e-faktury ustrukturyzowane

E-Faktury – co powinny zawierać faktury ustrukturyzowane?

Udostępnij:

Faktury ustrukturyzowane są w 2022 roku fakultatywne. To znaczy, że polscy przedsiębiorcy mogą z nich korzystać, ale nie muszą. Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego w 2024 roku. Właścicielom firm zostało zatem niewiele czasu na przygotowanie się do nowego sposobu dokumentowania transakcji czyli formatu faktur ustrukturyzowanych.


Czym charakteryzuje się e-faktura?

E-faktura ustrukturyzowana jest trzecim rodzajem faktur wystawianych przez przedsiębiorców, obok faktur papierowych i elektronicznych. Czym charakteryzuje się e-faktura, która weszła do obiegu 1 stycznia 2022 r.? Oto jej najważniejsze cechy:

  • e-faktury mają format xml, który można zwizualizować i np. wydrukować,
  • można je wystawiać w Krajowym Systemie e-Faktur (państwowy system teleinformatyczny) lub za pośrednictwem oprogramowania wspierającego księgowość, np. wielofunkcyjnej platformy SaldeoSMART, w której użytkownik wyśle i odbierze faktury z KSeF,
  • dokument wysłany do Krajowego Systemu e-Faktur staje się fakturą ustrukturyzowaną po nadaniu mu numeru w KSeF,
  • każda e-faktura ma indywidualny numer,
  • na otrzymywanie e-faktur ustrukturyzowane z KSeFi należy wyrazić zgodę – w przypadku odmowy trzeba wystawić fakturę tradycyjną lub elektroniczną (np. zwizualizować e-fakturę w postaci PDF),
  • przedsiębiorca nie musi przechowywać faktur wystawionych (będą w KSeF przez 10 lat),
  • faktura ustrukturyzowana uwierzytelniana jest za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego oraz pieczęci kwalifikowanej,
  • po nadaniu identyfikatora faktura jest automatycznie udostępniana odbiorcy i uznana za dostarczoną.

Klasyczna faktura a faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to automatyzacja obiegu faktur oraz nowy sposób księgowania faktur. To również kolejny przykład cyfryzacji ogarniającej każdy aspekt działalności biznesowej.


Klasyczna faktura – w formie papierowej – przechodzi do lamusa. Faktura ustrukturyzowana funkcjonuje w świecie cyfrowym. Nie ma namacalnej formy, można ją tylko zwizualizować. W Krajowym Systemie e-Faktur KSeF będzie zapisana w formacie xml.

Przedsiębiorca wystawiający faktury ustrukturyzowane musi pamiętać, że Krajowy System e Faktur nie będzie przechowywał załączników do faktury. Trzeba je dostarczyć odbiorcom poza systemem KSeF.

W przeciwieństwie do klasycznych, faktury ustrukturyzowane mają ustalony i niezmienny wzór (strukturę logiczną zgodną z FA_VAT) zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów. Wymiana faktur sprzedażowych i zakupowych odbywa się w KSeF.

Krajowy system e faktur sprawi, że skończy się problem z zawieruszonymi dokumentami – e-faktury nie można zgubić.

Korzystanie z Krajowego systemu e faktur jest od 1 stycznia 2022 r. dobrowolne. Ministerstwo Finansów zapowiada, że obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie w 2023 roku, po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej.

Zalety faktur ustrukturyzowanych

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych odbywa się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego przy użyciu systemów informatycznych np. SaldeoSMART.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych wymaga zmian organizacyjnych w firmach. To m.in. integracja systemów fakturowych i finansowo-księgowych z platformą KSeF.

Przedsiębiorców czeka sporo pracy, przede wszystkim w dużych spółkach, jednak nie mają wyboru: po okresie przejściowym e faktura i KSeF będą jedynym legalnym sposobem udokumentowania wzajemnych rozliczeń.

Na szczęście cyfryzacja to również duże plusy. Do najważniejszych zalet faktur ustrukturyzowanych należy:

  • brak konieczności archiwizacji faktur,
  • standaryzacja i jeden wzorzec ułatwiający proces wystawiania faktur,
  • skrócenie zwrotu podatku VAT – podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot podatku VAT 20 dni wcześniej (po 40 dniach),
  • przyspieszenie obrotu faktur,
  • standaryzacja wzajemnych rozliczeń w ramach krajowego systemu e faktur,
  • koniec z obawą o zniszczenie lub zgubienie faktury,
  • e faktura nie wymaga wystawiania duplikatów,
  • podatnik wystawiający faktury w KSeF nie musi wysyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) – są dostępne w KSeF

KSeF – krajowy system e faktur

Krajowy System e Faktur działa od 1 stycznia 2022 r. Już teraz służy pierwszym firmom do odbierania faktur elektronicznych i ich wystawiania. Ministerstwo Finansów stara się zachęcić kolejnych przedsiębiorców do przejścia na e-faktury. Czekają na nich profity, np. otrzymają zwrot VAT szybciej niż ich koledzy nieużywający systemu KSeF.

System teleinformatyczny KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych i ich otrzymywanie. Jednocześnie będzie służył jako repozytorium dla faktur. Dla służb skarbowych stanie się narzędziem do analizy i kontroli danych oraz uszczelnienia systemu podatkowego. Celem jego wprowadzenia jest również ograniczenie nieprawidłowości w rozliczeniu podatku VAT.

Jakie korzyści może przynieść korzystanie z faktur elektronicznych?

Korzyści wynikające z użycia faktur ustrukturyzowanych wybiegają poza aktualne propozycje Ministerstwa Finansów związane np. z szybszym zwrotem VAT.

Polscy przedsiębiorcy, właściciele firm i działy księgowe mają w przyszłości docenić krajowy system e faktur: brak konieczności przechowywania faktur, wygodę rozliczeń wynikającą z wprowadzenie jednego standardu faktury oraz zwiększenie szybkości wymiany danych (wszystkie faktury znajdą się w cyfrowym repozytorium).

Już teraz warto poznać system e faktur KSeF – od wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie ma odwrotu, a szybsze dostosowanie systemów IT i systemów księgowych ułatwi firmie bezkolizyjne przejście cyfrowej rewolucji.

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym związana zawodowo od 6 lat. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketing, social media, konferencje i rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.
Poprzedni
Metoda SMART – czyli jak poprawnie formułować swoje cele
Następny
Działalność gospodarcza w mieszkaniu – o czym warto poinformować przedsiębiorcę?

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *