Światowy Dzień Drzewa – czy Twój biznes przyczynia się do ochrony lasów?

10 października obchodzimy Światowy Dzień Drzewa, podczas którego przyglądamy się kwestii ochrony lasów i wdrażania w życie filozofii “paperless”. Powszechny dostęp do Internetu oraz digitalizacja miały znacząco przyczynić się do zmniejszenia zużycia papieru. Tak się jednak nie stało – zapotrzebowanie na ten surowiec wciąż rośnie, a organizacje zbyt długo zastanawiają się nad wprowadzeniem tzw. “dobrych praktyk” i zamianą uciążliwej papierologii na bardziej efektywne rozwiązania technologiczne. Dlaczego wciąż boimy się korzystać z elektronicznego przetwarzania informacji?

Co sekundę na świecie wycinany jest hektar lasu, z którego 14% przeznaczane jest na produkcję papieru. W ciągu ostatnich 400 lat zapotrzebowanie na ten surowiec wzrosło aż o 40% i wciąż rośnie, co przyczynia się do degradacji terenów zielonych, a co za tym idzie, zmniejszania się jedynych naturalnych zasobów tlenu, jakie posiada nasza planeta.

Tymczasem już kilka lat temu udowodniono, że praca z papierowymi dokumentami jest mało efektywna i niepotrzebnie zabiera nam około 6h tygodniowo. Mimo to nadal decydujemy się na marnowanie tego czasu, wiedząc jednocześnie, że korzystniejsze rozwiązanie jest tuż na wyciągnięcie ręki. Czy w przypadku dokumentacji elektronicznej biznes może się jeszcze czegokolwiek obawiać? A może to tylko strach przed zmianą i siła przyzwyczajeń do niewydolnych, ale znanych rozwiązań?

Papierkologia – sprawdź, ile kosztują Twoją firmę papierowe dokumenty

Papier nie taki bezpieczny

Zdaniem niektórych przedsiębiorców, jedną z największych zalet dokumentów papierowych jest bezpieczeństwo związane z ich przechowywaniem i przetwarzaniem. Kartka A4 trzymana w ręce czy przechowywana w opasłych segregatorach rzeczywiście może dawać poczucie kontroli nad prowadzoną dokumentacją. Niestety, jest to tylko iluzja, w rzeczywistości bowiem trudno jest zapanować nad piętrzącą się stertą faktur,umów czy ofert, które uwielbiają się gubić albo trafiać w niepożądane ręce.

Dokumentacja w formie elektronicznej to przede wszystkim:

• większe bezpieczeństwo firmowych danych – zaawansowane zabezpieczenia systemów oraz liczne procedury uniemożliwiają nieupoważnionym osobom wgląd w archiwum
• mniej zużywanego papieru oraz tonerów do drukarek
• łatwiejsze archiwizowanie oraz wyszukiwanie dokumentów, co bezpośrednio przekłada się na oszczędność cennego czasu.

Warto zauważyć, że najważniejsze instytucje państwowe już dawno przeszły z tradycyjnych systemów obsługi petentów na bezpieczniejsze i ekologiczne, elektroniczne rozwiązania. W Zakładach Ubezpieczeń Społecznych od dawna możemy składać e-deklaracje zamiast wielostronicowych zeznań papierowych, podobnie sytuacja wygląda w Urzędach Skarbowych. Co więcej, już w przyszłym roku rozliczymy się z fiskusem wyłącznie za pomocą elektronicznego dokumentu – czy zatem uparte trwanie przy papierowych wydrukach ma jeszcze jakikolwiek sens?

Wyłącz drukarkę, włącz myślenie

 Według badań przeprowadzonych w zeszłym roku przez KPMG, aż 3 na 4 pracowników nie potrafi zrezygnować z wydruków papierowych (“Zachowania proekologiczne i poziom zdigitalizowania wśród pracowników biurowych”, 2017). Tymczasem wdrażanie dobrych praktyk w organizacji należy zacząć przede wszystkim od edukacji, która eliminuje strach przed zmianą i zachęca pracowników do wdrażania oraz propagowania proekologicznych nawyków.

Jak zamienić miłość do druku na dobre praktyki i ochronę ekosystemu?

• Zacznij od edukacji: tylko zrozumiałe i udokumentowane przykłady skłonią pracowników do spojrzenia w stronę elektronicznych rozwiązań z większym zaufaniem.

 Przykład:

Zachęć współpracowników do troski o środowisko i wytłumacz im, że:

– dwustronny druk przyczyni się do ocalenia kilku drzew dziennie

– zamiast kilku papierowych kopii dla każdej osoby, można zeskanować dany dokument i pracować na wersji elektronicznej, co znacząco skraca czas jego obiegu.

• Zasiej ziarno zmiany i wspieraj jego wzrost poprzez kształtowanie odpowiedzialnej kultury organizacyjnej!

Elektroniczne archiwum dokumentów – dlaczego warto pomyśleć o elektronicznej archiwizacji dokumentów?

Blisko 60% Polaków używa drukarki podczas wykonywania pracy zawodowej (KPMG, 2017), a co za tym idzie, ponad połowa obywateli tego kraju codziennie decyduje o dalszym losie drzew, które zaopatrują nas w tlen i chronią przed zanieczyszczeniami powietrza. I choć aby przyczynić się do ochrony polskich lasów wcale nie trzeba od razu korzystać z najnowocześniejszych systemów elektronicznych, warto pamiętać, że współczesna technologia oferuje rozwiązania, którym papier już dawno nie jest w stanie dorównać. Przedsiębiorco, pamiętaj o “płucach ziemi”!

The World Counts – Environmental facts and live statistics
Zachowania proekologiczne i poziom zdigitalizowania wśród pracowników biurowych, KPMG, 2017
Bridging the Information Worker Productivity Gap in Western Europe / Adobe