Jak odciążyć księgowego w pierwszym kwartale roku?

PIT-y, zmiany formy opodatkowania, rozliczenia kart podatkowych, sprawozdania finansowe. I normalna, codzienna praca, księgowanie, sprawy kadrowo-płacowe. Tak, pierwszy kwartał w księgowości jest szalony i intensywny. Czy da się do niego przygotować? Podstawą jest zadbanie o swoją głowę i zdrowe podejście do kryzysów. Terminy są tylko terminami, ale to, jak sobie radzimy z pracą pod presją, zależy od nas. I nigdy nie jest późno na naukę!

Ciężki początek roku

Każdy, kto pracuje w księgowości, wie, że początek roku jest naprawdę ciężki. Oprócz codziennych obowiązków czeka na nas jeszcze dużo dodatkowych zadań i presja, jaką często wywierają klienci. Bo choć termin wysłania PIT-ów mija 30 kwietnia, już od 15 lutego spływają do nas prośby o rozliczenia. A to oznacza pracę w stresie, często w obliczu nacisków, a nawet nierealnych oczekiwań.

Co tu ukrywać, bardzo liczyłam na KSeF. Na to, że wejdzie i trochę uporządkuje naszą pracę. Że przestaniemy czekać na dokumenty od klientów, że łatwiej nam będzie zorganizować taką codzienną rutynę, że pewne rzeczy przyspieszymy. To też pomogłoby w okresie rozliczenia PIT-ów. Ministerstwo zdecydowało się jednak na przesunięcie terminu wejście w życie nowego systemu. Musimy sobie zatem radzić bez niego.

Migracja klientów

Mało kto o tym wspomina w kontekście pierwszego kwartału, ale początek roku to też czas migracji klientów biur rachunkowych. Niektórzy odchodzą, niektórzy przychodzą. To też jest czasochłonny proces, który wymaga zaangażowania i uwagi. Ale też współpracy między biurami i niestety w tym zakresie wciąż mamy wiele do zrobienia. Bardzo czekam na kodeks dobrych praktyk, nad którym pracuje teraz Krajowa Izba Biur Rachunkowych. Liczę na to, że zapisane i zaakceptowane zasady współpracy między biurami wpłyną pozytywnie na relacje między firmami w branży. W sytuacji idealnej w przypadku migracji klienta biura dotychczasowe i nowe powinny wymieniać się informacjami, ułatwiać sobie ten proces przejścia. W rzeczywistości nie zawsze tak bywa i nawiązanie współpracy z nową firmą wymaga podjęcia wielu kroków, których można by było uniknąć, gdyby komunikacja między biurami była po prostu lepsza.

Ten splot początku roku, ogromu pracy i rozpoczynania oraz kończenia umów z klientami to wbrew pozorom świetny moment na to, aby się zatrzymać i zastanowić nad sobą. Co jeszcze mogę zrobić, jak popracować nad swoimi przekonaniami, by lepiej radzić sobie w takich sytuacjach? Bo jeśli odejście klienta wywołuje we mnie bunt i złość, to coś na pewno należy poprawić. W końcu to normalna sytuacja biznesowa, której nie należy brać do siebie. Jednak spokoju i zrozumienia siebie oraz swojej wartości, a także innych ludzi nie można nauczyć się w jeden dzień. A to podstawowe umiejętności, które pomogą nam przejść przez trudniejsze okresy.

Czas na zarządzenie emocjami

No właśnie, kompetencje miękkie są niezbędne do tego, by radzić sobie w biznesie. Spójrzmy na ten pierwszy kwartał. Żeby go przetrwać, potrzebna jest nam przede wszystkim umiejętność radzenia sobie z własnymi emocjami. Mamy przecież klientów, którzy próbują wywrzeć presję w tak ciężkim okresie. Intensywna praca sprawia, że jesteśmy bardziej podatni, szybciej się irytujemy, choć na co dzień możemy być naprawdę zrównoważeni. I łatwiej wchodzimy w emocje klientów. Żeby to przetrwać, musimy mieć odpowiednią perspektywę.

Prawdą jest, że to nie problem jest problemem, a nasze podejście do niego. A nad tym podejściem pracuje się długo. To kwestia zmian, które właściciel biura musi zaszczepić najpierw w sobie, a później w całym zespole. Tylko dzięki nim można się przygotować na bardziej stresujące momenty. Cóż, na terminy w księgowości nie mamy żadnego wpływu. One są, były i będą, taki sobie wybraliśmy zawód, musimy mieć świadomość tego, z czym on się wiąże. Ale już nasze podejście do tych terminów zależy tylko i wyłącznie od nas.

Do pierwszego kwartału trzeba więc podejść z pełną akceptacją. Z poczuciem, że tak, może być teraz troszkę trudniej, ale to minie. Że później przyjdzie czas na relaks, na przyjemności. Że nie można dać się zwariować, nie można pozwolić sobie wejść na głowę. Trzeba być asertywnym i ze spokojem wykonywać swoje obowiązki.

Im bardziej świadomy jest zespół, tym łatwiej przetrwać każdy trudny czas. Bo przecież każdemu czasem mogą puścić nerwy. Ale jeśli cały zespół jest dobrze i pozytywnie nastawiony, to ludzie się nawzajem mobilizują, podnoszą na duchu, pomagają przejść przez kryzys. To jest bardzo wspierające.

Siła jest w głowie

Takiego nastawienia nie da się jednak zbudować w jeden dzień. To długotrwały proces. Ale zawsze powtarzam, że zespół to jest najlepszy kapitał, jaki firma posiada. Inwestycje w ludzi to najlepsze inwestycje. Przyglądanie się temu, czego pracownicy potrzebują, jakie szkolenia podniosą ich kompetencje, wysyłanie ich na te szkolenia, nawet jeśli nie są przewidziane w rocznym budżecie – bez tego nie da się zbudować zaangażowanego i pozytywnie nastawionego zespołu, który może bez przeszkód pracować pod presją.

Wiem doskonale, jak ważne jest dla ludzi poczucie, że jeżeli czegoś potrzebują, to mogą na to liczyć. Dlatego my jako właściciele biur musimy mieć pełną otwartość na potrzeby naszych pracowników. Musimy dbać o nich właśnie szczególnie w okresie pierwszego kwartału. Musimy dać im poczucie mocy i sprawczości. Planować niezbędne szkolenia, podnosić wiedzę, umacniać kompetencje. Budować pozytywne nastawienie.

Jak? Choćby planując rozrywki dla całego zespołu. A to spotkanie integracyjne pod koniec lutego, a to wspólne wyjście do teatru. Takie drobne rzeczy, na które można czekać. I te większe także – pierwszy kwartał to doskonały moment na ustalenie urlopów. Na rozmowy o planach wyjazdowych, o plaży czy górach. Zawsze przyjemniej się pracuje, gdy mamy realną perspektywę dłuższego odpoczynku.

Pomoc technologii

Nie byłabym sobą, gdybym nie wspomniała o technologiach. Ich pomoc w czasie wzmożonej pracy jest nieoceniona. Każda automatyzacja, każdy robot, każda innowacja, która odciąża księgowych, pozwala im pracować bardziej efektywnie i nie poświęcać czasu na powtarzalne, mechaniczne czynności – jest na wagę złota.

W tym roku na przykład SaldeoSMART świetnie wstrzeliło się w nasze potrzeby z automatycznym rozliczeniem rozrachunków. Nowa funkcja pojawiła się na początku roku i oszczędziła nam sporo czasu. Nie musimy już ręcznie łączyć transakcji z dokumentami, nie musimy wgrywać do Saldeo wyciągów bankowych. To wszystko dzieje się dziś automatycznie.

Jestem przekonana, że kluczem do sukcesu biura rachunkowego i wydajniejszej, a także spójniejszej pracy jest ciągłe poszukiwanie nowych rozwiązań. Testowanie tego, co pojawia się na rynku. Sprawdzanie. Oczywiście, to też zajmuje czas, ale w rezultacie przynosi nam ogromne korzyści. Tak samo jak dzielenie się pomysłami na innowacje z firmami technologicznymi. Mówienie, czego potrzebujemy, co można by usprawnić, poprawić, ulepszyć. Dzięki temu dostajemy narzędzia, które realnie nam pomagają. Bo firmy takie jak Saldeo naprawdę słuchają tego, co mamy do powiedzenia.

Nie bójmy się kryzysów

Czy to, co napisałam, oznacza, że znalazłam receptę na pierwszy kwartał? I tak, i nie. Przecież niezależnie od tego, jak dobrze przygotujemy się na ten trudny czas, ostatecznie jesteśmy tylko ludźmi i musimy o tym pamiętać. Nawet jak będziemy mieć chwilę słabości, trzeba sobie na nią pozwolić. Ona też jest potrzebna. Pozwala nam się na chwilę się zatrzymać i w tym zatrzymaniu mogą pojawić się zupełnie nowe pomysły, dzięki którym łatwiej nam przełamać schematy, w jakich na co dzień funkcjonujemy. I te trudniejsze momenty też trzeba akceptować. Wiedzieć, że przyjdą. Taka jest kolej rzeczy, więc kryzys nie oznacza, że powinniśmy się załamać. Przeciwnie. W moim przekonaniu kryzysy budują ludzi i pomagają im stać się silniejszymi i pewniejszymi siebie.

Oczywiście zmiana podejścia do siebie i pracy wymaga czasu. A szaleństwo pierwszego kwartału jest toku. Co możemy zrobić jeszcze dziś, żeby wyjść z tego intensywnego okresu obronną ręką? Przede wszystkim zachowajmy spokój. Wspierajmy nasze zespoły. Bądźmy wyrozumiali, żeby ludzi dodatkowo nie frustrować. I dawajmy pracownikom dobry przykład. Nawet jak coś się wysypie – nie dajmy się zwariować. To naprawdę jest możliwe!

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy