7 zalet elektronicznego archiwum dokumentów kadrowych

Od 1 stycznia 2019 r. można już prowadzić dokumenty kadrowe w formie elektronicznej[i]. Czy warto przejść na e-akta pracownicze?

Od Nowego Roku pracodawcy mogą zadecydować, czy chcą przechowywać dokumenty pracownicze w formie elektronicznej, czy papierowej. Każdy pracodawca musi zdecydować się na jedną formę prowadzenia takiej dokumentacji. Dlaczego warto wybrać wersję elektroniczną – e-akta osobowe?

Niskie koszty przechowywania e-dokumentów kadrowych

Papierowe dokumenty zajmują miejsce. Są to również dane poufne, które nie mogą wpaść w niepowołane ręce, dlatego dokumenty kadrowe trzeba przechowywać w sposób bezpieczny, w zamkniętej szafce. Nie mogą ulec zniszczeniu, więc stosuje się najczęściej szafy ogniotrwałe.

Jeśli masz 10 pracowników, to nie jest to może jeszcze aż tak duży problem, ale przy kilkudziesięciu osobach, rotacji i konieczności przechowywania danych przez 50 (lub 10) lat, nagle okazuje się, że w firmie potrzebnych jest kilka szaf na dokumentację pracowniczą. Koszt jednej to około 3-4 tys. zł. Taka szafa musi gdzieś stać, a skoro metr kwadratowy powierzchni biurowej to wydatek (w zależności od lokalizacji 10-20 euro / metr) to już mamy kolejne koszty. Do tego, wersja papierowa dokumentów to konieczność zakupu teczki na akta osobowe. Te specjalnie dopasowane do przechowywania dokumentacji pracowniczej (czyli z podziałem na części A, B, C i D) to wydatek około 4 zł / sztuka.

W sumie dokumentacja papierowa, to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych rocznie.

Elektroniczny dostęp do dokumentacji kosztuje tyle, ile dostęp do oprogramowania. W cenie masz kopie zapasowe oraz pewność, że firma przechowująca dane twoich pracowników, dba o ich bezpieczeństwo.

E-teczki pracownicze w SaldeoSMART – archiwum dokumentów kadrowych zgodne z nowymi regulacjami

O 40 lat krótszy okres przechowywania dokumentacji kadrowej

Do tej pory, dokumentacja pracownicza musiała być przechowywana aż przez 50 lat. Wraz z wprowadzeniem nowego rozporządzenia, okres przechowywania dokumentów pracowniczych uległ skróceniu do 10 lat. Dotyczy to jednakże jedynie nowych pracowników – zatrudnionych już po 1 stycznia 2019 roku.

A co z osobami, zatrudnionymi wcześniej? Tu w sukurs przychodzą nam e-teczki. Pracodawca, który zdecyduje się zmienić formę przechowywania dokumentacji i przejść na e-akta, będzie musiał złożyć w ZUS odpowiednie dokumenty, które jednocześnie staną się podstawą do tego, by skrócić okres przechowywania dokumentacji aż o 40 lat. Dotyczy to wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 roku.

Niestety, dla pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem konieczne jest utrzymanie 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Nadal jednak będzie można przechowywać ją elektronicznie.

Błyskawiczny dostęp do informacji dla HR

Ile czasu potrzeba, by sprawdzić do kiedy dany pracownik ma ważny certyfikat, który pozwala mu na wykonywanie obowiązków służbowych? A kiedy kończy mu się badanie lekarskie? A ważność szkolenia BHP?

W typowej firmie, w której korzysta się z papierowej dokumentacji pracowniczej, każda informacja wymaga albo osobistej wycieczki kadrowej bądź szefa do archiwum, albo przekopania się przez kilkanaście różnych Excelów z dodatkowymi zestawieniami. Mało wygodne i zajmujące ogromną ilość czasu.

Przy e-teczkach czas dostępu do informacji to zaledwie kilka sekund. I to z własnego stanowiska przy komputerze. Żadnych wycieczek do archiwum, żadnego przekopywania się przez zakurzone papiery. Z każdego miejsca, zatem praca w systemie rozproszonym czy zdalnie nie stanowi żadnego problemu.

Koniec ciągłych pytań pracowników

Ile urlopu mi jeszcze zostało? Kiedy kończy mi się umowa? Naprawdę mam zakaz konkurencji? Nie wiedziałem! – każda osoba zajmująca się kontaktem z pracownikami od strony HR wie, że już w kilkunastoosobowej firmie, pytania od pracowników dotyczące ich warunków pracy, urlopów, szkoleń, mogą zająć kilkanaście minut każdego dnia.

Pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi przez cały okres zatrudnienia. Odmowa może narazić pracodawcę na kontrolę PIP (jeśli pracownik złoży skargę), a nawet na sprawę w sądzie pracy.

Prowadząc akta osobowe w formie elektronicznej, można nadać dostęp do poszczególnych dokumentów pracownikom, których te akta dotyczą. Dzięki temu pracownik ma w każdej chwili możliwość sprawdzenia swoich dokumentów i zapoznania się z ich treścią.

Szybkie uzupełnianie dokumentów kadrowych

Nowe teczki pracownicze mogą zmieniać się nieco bardziej dynamicznie niż ich stare wersje. W rozporządzeniu Ministra Rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej przewiduje się również (w §6) konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przepisy nie precyzują, czy dokumentacja ta ma być częścią teczek osobowych czy też nie, ale wiadomo, że będzie konieczne prowadzenie takiej ewidencji.

Wersja elektroniczna to możliwość niezwykle szybkiego, niemalże błyskawicznego uzupełniania danych. Można to zrobić z każdego miejsca i o każdej porze. O ile przy papierowej dokumentacji konieczny był fizyczny dostęp do teczek, o tyle przy wersjach elektronicznych, kadrowa może być w dowolnym miejscu świata.

Porządek w dokumentacji pracowniczej

Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej opisują kilkanaście typów dokumentów, jakie muszą być przechowywane w aktach osobowych. Każdy z tych dokumentów powinien być oznaczony numerem, a cała dokumentacja przechowywana w porządku chronologicznym.

W praktyce, przy papierowych aktach osobowych, każdy dokument, musi być fizycznie zaniesiony do akt, wpięty, sprawdzona numeracja i adnotacja.

E-akta osobowe pozwalają na zachowanie porządku:

• łatwo sprawdzić na liście dokumentów czy faktycznie wszystkie niezbędne dokumenty są już w teczkach,
• bez problemu można dołożyć kolejny dokumenty zmienić numerację dokumentów,
• w łatwy sposób można zachować pełną chronologię wydarzeń,
• żaden dokument nie zginie, nie zawieruszy się, nie wpadnie przypadkowo z akt.

Potencjalne zmiany w przepisach od razu w Twoich e-teczkach

Wprawdzie ministerstwo nie zapowiada rychłych kolejnych zmian w dokumentach kadrowych, ale mając oprogramowanie typu SaaS, nie trzeba się martwić ewentualnymi modyfikacjami przepisów. Każdy system IT udostępniany w takim modelu ma jedną ogromną zaletę – musi być aktualny. A to oznacza, że system jest na bieżąco dopasowywany do wszelkich zmian, tak by jego użytkownicy mieli dostęp do produktu zgodnego z obowiązującymi przepisami.

UWAGA!

Pracodawca, który zdecyduje się na prowadzenie e-teczek, musi pamiętać o tym, aby zgłosić w ZUS oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów (druk ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) dla każdego z pracowników.

[i] Podstawa prawna Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w, związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, Dz.U. 2018 poz. 357