatwiło nam przejście na elektroniczny obieg dokumentów, ale szczególną uwagę zwracamy na elektroniczne tworzenie segregatorów. Przy obecnej sytuacji ekonomicznej, przy gwałtownie rosnących cenach papieru, to rozwiązanie jest absolutnie niezbędne. Dziś pracujemy nad robotem, który pomoże nam tworzyć takie segregatory. One nam dają niesamowite możliwości cyfryzacji różnych procesów.

Po co nam technologia w biurach rachunkowych?

Wprowadzanie technologii do pracy księgowego jest dziś według mnie niezbędne. To, że księgowa korzysta z różnych narzędzi, które automatyzują jej pracę, sprawia, że więcej czasu poświęci na doradztwo. Na bieżącą obsługę. Saldeo pozwala nam odpisać na maila, odebrać telefon. A dla klientów to jest istotne. To jest wartość, której nie dają biura internetowe. A klient potrzebuje czasem się spotkać, przyjść, porozmawiać. Automatyzacja pracy nam na to pozwala.

Świadomy klient biura rachunkowego, który chce się rozwijać, chce, żeby księgowa rozwijała się razem z nim. Ja osobiście bardzo się cieszę, gdy klienci podsuwają nam jakieś nowe rozwiązania, wdrażają coś nowego , planują rozwój. Zawsze ich zachęcam do tego, żeby nas o tym informowali, bo może razem – także dzięki wykorzystaniu technologii – pomożemy mu się rozwinąć i zoptymalizować biznes.

Dzięki technologii łatwiej dostosowujemy się do zmian. A pamiętajmy, że dziś żyjemy w środowisku stałej zmiany – podatkowej, w biznesach klientów, zewnętrznej. Księgowi muszą się do tych zmian szybko zaadoptować, by móc przeprowadzić przez nie klienta. Bo taka jest dziś główna rola księgowego – wspierać i dawać poczucie bezpieczeństwa. I z niej się dzięki innowacjom wywiązujemy.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy