Za co odpowiada biuro rachunkowe? Poznaj zakres obowiązków

Chcesz wiedzieć, za co odpowiadają firmy zajmujące się księgowością? Jaki jest zakres obowiązków biura rachunkowego i gdzie zaczyna się, a gdzie kończy jego odpowiedzialność? Ten artykuł poświęcimy konkretnej, pełnej odpowiedzi na te tematy, które często zastanawiają osoby aktualnie współpracujące z biurem rachunkowym lub rozważające podjęcie takiej współpracy.

Odpowiedzialność biura rachunkowego – za co odpowiada biuro, a za co podatnik?

Na początku zaznaczmy, że nawet jeśli zdecydujesz się przekazać księgi rachunkowe zewnętrznemu biuru, to czynność ta nie zwalnia Cię od odpowiedzialności za nie – według przepisów prawa, odpowiedzialność pozostaje na Tobie jako podatniku.

Zapamiętaj: za księgę rachunkową odpowiada kierownik jednostki

Kim jest kierownik jednostki, o którym mówi prawo? To członek – lub członkowie – zarządu jednostki, czyli na przykład działalności gospodarczej – jeśli jest to jednoosobowa działalność, to kierownikiem jest założyciel firmy. W przypadku spółek (np. jawnej, cywilnej) kierownikiem, a raczej kierownikami, są wspólnicy prowadzący spółkę.

To na kierowniku jednostki spoczywa odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości (określonych ustawą o rachunkowości), nawet jeśli obowiązki zostaną przekazane innej osobie czy przedsiębiorcy, np. na zasadzie umowy B2B. To o takim przypadku mówimy, gdy za księgowość odpowiada biuro rachunkowe.

Jednak oczywiste jest, że kierownik jednostki, przekazując obowiązki biuru rachunkowemu, nie ma bezpośredniej kontroli nad prowadzonymi działaniami. Rzeczywiście – zmienia się forma odpowiedzialności w zakresie rachunkowości. Oddając księgę rachunkową w ręce biura rachunkowego, kierownik jednostki zaczyna pełnić odpowiedzialność z tytułu nadzoru, czyli odpowiedzialność pośrednią.

Czy biuro rachunkowe może być kierownikiem jednostki?

Zastanówmy się jeszcze, czy istnieją przypadki, w którym biuro rachunkowe czy księgowy mogą być kierownikami innej jednostki? Nie, nie ma takiej możliwości w świetle przepisów prawa.

Jak przekazać księgowość biuru rachunkowemu?

Jeśli chcesz skorzystać z możliwości powierzenia rachunkowości zewnętrznej firmie zajmującej się księgowością, musisz zgłosić ten fakt do Urzędu Skarbowego. To bardzo ważne – pamiętaj, aby zgłoszenie do urzędu przekazać maksymalnie do 15 dni (kalendarzowych, nie roboczych) od daty wydania ksiąg rachunkowych dla biura rachunkowego. W przeciwnym wypadku możesz liczyć się z konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

W jaki sposób egzekwowana jest odpowiedzialność księgowego?

Zdarzają się niestety sytuacje, w których dochodzi do zaniechań w biurze rachunkowym, które skutkują nieprawidłowo rozliczonymi okresami płatności, niezaksięgowanymi fakturami czy problemami z VAT-em. Co w takim wypadku?

W zależności od tego, z jakiej przyczyny powstał błąd – niewiedza, celowe działanie na niekorzyść klienta – księgowy może odpowiadać na płaszczyźnie prawa cywilnego lub również prawa karnego.

Dodatkowo, jeśli księgowy odpowiedzialny za błąd był zatrudniony na podstawie umowy o pracę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach Kodeksu pracy.

Jeśli natomiast księgowy odpowiedzialny za błąd został zatrudniony w ramach umowy B2B, ma zastosowanie kodeks cywilny, według którego księgowy jest zobowiązany do naprawienia szkody spowodowanej nienależytym wykonaniem umowy. Wyjątek stanowi sytuacja, w której to nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które nie ponosi on odpowiedzialności.

Jakie czynności może wykonywać biuro rachunkowe?

Jeżeli chodzi o to, jakie usługi świadczy biuro rachunkowe w ramach swojej działalności, nie jest to temat zależny od firmy, a od przepisów ustawy o rachunkowości. Do oferty biura rachunkowego mogą należeć takie czynności jak:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• zapisywanie zdarzeń na podstawie dowodów księgowych w porządku chronologicznym i systematycznym,
• inwentaryzacja stanu aktywów i pasywów,
• wycena aktywów i pasywów,
• ustalanie wyniku finansowego firmy,
• sporządzania sprawozdań finansowych,
• gromadzenie, zbieranie, przechowywanie dowodów księgowych firmy oraz innych części dokumentacji przewidzianych przez ustawę o rachunkowości.
  

Zapamiętaj: zakres obowiązków biura rachunkowego jest dokładnie określony przez przepisy prawa.

Za co odpowiada biuro rachunkowe? Podsumujmy

Wiesz już, co reguluje zakres obowiązków biura rachunkowego, oraz kim jest kierownik jednostki, czyli osoba odpowiedzialna za księgę rachunkową. Czas podsumować, za co odpowiada biuro rachunkowe, a za co nie.

Biuro rachunkowe odpowiada za:

• Prawidłowe wykonywanie swoich obowiązków,
• Wypełnianie zapisów umowy,
• Prowadzenie rachunkowości w zgodzie z prawem,
• Prowadzenie ksiąg rachunkowych, inwentaryzację, sporządzenie sprawozdań finansowych i inne elementy zakresu obowiązków ustalone przez prawo oraz w umowie z klientem.
  
  

Za co nie odpowiada biuro rachunkowe?

• Za błędy wynikające z zatajenia informacji przez klienta,
• Za problemy finansowe klienta,
• W sposób bezpośredni nie odpowiada także przed Urzędem Skarbowym za błędy w zeznaniu podatkowym i rachunkowości – natomiast odpowiada za nie już przed klientem.
  
  

Z naszego artykułu wiesz już, jaki jest zakres obowiązków biura rachunkowego. Przeczytaj również nasz tekst o tym, jaki program do faktur wybrać i na co zwrócić uwagę podejmując decyzję!