Po co ci Timesheet?

Znów niemile zaskoczył cię bilans na koniec miesiąca? Tyle pracowałeś, a wystawione klientom faktury wyglądają dość żałośnie?

Jeśli:

• Bywa, że minął cały dzień, a ty masz poczucie, że nie wiesz, co tak naprawdę udało ci się zrobić,
• Wycenę usług dla klientów przygotowujesz nieco ad hoc, bo nie wiesz dokładnie, ile czasu zajmuje ci ich realizacja,
• Czujesz, że wiele twoich projektów nie jest rentownych, bo zespół poświęca na nie zbyt dużo czasu,
• Nie potrafisz powiedzieć, ile czasu spędzasz miesięcznie nad zadaniami, które bezpośrednio nie przynoszą ci zysku (np. sprawy księgowe czy przygotowywanie ofert dla klientów),

To absolutnie i natychmiast potrzebny ci Timesheet!

Co to jest Timesheet?

Jest to aplikacja, która pozwala rejestrować czas pracy. Po co? Otóż po to, by wiedzieć, ile czasu zajęła nam realizacja poszczególnych zadań biznesowych i – docelowo – ile zarobiliśmy, bądź na jaką kwotę powinniśmy wystawić klientowi fakturę.

Timesheet daje Ci wgląd w to, w jaki sposób pracujesz i umożliwia wprowadzenie odpowiednich zmian w Twojej organizacji, które pomogą ci uzyskać lepsze wyniki finansowe. Mówiąc wprost –pozwala ci zarabiać więcej.

Timesheet to narzędzie, które powinna stosować każda firma niezależnie od wielkości. Jeśli jesteś freelancerem, pozwoli ci zmienić złe nawyki i lepiej wyceniać własną pracę. Jeśli zarządzasz większą firmą, daje jasność rentowności projektów i pozwala ograniczać zbędne wydatki. To po prostu klucz do tego, by czas przekuć w pieniądz.

Jak Timesheet przekłada się na twoje większe zyski?

• Prawidłowe szacowanie czasu realizacji i kosztów projektów na bazie danych historycznych,
• Prawidłowa wycena projektów. Jeśli wyceniasz projekt „z dołu”, możesz sprawdzić ile czasu przeznaczasz na jego realizację i interweniować w sytuacji przekroczenia budżetu. Jeśli „z góry”, to wiesz dokładnie, za jaki czas pracy rozliczyć się z klientem,
• Mniejsza ilość opóźnień w realizacji projektów dzięki lepszemu szacowaniu i kontroli czasu pracy,
• Zwiększenie produktywności przez kontrolę czasu pracy (konieczność monitorowania czasu pracy szybko wyrabia nawyk większego skupienia i większą dyscyplinę pracy),
• Transparentność – dla Ciebie, twoich pracowników, klientów. Wiesz, gdzie podział się wasz czas, możesz łatwiej ocenić produktywność pracownika i podjąć decyzję o premii czy podwyżce,
• Większa jasność kosztów poszczególnych operacji i działań (a dzięki temu masz dane, które pozwalają ci usunąć nieefektywne lub nieprzekładające się na zysk działania),
• Redukcja działań nieefektywnych, niemających wpływu na zysk,
• Jasność tego, które zadania lepiej outsourcingować, a które zachować wewnątrz firmy (by zredukować koszty),
• Lepsza identyfikacja obszarów wymagających wsparcia lub rozwinięcia (monitoring czasu pracy pomaga Ci podjąć decyzję o tym, czy już czas na nowego pracownika, a jeśli tak, to w którym obszarze byłby on najbardziej potrzebny).

I to wszystko, za pomocą jednej małej aplikacji, którą możesz wdrożyć w firmie nawet bezpłatnie. Imponujące, prawda?

Timesheet automatyczny i manualny

Na rynku dostępne są dwa typy aplikacji:

Automatyczne mierzą czas, jaki pracownik spędza na poszczególnych aplikacjach czy stronach. Dzięki nim można zauważyć, na co marnuje się najwięcej czasu i ile faktycznie zajmuje np. pisanie maili, odpowiadanie klientom czy … Facebook. Wadą automatycznego monitoringu jest to, że nie wiadomo, do jakiego projektu dana czynność należy – czy przeglądanie Facebooka było zmarnowanym czasem, czy może badaniem konkurencji?

Manualne, które pozwalają ręcznie (w czasie rzeczywistym lub post factum) wpisać czas spędzony nad konkretnym zadaniem w ramach danego projektu. Dają jasność tego, ile czasu zajęło nam zadanie, ale wymagają dyscypliny (trzeba timer włączać lub dobrze szacować czas) i nie uwzględniają drobnych rozpraszaczy (np. telefonu od klienta czy telemarketera, szybkiego maila itd.).

To, który będzie lepszy, zależy od tego, co chcesz mierzyć i z czym masz problem. Pamiętaj również, że pracownicy timery automatyczne często traktują jako wyraz kontroli i monitoringu (a co za tym idzie braku zaufania), a timery manualne można oszukać.

Jak wybrać dobry Timesheet?

Aplikacji do monitoringu czasu spędzonego nad zadaniami i projektami jest kilkadziesiąt. Poza podstawową funkcją, czyli umożliwieniem przypisania czasu do projektów, różnią się dodatkowymi funkcjonalnościami – np. możliwością rozbicia projektów na zadania i przypisania ich do różnych osób, wyceny konkretnych zadań czy zadecydowania o tym, czy dany projekt należy do grupy płatnych, czy bezpłatnych.

Weź pod uwagę przede wszystkim to, czy:

• Jesteś w stanie płacić za aplikację, czy szukasz opcji freemium (bezpłatnej, ale z ograniczoną funkcjonalnością),
• Czy potrzebujesz integracji z innymi narzędziami, których używasz w firmie,
• Czy chcesz dowiedzieć się, na co przeznaczasz czas (timer automatyczny) czy ile czasu zajmuje realizacja poszczególnych projektów (timer manualny),
• Będziesz lub potrzebujesz korzystać z wersji mobilnej czy wystarczy ci desktop,
• Chcesz móc wprowadzać różne stawki dla różnych osób lub projektów czy wystarczy ci płaska stawka,
• Chcesz, aby twój Timesheet miał jeszcze dodatkowe opcje (np. możliwość fakturowania bezpośrednio z systemu lub powiadomienia o przekroczeniu budżetu projektu),
• Chcesz pracować w jakiejś konkretnej metodologii (np. stosujesz w firmie Kanban) czy też po prostu chcesz wiedzieć, ile czasu spędzasz nad konkretnymi projektami.

Najefektywniej założyć kilka kont demo i przez dwa – trzy dni używać po kolei jednej z aplikacji, a następnie podjąć decyzję o tym, z której korzysta ci się najwygodniej, a w przypadku płatnych narzędzi, które ma najlepszy stosunek jakości do ceny.