Kto może mieć uprawnienia do KSeF?

Udostępnij:

Uprawnienia do KSeF to ważny temat. Dowiedz się kto może zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur, kto może generować token. Czy w przypadku kilku właścicieli niezbędnych jest kilka tokenów? Podpowiadamy!

Kogo dotyczy KSeF

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku dla wszystkich podmiotów mających siedzibę na terenie Polski. Od tej zasady istnieje wyjątek dla podmiotów zwolnionych z podatku VAT – KSeF będzie ich obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Natomiast wyłączeni z korzystania z KSeF będą podatnicy zidentyfikowanie w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS oraz IOSS.

Kto może zalogować się do KSeF

Uprawnienia do KSeF nadawane jest dla każdej osoby fizycznej, która jest podatnikiem w Polsce. Wystarczy, że zaloguje się Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W pozostałych przypadkach logowanie jest możliwe za pomocą  elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającą NIP. Jeśli podmiot nie posiada wymienionej pieczęci konieczne jest wypełnienie zawiadomienia ZAW-FA i złożenia go w urzędzie skarbowym. Wskazuje się w nim konkretną osobę ze swojej organizacji do korzystania z KSeF (pracownik, właściciel, członek zarządu, księgowy), która będzie miała dostęp do dokumentów. Będzie mogła wysyłać faktury oraz nadawać i odbierać uprawnienia. 

UWAGA: w KSeF widzimy wszystkie faktury – osoba logująca się w imieniu firmy czy instytucji będzie mieć dostęp do wszystkich faktur. KSeF nie przewiduje na ten moment różnicowania uprawnień podglądu ze względu na rodzaj faktury, kontrahenta itp.

Co dalej? Wyznaczona osoba z firmy może już bezpośrednio w KSeF nadać uprawnienia dla innych osób fizycznych i prawnych, aby mogły się zalogować do platformy:

A co z tokenem?

Token w KSeF ma za zadanie umożliwienie połączenia się z platformą rządową poprzez zewnętrzne oprogramowanie takie np. jak SaldeoSMART. Można go wygenerować po zalogowaniu do platformy KSeF.

Więcej o generowaniu tokenu, jego charakterystyce i sposobie na jego testowanie znajdziesz we wpisie:

Nadawanie uprawnień w SaldeoSMART

Program SaldeoSMART posiada pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur: pobieranie i wysyłanie faktur do KSeF. Dodatkowo nadawanie uprawnień jest bardzo proste i nie wymaga generowania kolejnych uprawnień czy tokenów dla pracowników lub biura księgowego. Należy dodać jeden token dla pracowników lub dodatkowo dla biura rachunkowego. Token zapisany w SaldeoSMART jest maskowany – oznacza to, że nie mamy podanej pełnej informacji o tokenie. Nie musimy go przesyłać emailem czy przekazywać przez komunikatory internetowe, które mają duża podatność na ataki hackerskie. Jest to więc dodatkowe zabezpieczenie:

Jeżeli jesteś firmą, którą obsługuje biuro rachunkowe wprowadź token umożlwiający Ci korzystanie z KSeF oraz token dla biura rachunkowego. Dzieki temu biuro będzie mogło wysyłać i pobierać dokumenty z KSeF w imieniu Twojej firmy:

Jeżeli jesteś firmą z własnym działem księgowym, to ustawienie tokena możliwe jest po stronie konta głównego lub po stronie firmy. Jest to uzależnione od tego, jak logują się użytkownicy.

Następnie nadaj uprawnienia poszczególnym użytkownikom, którzy mają mieć prawo do KSeF bez konieczności generowania kolejnych tokenów w platformie rządowej:

Takie rozwiązanie z pewnością ułatwi wdrożenie KSeF i szybkie zarządzanie uprawnieniami w firmie lub dla biura rachunkowego. W SaldeoSMART łatwo ustawisz odpowiednie funkcje i usprawnisz pracę firmy.

Dowiedz się więcej o Krajowym Systemie e-Faktur w SaldeoSMART.

Digital Content Writer, od dłuższego czasu związana z branżą IT. W SaldeoSMART zajmuje się m.in. tworzeniem różnego rodzaju treści, pisaniem artykułów na temat programu, instrukcji, testowaniem nowych narzędzi i funkcji, a także przygotowywaniem materiałów i kursów szkoleniowych dla partnerów oraz klientów.
Poprzedni
Co to jest token w KSeF
Następny
Bezpieczeństwo w KSeF

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *