Czy work-life balance w księgowości jest możliwy?

Work-life balance to modna fraza i pojawia się we wszystkich branżach. I moim zdaniem wszędzie – także w księgowości – można osiągnąć stan równowagi między pracą a czasem dla siebie. Jednak nie uda się to bez otwartości, przełamania schematów i odpowiedniej organizacji. Największym wrogiem w drodze do harmonii w życiu jesteśmy my sami. Jeśli tylko sobie na to pozwolimy, work-life balance stanie się naszym udziałem.

Zacznijmy od tego, że życia na zasadzie work-life balance trzeba po prostu chcieć. Z moich obserwacji wynika, że bardzo dużo ludzi narzeka na zbyt dużą ilość pracy, brak możliwości wzięcia urlopu, brak czasu dla siebie. Ale jednocześnie nie robią niczego, żeby to zmienić. Żyjemy w biegu, ale bardzo często po prostu nie chcemy odpoczywać. Dlaczego? Z bardzo prostego powodu – trudno jest nam odpuścić kontrolę i zaufać innym. A bez tego work-life balance w księgowości jest niemożliwy.

Po pierwsze – wyjście poza schemat

Wielu przedsiębiorców po prostu nie potrafi nie pracować. To jest olbrzymi problem. Ludzie, którzy bardzo dużo pracują, często nie potrafią zwolnić, nie umieją wyłączyć myślenia. Za to wszystko odpowiedzialny jest strach – co się stanie, kiedy mnie nie będzie? Jak firma będzie funkcjonować, co się posypie? Co się zawali? Żeby w ogóle myśleć o work-life balance, trzeba ten strach wyłączyć. I nauczyć się ufać swoim zespołom, pracownikom. Jeżeli my – właściciele firm – nie odpuszczamy kontroli i nie dajemy przestrzeni osobom, z którymi pracujemy, które pomagają nam zarządzać, są liderami, to te osoby też nie mogą się rozwijać. Utykamy więc wszyscy w martwym punkcie.

Odpuszczanie i pozbywanie się takiego myślenia, że tylko ja mogę zrobić coś dobrze, oczywiście wcale nie jest łatwe. Sama długo się tego uczyłam. Na początku też nie chodziłam na długie urlopy, nie umiałam nie myśleć o pracy, wyłączyć telefonu, nie sprawdzać e-maili. To się zmieniło. I dzięki temu, że ja tak robię, także mój zespół uczy się tego, że odpoczynek jest możliwy. Że spokojny urlop jest możliwy. Że oderwanie się od pracy jest możliwe.

Oczywiście, czasem trudno jest po prostu wziąć wolne. W księgowości zwłaszcza zdarzają się bardziej intensywne okresy – rozliczanie PIT-ów, sprawozdania finansowe itd. Ale wszystko da się zorganizować. Kiedy obserwuję różne grupy branżowe, widzę, że jest tam dużo osób, dla których biuro rachunkowe to naprawdę miejsce, w którym ciągle czeka się na dokumenty, w którym brakuje szacunku do pracownika ze strony klienta. A to przeradza się w nadgodziny, w stres. Moim zdaniem – tak zorganizowane biuro nie ma dziś racji bytu. I ciężko w nim o work-life balance w księgowości. Ale zmienić to mogą technologie.

Po drugie – automatyzacja

No właśnie – automatyzacja, robotyzacja, systemy. Bez tego nie można dziś efektywnie pracować. Automatyzacja przyspiesza bardzo dużo rzeczy, odciąża pracowników, przejmuje powtarzalne procesy. Dzięki temu ludzie mogą się koncentrować na ważniejszych tematach, mają ułatwioną pracę i jest im łatwiej zaplanować i wykorzystać urlop. Także dlatego że w biurze pełnym technologii łatwiej zastąpić odpoczywającego pracownika.

Powiem zupełnie szczerze, że jestem w nielicznej grupie, która nie może się już doczekać właśnie znów przesuniętego KSeF-u. Czekam na niego bardzo, bo on też zautomatyzuje pracę księgowych, wymusi na klientach biur rachunkowych korzystanie z cyfrowych dokumentów. Co nam to da? Skończy się czekanie na dostarczenie faktur przez klientów. Łatwiej będzie zaplanować pracę i realizować ją w przewidzianych wcześniej terminach. Już teraz z takimi systemami jak SaldeoSMART jest to dużo prostsze. Nie trzeba już dowozić dokumentów, można się umówić z klientem, że będzie wrzucał do Saldeo dokumenty na bieżąco. W takiej sytuacji szybciej zamykamy miesiąc, nie mamy opóźnień.

W moim przekonaniu z KSeF-em organizowanie pracy, a tym samym dążenie do work-life balance będzie dużo bardziej komfortowe. Choć na pewno na początku będzie więcej pracy, dużo zapytań od klientów, telefonów. Ale w ostatecznym rozrachunku KSeF – jak każda automatyzacja – odciąży księgowych i pozwoli im lepiej zarządzać swoim czasem.

Ale automatyzacja pracy to nie tylko duże systemy czy wielkie innowacje. To także poznawanie możliwości narzędzi, z których już korzystamy. Do tego może się przyczynić cały zespół. W końcu są w nim osoby, które się specjalizują w różnych narzędziach. W naszym biurze na przykład jedna z pracownic, która jest biegła w Excelu, znalazła dla nas darmowy kurs właśnie z Excela. Sporo osób się zapisało i nauczyliśmy się rzeczy, które bardzo przyspieszają pracę. Nawet z pozoru drobne zmiany mogą uprościć nasze codzienne zadania. Warto z nich korzystać.

Po trzecie – nowa struktura firmy

W oszczędzaniu czasu może znacząco pomóc odpowiednia struktura firmy, wdrożone procedury, przygotowane wcześniej dokumenty. To jest szczególnie ważne, gdy firma zaczyna się rozwijać. Zdarzają się powtarzalne sytuacje, klienci zadają podobne pytania – warto mieć w jakiejś bazie przygotowane wcześniej dokumenty, strategie postępowania, odpowiedzi na pytania – napisane prostym, zrozumiałym dla klienta językiem, które można mu przesłać czy udostępnić od razu, bez dodatkowej pracy ze strony pracownika biura rachunkowego.

Moim zdaniem właśnie takie dobre ułożenie firmy, zorganizowanie i faktycznie włożenie jakiegoś wysiłku w lepszą organizację pracy, dopilnowanie procedur, zastosowanie odpowiednich zapisów w umowach – to klucz do większego spokoju, do zrównoważonej reakcji w sytuacji stresowej. I oszczędność czasu.

Po czwarte – dobrostan pracowników

Ważnym elementem work-life balance w księgowości jest dbanie o dobrostan pracownika. I to wtedy, kiedy jest w pracy, a nie poza godzinami. Liczy się więc dbanie o dobrą, pozytywną i taką wspierającą atmosferę wewnątrz firmy. W naszym biurze mamy cotygodniowe spotkania całego zespołu, na których wszystko omawiamy. Losujemy karty afirmacyjne, mamy ich już wiele kompletów i widzę, że zespół naprawdę na to czeka. Mamy swoje rytuały, zwyczaje, które kultywujemy. Dzięki temu pracownicy widzą, że praca jest miejscem, gdzie znajdują przestrzeń pełną wsparcia dla nich i ich pomysłów. Czują się bezpiecznie, wiedzą, gdzie są, co ich czeka, w którym kierunku idzie firma i jaka jest ich rola. To poczucie bezpieczeństwa jest bardzo ważne, pojawia się nawet podczas rozmów kwalifikacyjnych. Kandydaci pytają, na jaki okres umowa, a co potem? Nie chcą zostać na lodzie, bo każdy ma jakieś zobowiązania.

Work life balance to zatem nie tylko odpoczynek, ale też bardzo dużo innych czynników mocno zakorzenionych w kulturze organizacyjnej firmy. To także dostęp do wspomnianych wcześniej technologii – szczególnie ważny dla młodszych pracowników. Im naprawdę zależy na korzystaniu z technologii, bo wiedzą, jak bardzo one upraszczają pracę. To także możliwość pracy hybrydowej, zadaniowej, o którą też coraz częściej ludzie pytają podczas rozmów kwalifikacyjnych. I to naprawdę nie jest tak, że ludzie w domach udają, że pracują. Wielu jest bardziej produktywnych. Nie muszą tracić czasu na dojazdy, nie denerwują się, stojąc w korkach, po prostu wstają, wsiadają do komputera i pracują. Ale do tego też trzeba mieć odpowiednie technologie i narzędzia umożliwiające taką pracę. Od innowacji nie uciekniemy.

Trzeba wziąć pod uwagę, że potrzeby pracowników się zmieniają. Ludzie coraz bardziej cenią sobie swój wolny czas i możliwość zarządzania kalendarzem. Pracodawca musi się do tego w jakimś stopniu dostosować, żeby dać zespołowi to, na czym mu najbardziej zależy.

Dbanie o dobrostan pracowników to także różnorodne szkolenia – nie tylko podatkowe, ale przede wszystkim z umiejętności miękkich. Podczas nich poruszane są tematy, które mają przełożenie także na życie prywatne. Które uczą, jak lepiej żyć. Dostajemy narzędzia, które możemy wykorzystać na co dzień. To uczy nas radzenia sobie ze stresem, słuchania siebie. I chroni nas przed wypaleniem. Poprawia jakość życia.

Wracając do pytania z tytułu – czy work-life balance w księgowości jest możliwy?

Tak, jest możliwy. Jeżeli tylko sobie na to pozwolimy. Jeśli zaufamy i uwierzymy, że ludzie, którzy z nami pracują, są dobrzy i świetnie sobie ze wszystkim poradzą. Jeśli damy im i sobie odpowiednie narzędzia. Zaufanie i odpowiednie podejście dodaje ludziom skrzydeł i otwiera przestrzeń do zatrzymania się i ściągnięcia z siebie konieczności bycia w wiecznym pośpiechu. Zatem – zwolnijmy. Tylko od nas zależy, czy znajdziemy w życiu równowagę.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy