Zyta Rabka 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Co znajdziesz we wpisie:
Krajowy System e-Faktur nie wymaga zgody odbiorcy na wystawienie e-faktury. Już niedługo może się to okazać dużym problemem. Możesz zapłacić za nie swoją lub błędną fakturę, a jako księgowy nie będziesz mieć potwierdzenia od pracowników firmy, że faktura jest zaakceptowana do księgowania. W SaldeoSMART znaleźliśmy jednak na to sposób. Sprawdź nasz „miniobieg KSeF”.
Co już niedługo czeka każdego przedsiębiorcę?
Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF w dniu 1.07.2024 r. każdy z nas może wystawić dowolnemu przedsiębiorcy e-faktury. Skoro niepotrzebna jest zgoda odbiorcy to konkurencja, czy niezadowolony pracownik może wygenerować nam dodatkowe koszty. Bez sprawdzenia pobranych faktur kosztowych i odpowiedniego procesu weryfikacji możemy napotkać poważne problemy.
Po pierwsza pojawi się kwestia kosztu – samej faktury jak i naliczonego podatku VAT. Po drugie, możemy napotkać problemy księgowe czy prawne, jeśli na fakturze pojawią się podejrzane towary czy transakcje.
Z czym zmierzą się niedługo księgowi?
Księgowi, jak zawsze, również mają niełatwe zadanie. Powstaje bowiem pytanie jak otrzymać potwierdzenie od pracownika firmy, że pobrana faktura z KSeF jest gotowa do księgowania. Ktoś powinien sprawdzić czy zgadzają się na niej zapisy, czy są zgodne z umową lub zamówieniem. Odpowiedzialnością księgowego jest właściwa dekretacja i księgowanie, więc musi mieć narzędzie, które mu to ułatwi i zabezpieczy go przed możliwymi problemami w przypadku błędnych faktur kosztowych.
Jak księgowość i firma może zabezpieczyć swoją pracę
W przypadku pobranych faktur z KSeF to księgowość jest odpowiedzialna za dekretację faktur. Potrzebuje więc pewności, że dokumenty, które posiada są sprawdzone i zweryfikowane przez właściwą osobę w firmie. Przedsiębiorca również potrzebuje sposobu, aby przejrzeć i zaakceptować faktury bądź odrzucić te, które wymagają wyjaśnienia.
Wychodząc na przeciw oczekiwaniom naszych klientów stworzyliśmy w SaldeoSMART „miniobieg KSeF”. Jest to system statusów dla faktur pobranych z KSeF dostępny dla księgowości jak i pracowników firmy. Daje jasny komunikat o możliwości dekretacji lub jej braku. Dodatkowo zabezpiecza księgowość przed nieautoryzowanym działaniem księgowym na dokumentach.
Statusy w „miniobiegu KSeF”
„Miniobieg KSeF” daje możliwość oznaczenia danej faktury jako:
- zatwierdzonej
- odrzuconej
- nieoznaczonej/pustej
Status może nadać zarówno biuro rachunkowe/księgowość jak i użytkownik na koncie pracownika firmy. Wszystko zależy od ułożonego sposobu pracy miedzy księgowością a przedsiębiorstwem. Nie chcemy tu ograniczać żadnego z naszych klientów.
„Miniobieg” daje pewność, że faktura kosztowa była sprawdzona pod katem merytorycznym i jest gotowa do dekretacji oraz płatności.
Gdzie możesz nadać statusy miniobiegu?
Stworzyliśmy 3 miejsca, w których możesz wygodnie nadać odpowiedni status dla faktury pobranej z KSeF.
Pierwsze z nich to oznaczenie na szczegółach dokumentu:
Kolejna możliwość to oznaczenie statusu na liście dokumentów w operacjach zbiorczych:
Ostatnia możliwość zakłada oznaczenia przez pracownika firmy kompletu dokumentów na koniec miesiąca. W ten sposób może on sprawdzić za pomocą pojawiającego się okna monitu ile faktur jest nieoznaczonych i przejrzeć je pojedynczo, lub też wszystkim od razu nadać jeden z 3 statusów miniobiegu:
Jak możesz pracować z”miniobieg KSeF”
Są różne scenariusze pracy w księgowości, a z KSeF będzie podobnie. Dlatego ważna była dla nas elastyczność rozwiązania. Mamy przecież takich przedsiębiorców „skrupulatnych”, którzy każdą fakturę sprawdzą pieczołowicie – dla nich przygotowaliśmy możliwość oznaczania statusu na szczegółach dokumentu.
Są też tacy, którzy będą tylko niektóre dokumenty sprawdzać w sposób wyrywkowy – dla nich mamy przeznaczony wybór status z poziomu listy dokumentów. To właściciele „optymalizujący” swoją pracę.
Zdarzą się przedsiębiorcy „szybcy”, którzy na koniec miesiąca zainteresują się fakturami i zaznaczą komplet dokumentów dla księgowych. W tym momencie będą mieć monit faktur pobranych z KSeF z możliwością oznaczenia statusu dla wszystkich faktur zbiorczo lub będą mogli po kolei przeglądnąć każdą fakturę.
Najważniejsze jest by na początku pracy z KSeF ustalić z księgowością oraz odpowiednimi pracownikami jak ma wyglądać proces akceptacji, aby był efektywny dla wszystkich stron. Kto pobiera faktury, a kto je akceptuje. Polecam szersze spojrzenie na to zagadnienie i przeczytanie artykułu:
