Co to jest token w KSeF

Token w KSeF, co to właściwie jest? Poniżej odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania na temat metody uwierzytelniania, jaką jest token, który jest generowany przez użytkownika i przypisany do jego profilu w KSeF. 

Co to jest token KSeF?

Token autoryzacyjny jest specjalnym sposobem logowania się do KSeF. Token autoryzacyjny to 40-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień. Możesz wygenerować token:

• do wystawiania faktur,
• do przeglądania faktur,
• umożliwiającego obie te czynności. 

Numer tokena może zostać zintegrowany z rozwiązaniem technicznym obsługującym KSeF. Na przykład z programami do automatyzacji księgowości i systemami do zarządzania firmami. Taka integracja pozwala na automatyczne otwieranie sesji w systemie KSeF bez udziału użytkownika, który wygenerował token. Z takiego rozwiązanie korzystamy w SaldeoSMART.

W przeciwieństwie do kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego ePUAP i pieczęci elektronicznej, token nie wymaga udziału użytkownika w celu wysłania faktury do KSeF lub pobrania dokumentów zakupowych z systemu.

Token KSeF jest swego rodzaju niejawnym hasłem (kluczem), które umożliwia komunikację z KSeF.

Czy każdy pracownik musi mieć token KSeF?

Wystarczy wygenerować jeden TOKEN z uprawnieniem do wystawiania i pobierania faktur, resztę praw w odniesieniu do użytkowników oraz poszczególnych operacji jakie mogą wykonać, można ustawić w SaldeoSMART.

W jaki sposób uzyskać token KSeF?

Właściciel firmy/klient biura rachunkowego musi wygenerować token dostępu do swojej firmy w KSeF, nie ma odstępstwa od tego warunku. Token należy wygenerować w aplikacji ministerialnej na stronie: https://ksef.mf.gov.pl/web/login 

Kroki jakie należy wykonać:

1. Wprowadź NIP firmy, dla której generowany będzie token KSeF. 

2. Wybierz sposób uwierzytelnienia w aplikacji KSeF:

a) profil zaufany

Do profilu zaufanego można zalogować się bezpośrednio przy użyciu danych użytkownika (nazwa użytkownika i hasło) lub za pomocą jednego z banków.

b) certyfikat kwalifikowany

Ta metoda autoryzacji możliwa jest z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego dla osoby fizycznej i pieczęci kwalifikowanej dla osoby prawnej.

Zarówno podpis kwalifikowany, jak i pieczęć kwalifikowana umożliwiają rozpoczęcie pracy z aplikacją KSeF. Obie te metody ułatwiają proces uwierzytelniania użytkowników, nadawania im uprawnień do systemu oraz zarządzania fakturami.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wydawany osobom fizycznym i zawiera numer PESEL lub NIP osoby. Z kolei w przypadku kwalifikowanej pieczęci elektronicznej znajdują się na niej jedynie dane firmy, a nie dane osobowe, jak ma to miejsce w przypadku podpisu elektronicznego. 

Sposób uwierzytelnienia daje Ci pewność, że wygenerowany token został poświadczony przez osobę upoważnioną.

     3. Wygeneruj token

Nadaj nazwę tokenowi oraz wybierz jakie będą mu przypisane uprawnienia:

Aby poprawnie korzystać z KSeF, wymagane są uprawnienia dostępu do faktur oraz wystawianie faktur. 

Ta złożona forma uwierzytelnienia oraz nadawania uprawnień zapewnia bezpieczeństwo danych.

Po nadaniu nazwy i wybraniu uprawnień należy wygenerować token:

Tak stworzony token należy podać w programie SaldeoSMART i tam nadać odpowiednie uprawnienia dla pracowników, księgowości czy biura rachunkowego.

Jak unieważnić token?

Token można unieważnić przechodząc na listę tokenów w aplikacji KSeF. Zaznaczamy token, który chcemy unieważnić i wybieramy Unieważnij:

Następnie należy dyspozycję unieważnienia tokena potwierdzić: 

W SaldeoSMART w edycji użytkownika masz również możliwość odebrania uprawnień użytkownikowi, z którym np. kończysz współpracę lub zmieniasz zakres obowiązków:

Jak mogę przetestować generowanie tokena?

W celu przetestowania logowania do aplikacji KSeF i generowania tokena należy wykonać następujące kroki:

• przejdź na stronę: https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login
• wpisz dowolny NIP, a następnie wybierz Uwierzytelnij – pamiętaj, aby korzystać z nieprawdziwych danych, gdyż jest to środowisko testowe
• wybierz uwierzytelnienie certyfikatem kwalifikowanym, odpowiedzieć NIE na pytanie Czy certyfikat jest podpisem z numerem NIP lub PESEL?

• jako typ identyfikatora wskaż pieczęć NIP lub podpis NIP i podaj jeszcze raz NIP, którego użyłeś do uwierzytelnienia:

• wybierz Uwierzytelnij do aplikacji testowej i gotowe – jesteś zalogowany do aplikacji KSeF w wersji testowej.

Co to jest token KSeF – podsumowanie

Podpowiadamy jak wygenerować token KSeF i do czego uprawnia. Dzięki przedstawionym w tekście instrukcjom możesz zacząć testować lub korzystać z KSeF. Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców, dlatego już teraz warto się do niego przygotować. Dzięki automatyzacji SaldeoSMART korzystanie z KSeF jest proste i wygodne!
Przeczytaj też:

1. Kto może mieć uprawnienia do KSeF?
2. Kary za brak KSeF

   Kolejne artykuły już wkrótce!

Magdalena Neuberg

Digital Content Writer, od dłuższego czasu związana z branżą IT. W SaldeoSMART zajmuje się m.in. tworzeniem różnego rodzaju treści, pisaniem artykułów na temat programu, instrukcji, testowaniem nowych narzędzi i funkcji, a także przygotowywaniem materiałów i kursów szkoleniowych dla partnerów oraz klientów.