Powrót do biura – aspekty psychologiczne

Wiele firm rozpoczęło już stopniowe otwieranie biur. Poza koniecznością przygotowania przestrzeni pod kątem wymagań sanitarnych trzeba zadbać też o dobrostan pracowników i ich potrzeby psychiczne. Powrót do biura po przerwie i w sytuacji nadal obecnego wirusa nie jest bowiem sprawą prostą. Jakie ryzyko i konsekwencje niesie powrót do biura? O co zadbać?

Sprawdź nastroje pracowników

Mimo tego, że odmrażanie gospodarki trwa i w teorii (przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa) nie ma przeszkód, by wracać do biur, to w praktyce zagrożenie nie zostało pokonane. Ilość osób zarażonych nadal rośnie, a krzywa zarażeń na razie się nie wypłaszcza. Podczas gdy część osób marzy o powrocie do biura, część się tego po prostu boi.

Z badań Algorithm Group, które przeprowadzono pod koniec kwietnia, na 1000 pracowników biurowych wynika, że zdania są podzielone bardzo równo – 51% pracowników uważało, że powrót do biura jest bezpieczny, a 41%, że nie.

Przed podjęciem decyzji o powrocie warto przeprowadzić wśród pracowników badanie (np. ankietą), by sprawdzić, jakie są ogólne nastroje dotyczące powrotu do biura. W zależności od wyników będziesz wiedzieć, czy możesz nieco przyspieszyć z powrotem, bo większość chce wracać, czy może potrzeba wcześniej odbudować zaufanie (i chęć) do pracy w biurze.

Przedstaw pracownikom plan powrotu uwzględniający takie zmienne jak:

• Zmiany w przestrzeni biurowej,
• Ewentualne nowe zasady pracy,
• Harmonogram powrotu (kto i kiedy wraca, czy będzie wprowadzona praca rotacyjna itd.).

Zapytaj ich, czy mają uwagi, jakie mają pomysły, które mogłyby pomóc im poczuć się bezpieczniej i pewniej.

Przeprowadź edukację na temat nowych zasad zachowania się w biurze, zwłaszcza w częściach wspólnych. Zrób to, zanim pracownicy pojawią się w biurze i jeśli zarządzasz mniejszym zespołem, najlepiej w sposób, który wymaga interakcji (dyskusja, mini warsztaty). Jeśli prześlesz po prostu dokument w pdf, wielu go po prostu nie przeczyta.

Wyjaśnij pracownikom podejmowane kroki. Jeśli na przykład decydujesz się, by usunąć z jadalni stół, wytłumacz pracownikom powody takiej decyzji.

Pamiętaj, że zmiana nawyków i zachowań trwa bardzo długo. Robimy wiele rzeczy odruchowo. Nie wystarczy jeden raz powiedzieć pracownikom, jak się mają zachowywać. Trzeba o tym stale przypominać i to na wiele różnych sposobów.

Rozważ stałą zmianę sposobu pracy

Dla wielu osób niechęć z powrotem do biura wiąże się po prostu z tym, że przekonali się, że praca zdalna im odpowiada. Nie tracą czasu na dojazdy, mają więcej czasu dla siebie, są bardziej efektywni. Wielu może deklarować lęk przed powrotem, choć tak naprawdę powodem jest niechęć do tego, by siedzieć za biurkiem w firmie.

Zmuszenie takich osób do powrotu do biura na stałe skończyć się może na dwa sposoby:

1. przywykną (choć być może ich satysfakcja z pracy spadnie),
2. zaczną szukać nowej pracy – takiej, która pozwoli im na realizację obowiązków zdalnie.

Ta druga opcja będzie łatwiejsza niż dawniej, bo część firm przekonała się w czasie koronawirusa, że w zasadzie biuro nie jest im potrzebne i koszt ten można zredukować. O zdalną pracę będzie zatem łatwiej.

Rozwiązaniem, które warto przemyśleć, jest uelastycznienie sposobu pracy w firmie. Jeśli pracownik zachował efektywność, a praca zdalna nie owocuje spadkiem produktywności czy problemami z realizacją zadań to może warto (jeśli pracownik woli) wprowadzić opcję pracy zdalnej na stałe?

Taką opcję swoim pracownikom zaczynają proponować nie tylko małe firmy, ale również duże korporacje. Google i Facebook pozwala pracownikom na pracę zdalną do końca roku, jednocześnie przygotowując się do tego, by części pracowników umożliwić stałą pracę zdalną lub elastyczny wybór takiej opcji. Visa, posiadająca 131 biur w 76 krajach również chce wprowadzić elastyczną formę pracy.

Pamiętaj też, że wielu pracowników nie potrafi lub nie ma warunków do pracy zdalnej i dla nich praca w biurze jest bardzo ważna. Likwidując całkowicie biuro, możesz takich pracowników stracić.

Ustal zasady komunikacji na temat wirusa

Środki bezpieczeństwa, które wprowadzi firma to jeden element zadbania o zdrowie pracowników. Drugim jest dyscyplina pracowników. Zadania na temat epidemii są bardzo podzielone. Dla części pracowników zagrożenie jest bardzo realne i będą stosować się karnie do wszystkich zasad (a nawet może niekiedy przesadzać z ostrożnością), a dla zwolenników teorii spiskowych koronawirus to mit, a wprowadzane zasady niepotrzebne i ograniczające.

W każdej, nawet małej firmie, mogą być przedstawiciele skrajnych „obozów”. Kiedy mamy do czynienia z polaryzacją poglądów np. na kwestie polityczne, to tych tematów można w pracy unikać. Niestety tematu koronawirusa w biurze uniknąć się nie da. Aby zminimalizować ryzyko konfliktów między pracownikami, warto przypomnieć im zasady komunikacji, która nie obraża i nie rani. Podkreślić to, że każdy ma prawo do odmiennych poglądów i należy je szanować, a zachowanie zasad bezpieczeństwa jest właśnie wyrazem takiego szacunku do drugiej osoby. Dzięki temu powrót do biura przebiegnie bez spokojnie.

Wspieraj odporność pracowników

Poza dbaniem o higienę obroną przed wirusem jest też naturalna odporność. Izolacja w domach, zamknięte sale treningowe, często mniej urozmaicone jedzenie nie wpłynęły na nią dobrze. Wparcie pracowników w budowaniu odporności nie tylko pokaże im, że się o nich troszczymy, ale w szerszej perspektywie daje większe szanse na to, że pracownicy nie tylko – jeśli zarażą się COVID-19 – to przejdą wirus łagodnie, ale również będą mniej chorować na inne choroby.

Jak firma może wspierać odporność pracowników?

• Edukując na ten temat (informacje w intranecie, ebooki),
• Organizując wspólne aktywności fizyczne,
• Wspierając zdrowe odżywianie (dostęp do owoców, zakup blendera umożliwiającego robienie zdrowych koktajli w pracy itd.).

Dobre przygotowanie do powrotu pracowników do biura pozwoli Ci obniżyć koszty psychologiczne i nie wpłynie negatywnie na produktywność, która w okresie odbudowy biznesu jest szczególnie ważna.