Co to jest faktura? Rodzaje faktur

Faktura to jeden z najważniejszych dokumentów księgowych, który jest niezbędny do funkcjonowania niemal każdego przedsiębiorstwa. Choć z pewnością nie jest to pierwszy raz, kiedy spotykasz się z tym tematem, to jednak warto przyjrzeć się bliżej temu, co to jest faktura oraz jakie ma znaczenie dla przedsiębiorców oraz konsumentów. Wyjaśnijmy więc, co to za dokument, a także jakie są rodzaje faktur czy wreszcie – jakie dane muszą się na nich znaleźć.

Co to jest faktura?

Zacznijmy od samego początku, czyli definicji faktury. Co to jest za dokument? Po czym go rozpoznasz? Dlaczego jest tak istotny?

Faktura – definicja

Faktura to oficjalny dokument księgowy stanowiący potwierdzenie dokonania transakcji między dwoma podmiotami gospodarczymi. Zawiera informacje dotyczące sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia, numer faktury, opis towarów lub usług będących przedmiotem transakcji (w tym np. ich ilość, cena jednostkowa oraz łączna kwota należności), a także informacje o podatku VAT.

Dlaczego faktury są tak ważne?

Faktury są ważne dla prowadzenia księgowości, ponieważ stanowią dowód zakupu, pozwalają śledzić przychody i wydatki, a także są niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatkowego. W większości krajów, w tym w Polsce, wystawienie faktury jest obowiązkowe w przypadku transakcji handlowych – zasady wystawiania faktur są ściśle określone przez Ustawę o podatku od towarów i usług. Zgodnie z ustawą, każdy przedsiębiorca jest zobligowany do wystawienia faktury do 15. dnia kolejnego miesiąca następującego po tym, w którym nastąpiła sprzedaż usługi lub towaru. Jeśli więc sprzedaż nastąpiła 5 maja, fakturę należy wystawić do 15 czerwca.

Dane potrzebne do faktury

Aby wystawić fakturę, niezbędne są następujące informacje:

• Dane sprzedawcy, czyli nazwa firmy, adres i numer NIP.
• Dane nabywcy, czyli nazwa firmy, adres (lub miejsce zamieszkania w przypadku osób fizycznych) oraz numer NIP (w przypadku sprzedaży dla firm), ewentualnie numer PESEL (w przypadku sprzedaży dla osób fizycznych – nie jest on jednak niezbędny).
• Data wystawienia faktury.
• Numer faktury, który jest unikalnym identyfikatorem dokumentu (np. “2560/4/2023”).
• Opis sprzedanych towarów lub usług, ich ilość oraz cena jednostkowa.
• Łączna kwota należna za sprzedane towary lub usługi.
• W przypadku sprzedaży opodatkowanej VAT, należy uwzględnić stawkę podatku oraz kwotę podatku VAT, a także wskazać, czy cena zawiera podatek czy nie.

Powyższe informacje są niezbędne do poprawnego wystawienia faktury. W niektórych przypadkach, np. przy sprzedaży zagranicznej lub w przypadku faktury korygującej, mogą być wymagane dodatkowe informacje lub dokumenty.

Chcesz wystawiać faktury szybko i wygodnie? Skorzystaj z naszego programu do fakturowania!

Jakie są rodzaje faktur?

W zależności od charakteru transakcji można wymienić wiele rodzajów faktur, a najczęściej wystawiane typy to:

• Faktura VAT – dokument wystawiany w przypadku sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT. Musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące sprzedawcy, nabywcy, towarów lub usług, a także kwoty podatku VAT.
  
• Faktura proforma – dokument przygotowywany przed dokonaniem transakcji handlowej, służący do przedstawienia oferty i wyceny towarów lub usług. Nie ma on charakteru formalnego i nie może być traktowany jako faktura, nie jest też dowodem zakupu.
  
• Faktura korygująca – dokument służący do korekty błędów w fakturze, np. w przypadku pomyłek w opisie towarów lub usług, błędów w kwotach czy braku danych dotyczących sprzedawcy lub nabywcy.
  
• Faktura zaliczkowa – dokument wystawiany w przypadku otrzymania zaliczki na poczet wykonania usługi lub dostawy towarów. Zawiera informacje o otrzymanej zaliczce oraz ostatecznej kwocie należnej za usługi lub towary.
  
• Faktura uproszczona – dokument wystawiany w przypadku sprzedaży towarów lub usług na kwotę nieprzekraczającą określonej wartości (w Polsce od 2021 roku wynosi ona 450 zł / 100 euro brutto). Nie wymaga ona szczegółowych informacji dotyczących podatku VAT, a jedynie podstawowych danych dotyczących sprzedawcy i nabywcy oraz opisu sprzedaży.
  
• Faktura eksportowa – dokument wystawiany w przypadku sprzedaży towarów lub usług poza granice kraju. Musi zawierać informacje zgodne z wymaganiami kraju, do którego towar lub usługa jest eksportowana.

Jakie faktury wystawisz w SaldeoSMART?

Przykłady faktur, jakie wystawisz w SaldeoSMART, to:

• faktury VAT oraz faktury dla niewatowca,
• faktury zaliczkowe i proformy,
• faktury ze stawką ZW.