Magdalena Neuberg 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Co znajdziesz we wpisie:
Token w KSeF, co to właściwie jest? W lipcu 2024 ma wejść w życie Krajowy System e-Faktur. W związku z tym pojawia się wiele wątpliwości, dotyczących tego, jak będzie wyglądało logowanie do rejestru faktur oraz bezpieczeństwo przesyłanych danych. Poniżej odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania na temat metody uwierzytelniania, jaką jest token, który jest generowany przez użytkownika i przypisany do jego profilu w KSeF.
Co to jest token KSeF?
Token autoryzacyjny jest specjalnym sposobem logowania się do KSeF. Token autoryzacyjny to 40-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień. Możesz wygenerować token:
- do wystawiania faktur,
- do przeglądania faktur,
- umożliwiającego obie te czynności.
Numer tokena może zostać zintegrowany z rozwiązaniem technicznym obsługującym KSeF. Na przykład z programami do automatyzacji księgowości i systemami do zarządzania firmami. Taka integracja pozwala na automatyczne otwieranie sesji w systemie KSeF bez udziału użytkownika, który wygenerował token. Z takiego rozwiązanie korzystamy w SaldeoSMART.
W przeciwieństwie do kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego ePUAP i pieczęci elektronicznej, token nie wymaga udziału użytkownika w celu wysłania faktury do KSeF lub pobrania dokumentów zakupowych z systemu.
Token KSeF jest swego rodzaju niejawnym hasłem (kluczem), które umożliwia komunikację z KSeF.
Czy każdy pracownik musi mieć token KSeF?
Wystarczy wygenerować jeden TOKEN z uprawnieniem do wystawiania i pobierania faktur, resztę praw w odniesieniu do użytkowników oraz poszczególnych operacji jakie mogą wykonać, można ustawić w SaldeoSMART.
W jaki sposób uzyskać token KSeF?
Właściciel firmy/klient biura rachunkowego musi wygenerować token dostępu do swojej firmy w KSeF, nie ma odstępstwa od tego warunku. Token należy wygenerować w aplikacji ministerialnej na stronie: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
Kroki jakie należy wykonać:
- Wprowadź NIP firmy, dla której generowany będzie token KSeF.
- Wybierz sposób uwierzytelnienia w aplikacji KSeF:
a) profil zaufany
Do profilu zaufanego można zalogować się bezpośrednio przy użyciu danych użytkownika (nazwa użytkownika i hasło) lub za pomocą jednego z banków.
b) certyfikat kwalifikowany
Ta metoda autoryzacji możliwa jest z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego dla osoby fizycznej i pieczęci kwalifikowanej dla osoby prawnej.
Zarówno podpis kwalifikowany, jak i pieczęć kwalifikowana umożliwiają rozpoczęcie pracy z aplikacją KSeF. Obie te metody ułatwiają proces uwierzytelniania użytkowników, nadawania im uprawnień do systemu oraz zarządzania fakturami.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wydawany osobom fizycznym i zawiera numer PESEL lub NIP osoby. Z kolei w przypadku kwalifikowanej pieczęci elektronicznej znajdują się na niej jedynie dane firmy, a nie dane osobowe, jak ma to miejsce w przypadku podpisu elektronicznego.
Sposób uwierzytelnienia daje Ci pewność, że wygenerowany token został poświadczony przez osobę upoważnioną.
3. Wygeneruj token
Nadaj nazwę tokenowi oraz wybierz jakie będą mu przypisane uprawnienia:
Aby poprawnie korzystać z KSeF, wymagane są uprawnienia dostępu do faktur oraz wystawianie faktur.
Ta złożona forma uwierzytelnienia oraz nadawania uprawnień zapewnia bezpieczeństwo danych.
Po nadaniu nazwy i wybraniu uprawnień należy wygenerować token:
Tak stworzony token należy podać w programie SaldeoSMART i tam nadać odpowiednie uprawnienia dla pracowników, księgowości czy biura rachunkowego.
Jak unieważnić token?
Token można unieważnić przechodząc na listę tokenów w aplikacji KSeF. Zaznaczamy token, który chcemy unieważnić i wybieramy Unieważnij:
Następnie należy dyspozycję unieważnienia tokena potwierdzić:
W SaldeoSMART w edycji użytkownika masz również możliwość odebrania uprawnień użytkownikowi, z którym np. kończysz współpracę lub zmieniasz zakres obowiązków:
Jak mogę przetestować generowanie tokena?
W celu przetestowania logowania do aplikacji KSeF i generowania tokena należy wykonać następujące kroki:
- przejdź na stronę: https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login
- wpisz dowolny NIP, a następnie wybierz Uwierzytelnij – pamiętaj, aby korzystać z nieprawdziwych danych, gdyż jest to środowisko testowe
- wybierz uwierzytelnienie certyfikatem kwalifikowanym, odpowiedzieć NIE na pytanie Czy certyfikat jest podpisem z numerem NIP lub PESEL?
- jako typ identyfikatora wskaż pieczęć NIP lub podpis NIP i podaj jeszcze raz NIP, którego użyłeś do uwierzytelnienia:
- wybierz Uwierzytelnij do aplikacji testowej i gotowe – jesteś zalogowany do aplikacji KSeF w wersji testowej.
Co to jest token KSeF – podsumowanie
Podpowiadamy jak wygenerować token KSeF i do czego uprawnia. Dzięki przedstawionym w tekście instrukcjom możesz zacząć testować lub korzystać z KSeF. Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców, dlatego już teraz warto się do niego przygotować. Dzięki automatyzacji SaldeoSMART korzystanie z KSeF jest proste i wygodne!
Przeczytaj też:
- Kto może mieć uprawnienia do KSeF?
- Kary za brak KSeF
Kolejne artykuły już wkrótce!
