KSeF -10 faktów, które musisz znać

To już pewne: dla większości podatników rewolucja w fakturowaniu rozpocznie się już 1 lipca 2024 r.  Przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) zostały przyjęte przez Sejm i wkrótce staną się obowiązującym prawem. Sprawdź 10 rzeczy, które musisz wiedzieć o nowym systemie.

Choć dobrowolne korzystanie z e-faktur jest możliwe od 1 stycznia 2022 r., to obligatoryjne fakturowanie rozpocznie się 1 lipca 2024 r. (termin został przesunięty – pierwotny przewidziany był na 1 stycznia 2024 r.). Dodatkowe pół roku na przygotowanie do elektronicznego fakturowania będą mieli podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r. Co zatem powinieneś wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur?

10 faktów o KSeF

• Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
  

• Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
  

• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
  

• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
  

• Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
  

• Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
  

• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
  

• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
  

• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
  

• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Czasu na wdrożenie tylko pozornie jest dużo…

Jak wynika z informacji podanych przez resort finansów, od początku 2023 do połowy maja br. zanotowano:

• w środowisku produkcyjnym – ponad 319,6 tys. uwierzytelnień,

• w środowisku testowym – od 1 października 2021 roku do połowy maja 2023 r. wystawiono prawie 64,7 mln próbnych faktur i ok. 4,9 mln uwierzytelnień – nawiązanych sesji w ogóle w środowisku testowym.

Oznacza to stopniowy wzrost zainteresowania testowaniem Krajowego Systemu e-Faktur, ale to nadal niewielka liczba, biorąc pod uwagę liczbę wszystkich potencjalnych użytkowników.

Jak zacząć przygotowania do e-fakturowania?

Przede wszystkim warto ustalić, które osoby w firmie będą odpowiadały za wdrożenie KSeF. Ponieważ jest to złożony proces wymagający połączenia wiedzy informatycznej z księgową, na pewno nie powinno się tym obarczać tylko jedną osobę. Dobrym rozwiązaniem jest też ustalenie harmonogramu wdrożenia, aby zaplanować w czasie poszczególne etapy.

Aby zintegrować rządową platformę ze stosowanym w firmie systemem księgowym należy zacząć od analizy wyjściowej i przyjrzenia się stosowanym dotychczas procedurom związanym z wystawianiem faktur. 

Po uzyskaniu dostępu do systemu można działać w środowisku testowym, czyli sprawdzić działanie systemu, a następnie w środowisku produkcyjnym. 

Czas działać!

Jedno jest pewne – wdrożenia KSeF nie należy zostawiać na ostatnią chwilę. Krajowy System e-Faktur i obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie sporym wyzwaniem dla przedsiębiorców, a jak wynika z małego zainteresowania testowaniem tego narzędzia – nie wszyscy jednak zdają sobie z tego sprawę. 

Magdalena Neuberg

Digital Content Writer, od dłuższego czasu związana z branżą IT. W SaldeoSMART zajmuje się m.in. tworzeniem różnego rodzaju treści, pisaniem artykułów na temat programu, instrukcji, testowaniem nowych narzędzi i funkcji, a także przygotowywaniem materiałów i kursów szkoleniowych dla partnerów oraz klientów.