Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Dokument, bez względu na to, czy jest on papierowy, czy elektroniczny, stanowi pierwszorzędny dowód każdej transakcji lub sprawy. Dlatego też prowadząc firmę, musimy pamiętać o tym, aby nasza dokumentacja była prowadzona i przechowywana fachowo. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której istotny dla nas dokument ginie, bądź zostaje uszkodzony. Jak więc przechowywać dokumenty w przedsiębiorstwie, tak aby nasza firma działała sprawnie?

Przechowywanie zgodnie z wymogami

Każda firma musi zadbać o to, aby jej dokumenty były przechowywane zgodnie z przepisami, oraz zapewnić odpowiednie warunki chroniące i zabezpieczające je przed zniszczeniem bądź zgubieniem. Prawidłowe prowadzenie archiwum jest kluczowym elementem dla sprawnego funkcjonowania każdej firmy. Sumienne obchodzenie się z dokumentacją pozwala uniknąć sytuacji, w której jakiś dokument zostaje utracony bądź uszkodzony. Wszelkie przepisy określające wymogi prowadzenia i przechowywania dokumentacji zawarte są w ustawie Ordynacja podatkowa z 29 sierpnia 1997 roku oraz w Ustawie o rachunkowości z 29 września 1994 roku.

Organizacja archiwum

Aby w archiwum panował porządek, wszystkie dokumenty – zanim tam trafią – powinny podlegać odpowiedniej klasyfikacji, segregacji, kontroli oraz dekretacji. Powinny być umieszczone w kolejności chronologicznej w opisanych segregatorach bądź teczkach połączonych w lata podatkowe. Aby zachować potrzebne dowody, jak również zaoszczędzić miejsca dla nowych, warto zwrócić uwagę na to, jak długo należy przechowywać konkretne kategorie dokumentów. Jeśli chodzi o dokumentację księgową, czyli księgi podatkowe, rejestry, ewidencje, sprawozdania finansowe, dokumenty związane z inwentaryzacją oraz wszelkie dowody księgowe – musi być ona przechowywana do czasu jej przedawnienia. Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa termin przedawnienia następuje po upływie 5 lat od końca roku podatkowego, w którym minął okres na zapłatę podatku związanego z dokumentacją księgową. Jeśli chodzi o dowody dotyczące operacji związanych z ZUS-em, to okres ich przechowywania również wynosi 5 lat. Najdłużej, bo aż 50 lat, należy przechowywać dokumentację pracowniczą.

Przechowywanie dokumentów – najważniejsze obowiązki posiadacza kasy fiskalnej

Przechowywanie dokumentacji to także gromadzenie dokumentów księgowych, które „produkowane” są codziennie w ogromnych ilościach w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Chodzi między innymi o dokumenty związane ze sprzedażą, jak dokumenty księgowe, którymi są paragony z kas fiskalnych – zarówno w formie elektronicznej jak i w formie papierowej.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy obowiązani są do archiwizacji danych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w różny sposób, w zależności od rodzaju kas fiskalnych:

• kasa z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii – podatnik jest zobowiązany przechorowywać kopie każdego wydanego paragonu (w formie papierowej lub formie elektronicznej – na karcie pamięci – w zależności od typu posiadanej kasy używanej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej
• kasa on line – wszystkie dane z kasy fiskalnej są przesyłane na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas i tam zapisywane. Digitalizacja dokumentów sprawia, że nie ma obowiązku archiwizacji, a tym samym obowiązek przechowywania dokumentów odpada.

W jakiej formie podatnik jest zobowiązany przechowywać dokumenty księgowe?

Ustawy podatkowe stanowią, a administracja skarbowa akceptuje skanowanie faktur i innych dokumentów księgowych otrzymanych w formie papierowej i archiwizowaniu ich w formie elektronicznej.

Digitalizacja dokumentów nie oznacza jednak pełnej dowolności – dokumenty księgowe w formie elektronicznej należy przechowywać w nieedytowalnym formacie, np. PDF, JPG, TIFF, z podziałem na okresy rozliczeniowe, z możliwością wydrukowania.

Ograny kontroli skarbowej muszą mieć dostęp do dokumentów księgowych, w tym faktur, przechowywanych w formie elektronicznej.

Digitalizacja dokumentów to także oszczędność miejsca, co jest niezwykle istotne z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej. Utworzenie dokumentu w formie elektronicznej pozwala na zniszczenie oryginału dokumentu z formie papierowej. Resort finansów radzi jednak w takiej sytuacji wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową.

Inna możliwość dla osób na własnej działalności gospodarczej, to drukowanie faktur w formie elektronicznej i przechowywanie dokumentów w formie papierowej.

Ministerstwo Finansów uczula podatników odnośnie przechowywania dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Uporządkowane archiwum elektroniczne

Mozolna praca nad opisywaniem każdego jednego dowodu jest bardzo czasochłonna i absorbująca. Wymaga ona bowiem dużo koncentracji i uwagi, tak by można było zachować odpowiedni klucz i nie pomylić się przy archiwizacji. Świetną alternatywą dla tradycyjnego archiwum jest archiwum elektroniczne. Dzięki przechowywaniu dokumentacji w postaci zdigitalizowanej możemy zaoszczędzić miejsce w biurze oraz czas na późniejsze szukanie interesujących nas dokumentów. Ponadto wszelkie foldery z dowodami znajdują się w jednym miejscu, a przechowywanie ich na dysku w „chmurze” umożliwia korzystanie z nich wielu osobom naraz. Aby ułatwić sobie życie, warto zdecydować się na e-archiwum, jakie oferuje aplikacja SaldeoSMART. Interesujący nas dokument wystarczy jedynie zeskanować, a zaraz po tym podlega on automatycznej kategoryzacji i ląduje w uporządkowanym archiwum elektronicznym. Ponadto dzięki e-archiwum możemy mieć do niego szybki dostęp, kiedykolwiek chcemy i w jakimkolwiek miejscu jesteśmy. Koniec problemów z opisywaniem, klasyfikowaniem i długotrwałym wyszukiwaniem dokumentów. SaldeoSMART zrobi to za Ciebie.

Podsumowanie

Przechowywanie dokumentacji do temat, który dotyczy każdej działalności gospodarczej. To obowiązek nie mniej ważny, niż zbliżający się termin płatności podatku, ponieważ jest przedmiotem kontroli m.in. o oparciu o przepisy ordynacji podatkowej. Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek archiwizacji – chodzi o  przechowywanie dokumentacji pracowniczej (w tym imiennych raportów miesięcznych), akt pracowniczych pracodawca jest zobowiązany przechowywać listy płac innych dokumentów umożliwiających ustalenie podstawy wymiaru emerytury i potwierdzających odprowadzanie składek w ramach ubezpieczeń społecznych przez danego płatnika.

Archiwizacja dotyczy ksiąg podatkowych, ksiąg rachunkowych, dokumentów korygujących, deklaracji rozliczeniowych, obejmuje zatwierdzone roczne sprawozdania. Przechowywanie dokumentów księgowych, w tym faktur i paragonów fiskalnych wydawanych zakresie świadczonych usług lub sprzedaży towarów.