Błędy księgowe i jak je poprawić? Przyczyny, skutki i odpowiedzialność

Błędy księgowe mogą być kosztowne (aktualnie grzywna za wykroczenia skarbowe może wynieść nawet 84 tysiące złotych!) i prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla przedsiębiorstwa. Dlatego ważne jest, aby poznać najczęstsze błędy i sposoby ich poprawiania – w tym artykule przygotowaliśmy dla Ciebie analizę typowych pomyłek księgowych oraz praktyczne wskazówki, jak ich unikać.

Błędy księgowe – jakie pomyłki popełniamy najczęściej?

Błędy w rozliczeniach i rozrachunkach

• Nieprawidłowa ewidencja zdarzeń księgowych, takie jak nieprawidłowo sporządzony dokument źródłowy (np. brak daty, podpisu wystawiającego).
• Zaksięgowanie kwoty na nieprawidłowych kontach.
• Zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty.
• Dwukrotne ujęcie tej samej operacji gospodarczej,
• Pominięcie danej operacji podczas księgowania.

Błędy w rozliczeniu VAT

• Uchybienie obowiązkowego zgłoszenia VAT.
• Nierozliczenie VAT w terminie.

Inne błędy:

• Utrata dofinansowania przez nieterminowe złożenie wniosku.
• Uchybienie we wspólnych rocznych deklaracjach PIT małżonków.
• Utrata zwolnienia z obowiązku płacenia składek z ZUS.

Więcej informacji znajdziesz też w naszym artykule Najczęstsze błędy w rachunkowości firmy.

Kto odpowiada za błędy księgowe?

Zgodnie z przepisami prawa, to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za błędy księgowe. Jeśli takie błędy zostaną zauważone podczas kontroli skarbowej, może on ponieść konsekwencje karno-skarbowe. Technicznie biuro rachunkowe nie odpowiada przed organami skarbowymi za zobowiązania podatkowe klientów, niemniej jednak profesjonalne biura rachunkowe odpowiadają za prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dlatego pomyłki lub zaniedbania ze strony księgowych mogą być powodem do żądania odszkodowania ze strony klienta, dla którego dane biuro pracuje.

Poprawianie błędów księgowych. Przede wszystkim: zapobiegaj!

• Szkolenia z zakresu zmian w prawie i aktualnych przepisów mogą przyczynić się do redukcji błędów księgowych.
• Regularne przeglądy i audyty księgowe mogą pomóc we wczesnym wykrywaniu błędów i ich korygowaniu, zanim spowodują poważne konsekwencje prawne czy finansowe.
• A przede wszystkim – automatyzuj swoją pracę. Im mniej czynnika ludzkiego, tym mniejsze ryzyko popełnienia błędu z nieuwagi. Korzystanie z odpowiedniego oprogramowania księgowego, takiego jak SaldeoSMART, ułatwi rozliczenia i rozrachunki, minimalizując ryzyko błędów i uchybień.

SaldeoSMART oferuje rozwiązania automatyzujące rozrachunki i rozliczenia, dzięki którym:

• oszczędzasz czas;
• za sprawą dostępu do listy transakcji na każdym koncie masz bieżące informacje dotyczące stanu rozliczeń;
• nie musisz tworzyć uprawnień dla każdego pracownika, co eliminuje skomplikowane procedury i ułatwia zarządzanie dostępem do konta;
• możesz szybko identyfikować brakujące faktury, co ułatwia procesy windykacyjne i zapobiega opóźnieniom w płatnościach.
• sprawnie egzekwujesz zaległe płatności, co poprawia płynność finansową firmy.
• usprawniasz przepływ informacji między księgowością a administracją firmy, co ułatwia współpracę i komunikację wewnętrzną.
• bez trudu identyfikujesz nieoczekiwane i podejrzane przelewy, co pozwala szybko reagować na potencjalne zagrożenia.

Co, gdy błąd już się pojawi? Poprawianie błędów księgowych

Najważniejsze zasady korekt:

• Dowody księgowe muszą być wolne od błędów – niedopuszczalne jest wymazywanie i przerabianie ich.
• Można poprawiać jedynie dowody wewnętrzne poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, zachowując czytelność.
• Po poprawce należy podać datę i złożyć podpis osoby uprawnionej.
• Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
• Błędy w dowodach zewnętrznych można korygować poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu z uzasadnieniem.
• Błędy w zapisach księgowych można poprawiać za pomocą korekty lub storna, w zależności od momentu ich ujawnienia. Korekty dokonuje się w księgach prowadzonych techniką ręczną przed zamknięciem ksiąg, a storno – po zamknięciu ksiąg lub gdy prowadzone są komputerowo.
• Storno czarne polega na wprowadzeniu zapisu korygującego na tych samych kontach, ale po odwrotnej stronie. Storno czerwone polega na posługiwaniu się zapisem czerwonym na tych samych kontach, ale ze znakiem minus.

Błędy w księgowości – podsumujmy, czego się dowiedziałeś:

• Błędy księgowe mogą być kosztowne i prowadzić do różnych problemów prawnych i finansowych.
• W przypadku wątpliwości co do zgodności z prawem, przedsiębiorca może domagać się odszkodowania od biura rachunkowego.
• Ważne jest, aby podejmować odpowiednie środki, aby minimalizować ryzyko ich wystąpienia.
• Automatyzacja procesów księgowych, wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania oraz regularne szkolenia pracowników to kluczowe elementy skutecznego zarządzania księgowością i unikania błędów.