Jak pomóc pracownikom w organizacji pracy z domu?

Konieczność przeniesienia pracy z biura do domu zaskoczyła bardzo wiele osób. W ciągu zaledwie kilku dni przestawienie się na efektywną pracę zdalną jest ciężkie. Zwłaszcza jeśli pracownik nigdy tak nie pracował, nie ma odpowiednich warunków, a jego adaptacja przebiega w atmosferze lęku o przyszłość zarówno w zakresie zdrowia jak i pracy. Co może zrobić firma, by maksymalnie ułatwić ten czas swoim pracownikom i pomóc im w organizacji pracy z domu?

Zadbaj o warunki pracy pracowników

W teorii do pracy zdalnej wystarczy komputer i Internet. W praktyce, jeśli taka praca ma trwać dłużej niż dzień czy dwa i być efektywna, trzeba mieć odpowiednie miejsce do pracy, wygodne krzesło, spokój.

Sytuacja każdego z twoich pracowników może wyglądać inaczej. Jeden mieszka sam w dwupokojowym mieszkaniu, jest geekiem, ma wygodne krzesło gamingowe i dwa monitory, zatem jego miejsce pracy jest nawet bardziej komfortowe niż w biurze. Drugi mieszka w 50-metrowym mieszkaniu z dwójką dzieci w wieku przedszkolnym i żoną, która też przeszła na pracę zdalną. Zamiast stołu w salonie z aneksem kuchennym ma wysoki bar i w czasie pracy może co najwyżej siedzieć na sofie z laptopem na kolanach.

Wprawdzie pracodawca nie może ingerować w prywatne warunki życia pracowników, ale warto dopytać każdą osobę czy ma: przestrzeń do pracy (biurko, blat, stół), monitor, który może podłączyć do ekranu laptopa, krzesło. Czy nie potrzebuje ustalić niestandardowych godzin pracy (by np. móc wymieniać się z żoną opieką nad dziećmi). Pytania zadaj bezpośrednio i precyzyjnie. Pamiętaj, że nie każdy chętnie przyzna się do tego, że wynajmuje 8-metrowy pokój w standardzie studenckim.

Czasem wystarczy dodatkowa pomoc – pożyczenie z biura monitora, krzesła czy nawet zakup online blatu, na którym pracownik może postawić komputer, by znacznie podnieść mu warunki pracy z domu i pomóc w jej organizacji.

Daj pracownikom narzędzia do komunikacji

Aby praca zdalna przebiegała efektywnie pracownicy muszą móc się komunikować. Wiadomości email nie wystarczą. Potrzebny jest czat (z opcją rozmów indywidualnych i grupowych) oraz stabilne narzędzie do rozmów głosowych (opcjonalnie także z video).

Nie zmuszaj pracowników do włączania kamery – choć w czasie izolacji spotkania nawet wirtualną twarzą w twarz są potrzebne, nie każdy może mieć na to warunki. Najlepiej pozostawić wybór pracownikowi.

Zapewnij możliwość łatwej wymiany i elektronicznego obiegu dokumentów

Jeśli do tej pory obieg dokumentów odbywał się analogowo lub pracownicy przesyłali je sobie mailem, to przy wprowadzeniu pracy zdalnej pojawi się chaos.

W pracy zdalnej rośnie ilość pisemnej komunikacji. To, o co dawniej pracownicy pytali się bezpośrednio, teraz przekazywane jest mailowo lub przez czat. To zwiększa ilość komunikatów i sprawia, że trudniej się w nich odnaleźć. Łatwiej o pomyłkę i przesłanie dokumentu do osoby, która nie powinna mieć do niego dostępu.

Systemy umożliwiające zbudowanie elektronicznego obiegu dokumentów (takiej jak SaldeoSMART) eliminują ten problem. Pozwalają na skonfigurowanie ścieżek obiegu dokumentów i nadanie pracownikom odpowiednich uprawnień. Żadne dane nie wyciekają, nic się nie gubi i pracownik, bez pytania się kolegi, może sprawdzić, na jakim etapie jest dokument, którym zarządza.

Jeśli wdrażasz elektroniczny obieg dokumentów już w czasie zdalnej pracy większości lub wszystkich pracowników to pamiętaj o tym, by instrukcja obiegu dokumentów była dostępna dla wszystkich pracowników, również tych, którzy nimi nie zarządzają bezpośrednio.

Stwórz archiwum dokumentów

Takie, z którego pracownicy będą mogli korzystać bez wymyślania koła no nowo, czyli konieczności tworzenia kolejnych wersji tych samych dokumentów.  Najlepiej, jeśli archiwum przechowuje nie tylko same skany, ale wersje cyfrowe dokumentów, które w razie potrzeby można edytować.

Wybierając system do stworzenia elektronicznego archiwum, zwróć też uwagę na to,  jak mocno zaawansowana jest wyszukiwarka – czy pozwala przeszukiwać bazę dokumentów pod kilkoma kryteriami (np. słowo + data utworzenia), tworzyć tagi. Archiwum dokumentów przyda się nie tylko w trudnym czasie epidemii. Pracownicy docenią je również po powrocie do standardowego trybu pracy.

Ustal cele na najbliższe tygodnie

Efektywna praca zdalna, zwłaszcza wtedy, kiedy nie można było się do niej przygotować, a warunki często nie są wymarzone, wymaga samodyscypliny i motywacji wewnętrznej.

Przy codziennym stresie związanym z epidemią, zamknięciu i społecznej izolacji oraz (paradoksalnie) często również nadmiarze bodźców dostarczanych przez najbliższą rodzinę, jest to po prostu niezwykle trudne.

Ułatwieniem dla pracowników jest system precyzyjnego zarządzania zadaniami i raportowania. Jasne wytyczne pozwalają mieć jasność, co się danego dnia zrobiło, a kierownik może w łatwy sposób sprawdzić, na jakim etapie realizacji jest dany projekt.

Praca zdalna jako sposób na przyszłość?

Po ponad miesiącu od wprowadzenia w wielu biurach pracy zdalnej coraz bardziej przyzwyczajamy się do tej formy. Choć wielu pracowników tęskni za biurem, to okazało się, że taka forma pracy też może być efektywna.

Wypracowane w czasie obecnej sytuacji mechanizmy i sposoby pracy pomogą w:

• Uelastycznieniu trybu pracy w przyszłości i danie pracownikom wyboru jak chcą pracować,
• Redukcji kosztów – dzięki na przykład omawianym wyżej narzędziom i metodom optymalizacji,
• Otwarciu firmy na pracowników z innych regionów kraju – poprzez opcję pracy w pełni zdalnej,
• Łatwiejszej adaptacji firmy do zmian w przyszłości. I to zarówno tych związanych z (być może) ponowną koniecznością przejścia na pracę w pełni zdalną jak i z innymi zmianami jakie będą dziać się w firmie.

Praca zdalna w czasie pandemii – jak menedżer może pomóc pracownikom?