Kary za brak KSeF

Kary odnośnie Krajowego Systemu e-Faktur dotyczyć będą nie tylko firm, które zaniechają wystawiania faktur przez rządową platformę. Ważne będzie również prawidłowe wdrożenie KSeF, zwłaszcza w sytuacji awarii. Wyjaśniamy!

Kogo dotyczą kary za KSeF?

Kary związane z Krajowym Systemem e-Faktur mogą być nakładane na osoby fizyczne jak i prawne. Co to znaczy w praktyce? Zarówno właściciel jak i firma może otrzymać karę za brak faktury na rządowej platformie.

W jakich przypadkach mogę otrzymać karę?

Mamy 3 sytuacje, w których możemy zostać ukarani.

1. Brak wystawionej faktury

Dla ustawodawcy brak faktury jest jednoznacznym z niewysłaniem jej do KSeF. Jedynie taki dokument jest prawnie uznany za fakturę. Możemy stworzyć i „wystawić” fakturę w naszym programie finansowym, ale będzie ona tak samo ważna jak obecna proforma. Nie niesie ze sobą żadnych skutków prawnych czy finansowych. Nikt nie będzie brał takich faktur pod uwagę. Może być ona jedynie formatką, wzorem potrzebnym do zatwierdzenia przez przełożonego. Dopiero po przesłaniu jej do KSeF nabiera mocy prawnej.

2. Wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem, gdy KSeF będzie niedostępny

Mówimy tu o sytuacji awarii – czy to platformy rządowej czy naszego oprogramowania połączonego z KSeF. W obu przypadkach jesteśmy zobowiązani do wystawienia faktur zgodnych ze wzorem XML udostępnionym przez ministerstwo.

3. Po okresie niedostępności KSeF nie prześlemy faktury na platformę

Chodzi tutaj o sytuację po zaistnieniu awarii. Gdy system rządowy lub nasz program będzie znów sprawny, musimy przesłać wystawione poza systemem KSeF fakturę w określonym terminie. Mamy do czynienia z dwoma terminami:

• następnego dnia roboczego, gdy to nasz system uległ awarii,
• do 7 dni roboczych w przypadku niedostępności platformy rządowej.

Wysokość kar

Ostatnie zmiany w ustawie spowodowały usunięcie zapisu o karze minimalnej w przypadku naruszenia zobowiązań względem KSeF. Gdy jednak pojawi się jedna z 3 opisanych wyżej sytuacji, będziemy ukarani kwotą od 0 do 100% wysokości podatku wykazanego na fakturze. W przypadku nieopodatkowanych transakcji wartość kary może wynieść do 18,7% kwoty wykazanej na dokumencie. Co ważne, kara dotyczy każdej faktury osobno. W przypadku dużej ilości dokumentów może być ona dotkliwa.

Sposób karania

Kary będą nakładane bez uprzedniego powiadomienia i wezwania do naprawy naruszeń. W związku z tym nie będzie możliwości wyrażenia tzw. „czynnego żalu”. Będzie to administracyjna kara pieniężna stąd istotne będą okoliczności towarzyszące uchybieniu związanym z Krajowym Systemem e-Faktur.

Od kiedy kary?

System kar wejdzie w życie pół roku po rozpoczęciu działania platformy KSeF.

Przygotuj się do KSeF

Jeśli chcesz dobrze przygotować się do nowego obowiązku, zapraszamy do lektury naszych artykułów. Podpowiadamy jak łatwo i bezpiecznie przygotować się do Krajowego Systemu e-Faktur!

Przeczytaj też:

1. Bezpieczeństwo w KSeF
2. Kto może mieć uprawnienia do KSeF?
3. Co to jest token w KSeF?

Wprowadzenie KSeF przeniesione

19 stycznia 2024 roku nowy Minister Finansów zapowiedział audyt Krajowego Systemu e-Faktur. Dopiero na podstawie jego wyników ogłoszone zostaną terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Wszystko po to, by wyeliminować ewentualne błędy i nie dopuścić do sytuacji, w której przedsiębiorcy nie będą mogli wystawić faktur.

Zyta Rabka

Product Marketer SaldeoSMART. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego i Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, doświadczona managerka z certyfikatem Prince2, która specjalizuje się w zarządzaniu zmianą i marketingiem produktowym. Na co dzień zajmuje się dopasowaniem produktu do oczekiwań rynku i efektywną komunikacją SaldeoSMART do klientów. Pasjonują ją nowe technologie i aplikacje. Nie stroni od wysiłku fizycznego i dźwigania kilogramów zwłaszcza w martwym ciągu.