Scenariusze pracy z KSeF – to proste z SaldeoSMART

Poznaj scenariusze pracy z KSeF. Krajowy System e-Faktur wciąż budzi dużo wątpliwości wśród przyszłych użytkowników, którzy boją się tego, że wraz z KSeF stracą kontrolę nad wystawionymi i otrzymanymi fakturami. Uspokajamy! Aplikacja SaldeoSMART na to nie pozwoli. Przygotowaliśmy różne scenariusze pracy na dokumentach, które dają przestrzeń na weryfikację faktur i potwierdzenie ich zasadności.

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to elektroniczny system, który został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów po to, by usprawnić proces wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur.

Wdrażanie i zarządzanie uprawnieniami w KSeF

Jednym z istotnych aspektów korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest właściwe wdrożenie i zarządzanie uprawnieniami. Z pomocą SaldeoSMART można skutecznie zarządzać tymi uprawnieniami i zapewnić dostęp tylko tym osobom, które mają odpowiednie kompetencje.

Poznaj scenariusze pracy z KSeF z SaldeoSMART

Proces wysyłki faktury do KSeF

Scenariusz 1 – Wysyłka faktury przez osobę fakturującą z pełnymi kompetencjami i uprawnieniami

W tym scenariuszu osoba odpowiedzialna za fakturowanie (pracownik firmy lub biura rachunkowego) ma pełne kompetencje i uprawnienia w zakresie wysyłania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur. Po przygotowaniu faktury i sprawdzeniu jej poprawności osoba ta wysyła fakturę do KSeF, korzystając z narzędzi i funkcjonalności dostępnych w naszym systemie. Proces wysyłki faktury jest wykonany zgodnie z wymaganiami i procedurami ustalonymi w ramach KSeF. Wszystkie czynności można wykonać z perspektywy intuicyjnego interfejsu aplikacji SaldeoSMART.

Scenariusz 2 – Konsultacja faktury z klientem biura przez osobę fakturującą

W tym scenariuszu osoba fakturująca (księgowy, pracownik biura rachunkowego), posiadająca pełne kompetencje i uprawnienia, konsultuje zawartość faktury z klientem biura rachunkowego jeszcze przed jej wysłaniem do KSeF. Osoba ta jest odpowiedzialna za upewnienie się, że faktura jest zgodna z umową i spełnia oczekiwania klienta. Po konsultacji i uzgodnieniu faktura jest wysyłana do KSeF.

Scenariusz 3 – Wysyłka faktury przez osobę fakturującą bez uprawnień do KSeF

W tym scenariuszu osoba fakturująca posiada pełne kompetencje, ale nie ma uprawnień do bezpośredniej wysyłki faktur do KSeF. W takim przypadku osoba z uprawnieniami do KSeF, na przykład księgowy, jest odpowiedzialna za wysłanie faktury do systemu. Osoba fakturująca (praocwnik firmy) przygotowuje fakturę i przekazuje ją osobie z uprawnieniami, która wysyła fakturę zgodnie z wymaganiami KSeF.

Proces pobierania faktur z KSeF

Trzy scenariusze działania

W scenariuszu pierwszym pracownik firmy (lub automat) pobiera faktury z KSeF-u po to, by je przeprocesować. Potwierdza ich zasadność, a następnie przekazuje je do księgowego w celu dekretacji.

Scenariusz drugi zakłada pobranie faktur przez księgowego lub automat. W tym przypadku w kolejnym kroku uprawniony pracownik firmy lub klient biura rachunkowego sprawdza zasadność faktur i przekazuje je księgowemu do dekretacji.

W scenariuszu trzecim księgowy po pobraniu dokumentów od razu je księguje. Dopiero później pracownik firmy lub klient biura weryfikuje faktury i wskazuje księgowemu te, które wymagają poprawek.

Miniobieg KSeF

„Miniobieg KSeF”ma na celu wsparcie procesu akceptacji dokumentów pobranych z KSeF po stronie biura rachunkowego czy firmy. Każda z tych grup może stosować różne sposoby oznaczania, w zależności od tego, jaki styl pracy preferuje (czy działa szybko i maksymalnie optymalizuje swoją pracę, czy też skrupulatnie przegląda każdą fakturę). Oznaczenia są informacją dla księgowego, że faktura została przejrzana i zaakceptowana do zaksięgowania lub odrzucona przez klienta lub pracownika firmy.

Oznaczenie statusu na detalach dokumentu

Klient biura lub pracownik firmy ma możliwość oznaczenia statusu faktury bezpośrednio na jej detalach w systemie SaldeoSMART. Dzięki temu – jako „właściciel skrupulatny” – może wskazać, czy faktura wymaga szczegółowej analizy i weryfikacji.

Oznaczenie statusu z poziomu listy dokumentów

Klient biura lub pracownik firmy optymalizujący swoją pracę korzysta z funkcji operacji zbiorczych w systemie KSeF, gdzie może jednocześnie oznaczać statusy faktur na liście dokumentów. Ten sposób umożliwia mu kompleksową pracę na wielu dokumentach jednocześnie, przypisując im odpowiedni status.

Oznaczenie statusu za pomocą przycisku „komplet dokumentów”

Użytkownik, który pracuje szybko, może też skorzystać z dedykowanego przycisku „komplet dokumentów” w systemie SaldeoSMART. Umożliwi on szybkie i łatwe ustawienie statusu faktur. A wszystko to jednym kliknięciem!

Oznaczenie statusu faktur w systemie KSeF daje klientowi biura elastyczność i kontrolę nad procesem akceptacji i przetwarzania faktur, umożliwiając dostosowanie go do indywidualnych preferencji i potrzeb firmy.

Więcej informacji na temat możliwych scenariuszy pracy z KSeF w aplikacji SaldeoSMART znajdziesz w materiale, zapraszamy do obejrzenia wideo!

Wprowadzenie KSeF przeniesione

19 stycznia 2024 roku nowy Minister Finansów zapowiedział audyt Krajowego Systemu e-Faktur. Dopiero na podstawie jego wyników ogłoszone zostaną terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Wszystko po to, by wyeliminować ewentualne błędy i nie dopuścić do sytuacji, w której przedsiębiorcy nie będą mogli wystawić faktur.

Zyta Rabka

Product Marketer SaldeoSMART. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego i Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, doświadczona managerka z certyfikatem Prince2, która specjalizuje się w zarządzaniu zmianą i marketingiem produktowym. Na co dzień zajmuje się dopasowaniem produktu do oczekiwań rynku i efektywną komunikacją SaldeoSMART do klientów. Pasjonują ją nowe technologie i aplikacje. Nie stroni od wysiłku fizycznego i dźwigania kilogramów zwłaszcza w martwym ciągu.