Praca zdalna w czasie pandemii – jak menedżer może pomóc pracownikom?

Na skuteczną pracę zdalną wpływają nie tylko kwestie techniczne, takie jak narzędzia, sposoby komunikacji czy zarządzania informacjami. Aby pracownicy mogli pracować efektywnie, trzeba też popracować nad komunikacją. W pracy zdalnej, a także w trudnym okresie pandemii, to niezwykle ważne.

Na jakie aspekty techniczne należy zwrócić uwagę, aby praca zdalna w firmie przebiegała sprawnie?

Stwórz bazę wiedzy na tematy firmowe

Praca zdalna bardzo mocno ujawnia wszelkie braki na poziomie onboardingu i wiedzy pracowników. Przebywając w jednym biurze, pracownik zawsze może zwrócić się z pomocą do kolegi z biurka obok. Przy pracy zdalnej w teorii też, ale w praktyce jest to trudniejsze, bo pisząc wiadomość, na odpowiedź trzeba czasem poczekać, a dzwoniąc do kolegi, mamy wrażenie, że przeszkadzamy. Poza tym, po każdym takim pytaniu pozostaje ślad (którego nie ma przy bezpośrednim kontakcie), a który pośrednio jest dowodem na to, że pracownik nie radzi sobie z zadaniem i musi pytać lub prosić o pomoc.

Stworzenie bazy wiedzy w firmie pozwala ograniczyć ilość pytań zadawanych innym pracownikom. Przyspiesza czas reakcji, sprawia, że pracownik jest bardziej samodzielny i – co najważniejsze – nie przeszkadza innym. Baza wiedzy w szerszej perspektywie pozwala przechowywać wiedzę w firmie. Zostaje ona w organizacji nawet wtedy, kiedy pracownik odejdzie z pracy.

Bazę wiedzy zrobisz w specjalnie do tego przygotowanych programach HR lub (najprościej) w archiwum dokumentów udostępnionym pracownikom.

Baza wiedzy jest obecnie szczególnie ważna w branży księgowej, bo sytuacja pandemii i wprowadzane przez rząd Tarcze Antykryzysowe to ogromną ilość zmian w przepisach związanych ze sprawami kadrowymi, ZUS i podatkami. Zebranie wszystkich informacji w jednym miejscu, dzielenie się zdobytymi danymi i interpretacjami może każdej księgowej zaoszczędzić ogromnie dużo czasu!

Nie przeszkadzaj pracownikom w pracy

Na forach i grupach zrzeszających specjalistów HR pojawia się sporo pytań na temat tego, w jaki sposób budować ducha zespołu i co można zaproponować pracownikom, by podnieść ich efektywność oraz samopoczucie.

O ile troska o pracowników jest chwalebna, o tyle to, czego obecnie najbardziej potrzebują, to jasny system zasad, możliwie dobre warunki do pracy i spokój. Dodatkowe zajęcia (zwłaszcza w czasie pracy), zebrania, pogadanki, webinaria, konkursy, tak naprawdę tylko potęgują stres i dokładają pracownikom zadań, sprawiając, że stają się nieefektywni.

Kilka tygodni pracy z domu nie zabije w pracownikach motywacji do pracy, zwłaszcza w obliczu kryzysu. Izolacja społeczna tym bardziej sprawi, że będą tęsknić za kolegami. Dodatkowe integracje mogą pomóc, ale nie są pierwszą potrzebą – warto je robić tylko wtedy, jeśli wiemy, że pracownicy tego oczekują.

Przekazuj informacje na temat sytuacji firmy

To, co obniża obecnie efektywność pracowników to również stres. Do strachu o bliskich i własne zdrowie dołącza również obawa przed utratą pracy i płynności finansowej. Rzetelne i jasne informowanie pracowników o tym, jaka jest sytuacja firmy, pozwala ten stres opanować i redukuje ilość plotek, które będą się pojawiać w firmie (a które przez to, że szerzą się przez komunikatory i telekonferencje, „zjadają” jeszcze więcej czasu niż tradycyjne „plotkowanie przy ekspresie do kawy”).

Przygotowanie pracowników do pracy z domu wymaga czasu, którego nie dostała żadna z firm. Najlepsza pomoc, jaką teraz można zapewnić swoim pracownikom, to łatwe w obsłudze i użyteczne narzędzia (systemy), które pozwolą im łatwiej zarządzać zadaniami i przenieść pracę w pełni w cyfrowy świat oraz zaufanie, że mimo stresu i lęku chcą, by ich firma działała możliwie sprawnie i płynnie wróciła na rynek, kiedy sytuacja się ustabilizuje.

Zadbaj o stan psychofizyczny pracowników

Mimo tego, że powoli odmrażamy gospodarkę, skutki epidemii odczuwać będziemy jeszcze bardzo długo. I to nie tylko w sensie ekonomicznym, ale również fizycznym, społecznym i psychologicznym. Każdy z pracowników może reagować w inny sposób. Warto znaleźć czas na indywidualną rozmowę, która pomoże ocenić czy pracownikowi potrzebne jest dodatkowe wsparcie.

Pamiętaj, że często pracownik sam nie powie co mu leży na wątrobie. Potrzebne są wychodzące od lidera pytania bądź propozycje.

• W utrzymaniu dobrej kondycji społecznej mogą pomóc: wspólne (choć wirtualne) śniadanie z pracownikami, które można zorganizować telekonferencją, wspólna aktywność (na przykład kalambury rysunkowe online za pomocą skribbl.io czy wspólne oglądanie filmu dzięki watch2gether). W ostatnich dniach aplikacji pozwalających na łączenie się online w większych grupach powstało bardzo wiele i można poszukać alternatyw dla aktywności, które dotąd wymagały fizycznej bliskości.
• W utrzymaniu kondycji fizycznej można pomóc poprzez zachęcanie do codziennych ćwiczeń, przesłanie pracownikom prezentu w postaci zestawu do domowego studia fitness (wystarczy mata do jogi i taśma elastyczna) czy zrobienie konkursu między pracownikami na większą ilość przysiadów.
• W utrzymaniu kondycji psychicznej można pracownika wesprzeć np. rozmową z psychologiem. Diagnoza stanu psychicznego jest ważna, bo w Polsce na depresje choruje 1,5 mln Polaków, a absencja chorobowa z tego powodu to ponad 5 mln dni rocznie[i]. A są to dane z okresu sprzed epidemii i izolacji. Obecnie można spodziewać się większych problemów, dlatego nie lekceważ tego, jak czuje się pracownika. Szacuje się, że obniżenie nastroju to spadek efektywności od 20-40%.

Łagodzenie konfliktów

Pandemia w większym stopniu niż codzienne życie pokazała, jak bardzo się od siebie różnimy. Twoi pracownicy mogą reagować zupełnie różnie – jedni będą uważać, że izolacja i zamrażanie gospodarki nie było konieczne, inni będą nadal bali się wyjść na zewnątrz i wrócić do pracy. O ile w codziennym życiu możemy z łatwością unikać kontrowersyjnych tematów (polityki czy wyznania), o tyle tematu pandemii uniknąć nie sposób. A przy skrajnych opiniach łatwiej o konflikty. Niezależnie od własnych poglądów musisz pozwolić każdemu wyrażać własne zdanie. To też świetny moment, by przypomnieć pracownikom o zasadach asertywności.

Mamy nadzieję, że tych kilka porad pomoże Wam lepiej zadbać o samopoczucie pracowników. Nawet jeśli w ciągu kilku tygodni uda się odmrozić gospodarkę, to skutki koronawirusa będziemy odczuwać miesiącami. Niewykluczone też, że jesienią czeka nas powtórka. Bądźcie gotowi!

[i] Za forumprzeciwdepresji.pl oraz raport „Depresja – analiza kosztów ekonomicznych i społecznych” Instytut Zarządzania w Ochronie Zdrowia Uczelni Łazarskiego.