Zleć to i wrzuć w koszty swojej firmy

Wrzuć w koszty, czyli kiedy bardziej opłaca się zlecić zdanie niż wykonać je samemu.

Większość małych przedsiębiorców jak najwięcej rzeczy w firmie stara się wykonywać samodzielnie, by uniknąć dodatkowych kosztów. W efekcie nierzadko zamieniają się w multikombajny do zadań wszelakich – od spraw związanych z realną tematyką firmy, przez sprzedaż, marketing, logistykę, po księgowość i dział prawny.

Efekt? Brak czasu na faktyczny rozwój biznesu, frustracja, chroniczne zmęczenie. Metodą „Zosia Samosia” na dłuższą metę nie da się prowadzić biznesu i go rozwijać.

Jako przedsiębiorca, przy każdym zadaniu związanym z Twoją firmą, możesz wybrać jedną z trzech opcji:

• Zrobić je samemu,
• Zlecić pracownikowi do wykonania,
• Wynająć firmę lub freelancera, który zrobi to za Ciebie.

Kiedy i co lepiej zlecać niż wykonywać samemu?

Przede wszystkim to, co ktoś inny może wykonać taniej i jednocześnie nie gorzej od Ciebie. Są trzy główne kryteria takich zadań:

1. Wiedza – nie znasz się na zadaniu, które masz wykonać

Masz przygotować wzór umowy z kontrahentem, ale nie jesteś prawnikiem? Nie wiesz, jakie zapisy prawne warto zastosować i na jakie niuanse zwrócić uwagę, aby zabezpieczyć swoje interesy? Jeśli zdecydujesz się sam przygotować umowę zajmie Ci to około 3-4 godziny i nie będziesz mieć pewności, czy umowa jest faktycznie poprawna i zabezpiecza Twoje interesy na każdą okoliczność. W przyszłości może okazać się, że brak ważnego zapisu przyniesie Ci straty na tysiące złotych.

Zlecenie przygotowania umowy prawnikowi to koszt (średnio) 300 – 500 zł. I masz gotowy wzór, który możesz później stosować.

To tylko jeden z przykładów sytuacji, w której brak wiedzy, może być bardzo kosztowny. Inne podobne obszary o wysokim poziomie ryzyka to np. usługi księgowe, sprawy podatkowe i pracownicze. Wprawdzie można zajmować się tym samemu, ale wartość czasu, jaki trzeba poświęcić, by być z przepisami na bieżąco, jest dużo wyższa niż koszt tych usług u profesjonalistów.

2. Czas – wykonanie zadania jest czasochłonne

Niektóre zadania wymagają żmudnego procesu przygotowawczego, bądź poświęcenia im sporej ilości godzin. Jeśli zdecydujesz się samodzielnie poświęcić czas, nie będziesz go mieć na inne zadania, które musisz wykonać.

Do czasochłonnych zadań należy: badanie i śledzenie konkurencji, zadania sprzedażowe (zwłaszcza sprzedaż wychodząca), przygotowywanie analiz czy zestawień, przygotowywanie ofert. W każdej firmie będą to nieco inne zadania – jeśli nie wiesz, co najmocniej obciąża twój czas, załóż sobie timesheet i wszystko stanie się jasne.

Timesheet – czyli jak kontrolować czas pracy, spędzany na poszczególnych czynnościach

3. Koszty – zlecenie zadania jest tańsze niż wykonanie samodzielnie

Są rzeczy, które możesz i chętnie robisz sam, ale ze względu na swoją prostotę i łatwość realizacji można je zlecić za niewielkie pieniądze. Takie zadania też warto delegować, bo czas nie jest z gumy. Twój – lepiej będzie przeznaczyć na coś bardziej ambitnego i związanego z rozwojem firmy.

Uwaga – tani może znaczyć drogi. Jeśli do realizacji zadania wybierzesz „zbyt taniego” zleceniobiorcę, który się nie zna na rzeczy i po kim trzeba będzie poprawiać, to zadanie okaże się bardzo kosztowne.

Jak policzyć ile faktycznie kosztuje outsourcing?

Aby podjąć decyzję czy bardziej opłaca się zlecić, czy wykonać samemu, musisz mieć jasność własnej stawki godzinowej. Zarówno tej, do której dążysz, jak i tej realnej, którą udaje ci się obecnie uzyskiwać. Jeśli jej nie znasz, odsyłamy to wpisu o Timesheet.

Kiedy znasz wartość swojej godziny pracy, możesz porównać koszt wykonania usługi przez freelancera czy zewnętrzną firmę do swojej stawki. Pamiętaj przy tym, aby porównując, obniżyć koszt z faktury o 18% podatku dochodowego (bo przecież fakturę wrzucasz w koszty, ale swojego czasu, jako kosztu nie możesz zakwalifikować).

Przykład:

Chcesz znaleźć i odezwać się do minimum 50 osób z firm z twojego regionu, które mogłyby być zainteresowane twoją usługą. Zamierzasz znaleźć te osoby przez LinkedIn i wysłać do wszystkich maile. Samodzielne wykonanie takiego zadania, jeśli maile mają być personalizowane, szacujesz na około 10 godzin. Zakładając, że godzina twoje pracy warta jest 150 zł, to koszt wykonania takiego działania wyniesie około 1500 zł.

Jeśli zlecisz to Wirtualnej Asystentce, której praca kosztuje 100 zł / godz., a do tego ma doświadczenie i wykonana zadanie w 8 godzin, to zapłacisz 800 zł netto, które wrzucisz w koszty (czyli możesz „odzyskać” 18%).

Bywa, że outsourcing wydaje się droższym rozwiązaniem, ale zawsze warto przeliczyć dokładnie, czy potencjalna redukcja kosztów, dzięki obciążaniu siebie nowym zadaniem, jest na pewno opłacalna.

Procesy, które najczęściej opłaca się zlecać na zewnątrz w małych firmach:

• Księgowość i sprawy kadrowo – płacowe,
• Obsługa prawna,
• Prowadzenie social media,
• Obsługa działań marketingowych i contentowych,
• Rekrutacja pracowników,
• Pozyskiwanie klientów,
• Przygotowywanie prezentacji,
• Analizy konkurencji, biznesowe,
• Prace graficzne, prace związane z obsługą strony www.

A Wy? Co zlecacie na zewnątrz?