E-faktury obowiązkowe w Unii Europejskiej. Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

W lutym 2023 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło, że Krajowy System e-Faktur zacznie funkcjonować jednak od 1 lipca 2024, a nie – jak wcześniej  zakładano – od 1 stycznia 2024 r. Z kolei 8 grudnia 2022 r. Komisja Europejska opublikowała swoją propozycję projektu  „VAT in the Digital Age” (ViDA). Według jego założeń obowiązek wprowadzenia e-faktur będzie dotyczyć wszystkich krajów Unii Europejskiej. Kiedy założenia programu zostaną wcielone w życie i co to oznacza dla polskich przedsiębiorców?

Projekt ViDA – VAT in the Digital Age. Co to jest?

Jedną z propozycji zmian podatkowych obejmującą przedsiębiorców działających na terenie Unii Europejskiej jest wdrożenie w życie projektu ViDA. VAT in the Digital Age ma na celu zapewnienie lepszej ochrony np. przed oszustwami podatkowymi. ViDA to zbiór reform dotyczących podatku VAT, które mają doprowadzić do dostosowania obecnych przepisów do zmieniającej się rzeczywistości cyfrowej. Uproszczenie przepisów podatkowych obejmujących przedsiębiorców ma również przyczynić się do poprawy konkurencyjności rynku cyfrowego w UE.

E-faktury w całej UE

Jednym z założeń digitalizacji ViDA jest wprowadzenie raportowania transakcji z wykorzystaniem e-faktur. Taka funkcjonalność ma mieć formę RRR (real time reporting). Real Time Reporting to wymóg raportowania transakcji podatku VAT w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że firmy musiałyby przekazywać informacje dotyczące wszystkich  transakcji na bieżąco – np. zaraz po wystawieniu faktury w aplikacji. Wdrożenie systemu Real Time Reporting jest coraz częściej rozważane przez rządy nie tylko na terenie Unii Europejskiej, ale na całym świecie. Ma to być skuteczny sposób na zwiększenie kontroli nad przepływem podatku VAT, co może jednocześnie ułatwić walkę z oszustwami podatkowymi.

Integracja przepisów dotyczących sprzedaży na odległość

Kolejnym z założeń ViDA jest zintegrowanie przepisów dotyczących sprzedaży na odległość. Dotyczy to głównie wymiany handlowej na rynku międzynarodowym, między państwami członkowskimi UE. Taka zmiana ma mieć także wpływ na usprawnienie procedur podatkowych dla przedsiębiorców, którzy np. działają nie tylko w swoim kraju, ale również w innych  krajach UE.

Jakie obszary ma zmienić nowa reforma?

Nowa propozycja Komisji Europejskiej docelowo ma dotyczyć wszystkich podatników VAT działających na terenie Unii Europejskiej. Digitalizacja procedur ma objąć:

• raportowanie cyfrowe oparte na e-fakturach,
• nowe zasady VAT dla unijnej gospodarki platformowej i handlu elektronicznego,
• rozszerzenie “Zasady Jednego Okienka”.

Zmiany w procesowaniu e-faktur od 2024 roku

Podatnicy VAT mogą spodziewać się wdrożenia w życie pierwszych zmian już w 2024 roku. Wraz z początkiem obowiązywania nowych europejskich regulacji e-faktury nie będą już podlegały akceptacji odbiorcy. Staną się obowiązkowe dla wszystkich podmiotów rozliczających VAT. Dla przedsiębiorców może to oznaczać konieczność inwestycji w nowe oprogramowanie do rozliczania faktur lub po prostu integrację aktualnego oprogramowania z rządowym systemem. Nasza aplikacja SaldeoSMART jest już zintegrowana z KSeF. Użytkownicy mogą rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur w dowolnej chwili.

Jaki wpływ na polskich przedsiębiorców będzie miało wprowadzenie ViDA?

Propozycja ViDA ma bezpośrednie znaczenie dla polskich przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność na terenie UE. Jeśli zostanie zatwierdzona, polskie firmy, których działalność obejmuje współpracę handlową z innymi krajami UE, będą musiały ponownie dostosować swoje systemy i procedury pod nowe, europejskie wymogi. To może wpłynąć na koszty prowadzenia działalności, ponieważ wymaga inwestycji w nowe systemy informatyczne i szkolenia pracowników. Z drugiej strony jednolity, prostszy system podatkowy może zmniejszyć obciążenia administracyjne i ułatwić handel między krajami UE.

Kiedy wdrażane będą nowe zmiany?

Pierwsze modyfikacje w zakresie stosowania e-faktur mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2024 roku. Implementacja poszczególnych zmian w pozostałych obszarach będzie rozłożona w czasie. Dla przykładu – wspólny system dla europejskiego raportowania w czasie rzeczywistym (DRR) będzie obowiązywał od 2028 roku. Należy jednak pamiętać, że ostateczna data wejścia zmian w życie może ulec zmianie. Ma na to wpływ proces legislacyjny i uzgodnienia między państwami członkowskimi Unii Europejskiej.

Wprowadzenie systemu ViDA może przynieść korzyści i przedsiębiorcom, i organom podatkowym w UE. W przypadku właścicieli firm-podatników VAT planowany system może uprościć i zautomatyzować procesy związane z rozliczaniem podatku VAT. Z kolei europejskie organy podatkowe mogą liczyć na efektywniejsze zbieranie informacji dotyczących VAT. Pozwoli to na szybsze wykrywanie i zwalczanie nieprawidłowości w podatkach. Z uwagi na całokształt procesów związanych z wprowadzeniem VAT in the Digital Age wymagane będzie wdrożenie nowych systemów informatycznych. To może z kolei wiązać się z pewnymi kosztami i wyzwaniami związanymi z integracją narzędzi IT.

E-faktury są proste z SaldeoSMART, sprawdź nasze rozwiązania!

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART