Prowadzisz firmę? Te dokumenty księgowe musisz znać

Jakie dokumenty księgowe są najważniejsze w firmie? Jak powinna wyglądać ich archiwizacja i czy wszystkie możesz przechowywać w formie elektronicznej? Sprawdź nasz przewodnik i rozwiej swoje wątpliwości!

Dokumenty, na podstawie których robione są zapisy w księgach rachunkowych to dowody księgowe. Mogą być zewnętrzne (obce – otrzymane od kontrahenta, własne – przekazane kontrahentowi) oraz wewnętrzne, czyli dotyczące działań w firmie (np. dokumentacja pracownicza). Zgodnie z przepisami, dowody księgowe muszą być rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Jakie dokumenty księgowe powinien znać każdy właściciel firmy?

Oto najważniejsze dokumenty księgowe, które musisz znać prowadząc firmę

Nawet jeśli dokumentami księgowymi Twojej firmy zajmuje się biuro rachunkowe, to dobrze wiedzieć, które dokumenty są kluczowe. To o nie mogą zapytać kontrolerzy skarbowi.

CZYTAJ TAKŻE: Dlaczego warto przesyłać księgowemu dokumenty online? >>>

7 najważniejszych dokumentów księgowych w Twojej firmie

Do najważniejszych dokumentów księgowych – prowadzonych dla celów podatkowych – należą:

1. księgi podatkowe (dla pełnej księgowości – księgi rachunkowe, a dla uproszczonej – księga przychodów i rozchodów czyli KPiR),
2. ewidencje sprzedaży,
3. rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
4. deklaracje,
5. dowody księgowe – potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością firmy,
6. dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury),
7. sprawozdania finansowe.

Wymienione wyżej dokumenty są dowodami dokumentującymi działalność przedsiębiorstwa. Dlatego powinny być należycie zabezpieczone (przed zniszczeniem, dostępem niepowołanych osób czy zmianami w treści) i odpowiednio przechowywane. Sprawa nie jest błaha, bo za zaniedbania i nieprawidłową archiwizację grożą kary przewidziane w Kodeksie karnym skarbowym.

Poznaj więcej możliwości SaldeoSMART, które ułatwią Ci pracę w Biurze Rachunkowym jaki w Firmie Skontaktuj się z nami. Nasz doradca odpowie na wszystkie Twoje pytania i przedstawi rozwiązania dostosowane do Twoich potrzeb.

Jak wygląda archiwizacja dokumentów księgowych i kto się nią zajmuje?

Dokumenty księgowe – w oryginałach – trzeba przechowywać w siedzibie firmy lub jej oddziale w miejscu, do którego nie mają dostępu osoby niepowołane. Archiwum może prowadzić też podmiot zewnętrzny. Należy jednak powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego. Przedsiębiorca musi zadbać, żeby dokumenty były przechowywane w porządku chronologicznym i miały numerację zgodną z KPiR. Szybkie odnalezienie potrzebnej faktury czy dokumentu inwentaryzacyjnego ułatwi umieszczenie dokumentów w dobrze opisanych okresach rozliczeniowych. Dokumenty można też przechowywać w formie elektronicznej przy użyciu programów do księgowości oraz na dyskach twardych w komputerach stacjonarnych wraz z kopią na dyskach przenośnych. I tutaj obowiązuje podstawowa zasada: dokumenty muszą być zabezpieczone przed zniszczeniem, zabronionymi zmianami oraz dostępem osób niepowołanych. 

Uwaga! Przedsiębiorca musi mieć dostęp do oprogramowania umożliwiającego otwarcie archiwizowanych dokumentów lub ich wydrukowanie/zapisanie w formacie PDF.

Pamiętaj, że w formie elektronicznej można przechowywać:

• księgę przychodów i rozchodów (KPiR),
• faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione/otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej, 
• faktury papierowe po ich zeskanowaniu,
• rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
• ewidencję wyposażenia oraz środków trwałych.

Kto zajmuje się  archiwizacją dokumentów księgowych? Za prawidłowe przechowywanie dokumentów odpowiada kierownik jednostki. Większość przedsiębiorców decyduje się na zlecenie tego zadania  biurom rachunkowym. Zawsze obowiązuje zasada, że kontrolerzy skarbowi muszą mieć swobodny dostęp do dokumentów księgowych firmy.

CZYTAJ TAKŻE: Dokumentacja księgowa w wersji elektronicznej – jak ją prawidłowo przechowywać? >>>

Dokumenty księgowe – okres przechowywania

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe? To pytanie spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Trudno się dziwić – jak już wspomnieliśmy – to dowody dokumentujące funkcjonowanie firmy np. rozliczenia podatkowe, wypłatę wynagrodzeń, czy też innych przychodów i wydatków. Oto terminy, których należy przestrzegać:

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – trwała archiwizacja,
• księgi rachunkowe – 5 lat,
• dokumentacja pracownicza (akta osobowe i pozostałe dokumenty) – 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł,
• dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych (dotyczące zatem przychodów, jak i wydatków) – 5 lat, 
• dowody księgowe dotyczące roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat,
• dokumentację przyjętego w firmie sposobu prowadzenia rachunkowości – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności, 
• dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
• inne dowody księgowe i dokumenty – 5 lat,
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną),
• dokumenty związane z rękojmią i reklamacjami – rok po upływie rękojmi/rozliczeniu reklamacji.

Uwaga! Czas archiwizacji liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. 

W przypadku dokumentów podatkowych (deklaracji, faktur) początek archiwizacji zaczyna się z początkiem roku następującego po roku obrotowym, w którym przypadał termin płatności podatku.