Jak skutecznie windykować należności?

Skuteczna windykacja należności ma na celu odzyskanie zaległych płatności od kontrahentów. Jest to zadanie skomplikowane, a często także żmudne ze względu na niską responsywność dłużników. Jaki jest więc klucz do sukcesu? Kompleksowe podejście, które pozwoli firmie zadbać zarówno o działania prewencyjne, jak i windykację polubowną oraz sądową. Wszystkie te aspekty opiszemy w poniższym artykule.

Windykacja – co to? Poznaj definicję

Windykacja to czynności zmierzające do odzyskania należności od dłużnika. Może obejmować działania polubowne, jak i sądowe (opiszemy je szczegółowo poniżej).

Celem windykacji jest skłonienie dłużnika do spłaty długu w całości lub części. Jej skuteczność z kolei zależy od wielu czynników, m.in. od rodzaju długu, wysokości zadłużenia, sytuacji finansowej dłużnika, a także od strategii wierzyciela lub firmy windykacyjnej, która dane działania windykacyjne przeprowadza.

Zanim zajdzie konieczność windykacji: prewencja, czyli zapobieganie zatorom płatniczym

Pierwszym krokiem w walce z zatorami płatniczymi jest zapobieganie ich powstawaniu. Już na etapie nawiązywania współpracy z kontrahentami warto zadbać o pewne podstawy i zadać sobie pytanie, czy robisz wszystko, co możesz, aby zapobiec opóźnieniom w płatnościach. Co leży po Twojej stronie?

• Szybkie wystawianie faktur i jasne określanie warunków płatności, w tym terminu płatności i konsekwencji spóźnień.
• Regularne monitorowanie płatności i wysyłanie przypomnień przed upływem terminu płatności.
• Weryfikacja kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy w celu oceny ich wiarygodności.
• Automatyzacja procesów w firmie, która usprawni kontrolowanie płatności, księgowania faktur, procesowania płatności itp.

Gdy zajdzie potrzeba windykacji: windykacja polubowna i sądowa

Jeśli działania prewencyjne zawiodły i należy przejść do windykacji długu, masz przed sobą dwie ścieżki: windykację polubowną i sądową. Czym się różnią?

Windykacja polubowna

To szansa na ugodowe rozwiązanie, jeśli mimo działań prewencyjnych dojdzie do opóźnień w płatnościach. Warto w pierwszej kolejności spróbować rozwiązać problem polubownie. Jak może wyglądać taka windykacja? Może polegać na wysyłaniu pisemnego wezwania do zapłaty z podaniem kwoty długu, terminu płatności i konsekwencji braku zapłaty (nie musi być to pismo pocztą – często wystarcza ponaglenie mailowe). Warto też skontaktować się z dłużnikiem: bezpośrednia rozmowa może pomóc w zrozumieniu przyczyn opóźnienia i wypracowaniu rozwiązania satysfakcjonującego obie strony.

Windykacja sądowa

Windykację należności drogą sądową wybiera się najczęściej w momencie, gdy polubowne metody zawiodą. Należy wtedy złożyć wniosek do sądu o wydanie nakazu zapłaty, a w przypadku braku dobrowolnej spłaty, wszczęcie egzekucji komorniczej.

Pamiętaj, że skuteczna windykacja należności drogą sądową kosztuje, a do tego wymaga rzetelnego podejścia i znajomości prawa – to kolejny argument za tym, że lepiej zapobiegać.

Windykacja długu a automatyzacja. Pamiętaj o bieżącym dostępie do informacji o płatnościach!

Jeśli Twoja firma zmaga się z notorycznym nieotrzymywaniem płatności od kontrahentów i ma problem z utrzymaniem płynności finansowej ze względu na opóźnienia w rozliczaniu faktur – rozważ automatyzację rozliczeń i rozrachunków. Dlaczego?

Jeśli tego nie zrobić, problem będzie narastał. A to jeszcze nie wszystko – możesz narazić się na niepotrzebny stres i jednocześnie negatywny obraz w oczach kontrahentów, np. przez wszczęcie windykacji wobec osoby, która już opłaciła fakturę. Takie sytuacje wynikają z braku bieżącego dostępu do informacji o transakcjach i ich statusie.

Aby temu zapobiec, powinieneś:

• Używać oprogramowania do zarządzania należnościami, które integruje się z systemem bankowym i automatycznie aktualizuje status płatności.
• Zapewnić pracownikom działu windykacji dostęp do bieżących informacji o płatnościach.
• Wdrożyć procedury weryfikacji statusu płatności przed wszczęciem jakichkolwiek działań windykacyjnych.

Więcej o automatyzacji rozliczeń i rozrachunków znajdziesz na stronie: Automatyzuj rozrachunki i rozliczenia.