Faktura zaliczkowa – co to jest? Jak ją wystawić i zaksięgować?

Faktura zaliczkowa to dokument księgowy wystawiany przez sprzedawcę przed realizacją pełnej transakcji. W jakim celu? Przede wszystkim po to, aby potwierdzić otrzymanie zaliczki od klienta, czyli wpłaty częściowej za usługę czy produkt. Faktura zaliczkowa jest stosowana w przypadku, gdy sprzedaż towarów lub usług odbywa się w sposób rozłożony w czasie, a płatność jest dokonywana etapami. Oto, co warto wiedzieć na temat tego, jak wystawić fakturę zaliczkową i w jakich przypadkach się przyda.

Faktura zaliczkowa – co warto o niej wiedzieć?

W jakim celu wystawia się fakturę zaliczkową?

Najważniejsze cele wystawiania faktury zaliczkowej to:

• Potwierdzenie otrzymania zaliczki od nabywcy. Faktura zaliczkowa informuje o otrzymaniu wpłaty częściowej od klienta – to zabezpieczenie dla obu stron transakcji, zarówno dla Ciebie, jak i dla nabywcy.
  
• Określenie końcowej wartości transakcji. Faktura zaliczkowa zawiera informacje dotyczące łącznej wartości transakcji oraz wysokości otrzymanej zaliczki, aby można było potem wystawić zgodną fakturę końcową.
  Identyfikacja stron transakcji. Faktura zaliczkowa wskazuje dane sprzedawcy (nazwę, adres, numer identyfikacji podatkowej) oraz nabywcy (nazwę, adres), umożliwiając zidentyfikowanie obu stron transakcji.
  
• Określenie terminu płatności. Faktura zaliczkowa powinna zawierać ustalone warunki płatności, takie jak termin zapłaty pozostałej kwoty lub sposób jej rozliczenia.
  
• Ewidencjonowanie. Faktura zaliczkowa powinna być oznaczona unikalnym numerem zgodnie z przepisami prawa oraz regułami KSeF, a także zachowana w odpowiedniej dokumentacji finansowej dla celów ewidencji i audytu.

Czy faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym?

Tak, faktura zaliczkowa to dokument księgowy, który wystawia się w sytuacji, gdy rozliczenie części należności następuje jeszcze przed rzeczywistym, pełnym wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. W przeciwieństwie do faktury pro forma, faktura zaliczkowa należy do kategorii dokumentów księgowych.

Czym różni się faktura zaliczkowa od faktury pro forma?

• Faktura zaliczkowa – potwierdza otrzymanie zaliczki przed dostawą/usługą, ma ważność prawną, podlega opodatkowaniu VAT, jest księgowana i powiązana z fakturą końcową.
  
• Faktura pro forma – jest dokumentem informacyjnym, nie księgowym; nie ma ważności prawnej ani podlega opodatkowaniu VAT, zazwyczaj nie jest księgowana i nie jest bezpośrednio powiązana z fakturą końcową.

Jak wystawić fakturę zaliczkową?

Skoro już wiesz, co to jest faktura zaliczkowa, przejdźmy teraz do tego, jak ją skonstruować i zaksięgować.

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa powinna zawierać określone informacje i elementy, które są istotne dla prawidłowego udokumentowania zaliczki w transakcji handlowej. Poniżej przedstawiam podstawowe elementy, które powinna zawierać faktura zaliczkowa:

Nagłówek faktury

• Nazwa sprzedawcy;
• Adres sprzedawcy;
• Numer i data wystawienia faktury zaliczkowej;
• Numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) sprzedawcy;
• Nazwa i adres klienta;
• Numer NIP (jeśli dotyczy) klienta.

Szczegóły transakcji

• Opis towarów lub usług, na które udzielono zaliczki;
• Kwota zaliczki;
• Stawka i wartość VAT;
• Wartość brutto (kwota zaliczki wraz z VAT).

Inne informacje

• Termin płatności zaliczki;
• Informacja, że jest to faktura zaliczkowa, nie końcowa;
• Informacja o powiązaniu faktury zaliczkowej z fakturą końcową (jeśli dotyczy);
• Inne istotne warunki lub zapisy związane z zaliczką.

Faktura zaliczkowa w SaldeoSMART

Za pośrednictwem systemu SaldeoSMART również wystawisz fakturę zaliczkową. Znajdziesz na niej wszystkie wyszczególnione powyżej elementy, a nawet więcej danych.

W SaldeoSMART możesz do faktury zaliczkowej dodać własny opis faktury (niewidoczny na fakturze). Możliwe jest także dodanie kodów grupy towarowej. Kody będą widoczne w księgowości, ale nie będą opublikowane na fakturze. SaldeoSMART umożliwia także dodania uwag do faktury oraz zawiera informację o tym, który użytkownik programu wystawił fakturę.

Opcja, która usprawnia pracę jest dodanie i automatyczna wysyłka faktury e-mailem do kontrahenta.

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa – jak księgować taki dokument?

Nie wiesz, jak zaksięgować fakturę zaliczkową? Księgowanie tego dokumentu z reguły nie jest skomplikowane. Wiele zależy od programu, z jakiego korzystasz. W SaldeoSMART wszelkiego rodzaju faktury (VAT, zaliczki, korekty.) możesz wystawić w aplikacji webowej oraz za pomocą naszej aplikacji mobilnej na dokładnie takiej samej zasadzie. Fakturę końcową wystawisz już po dokonaniu transakcji.

Wskazówka: Faktura końcowa może być powiązana z fakturą zaliczkową poprzez odjęcie salda zaliczek otrzymanych od kwoty faktury końcowej.

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART