Czy obieg dokumentów w biurze rachunkowym jest potrzebny?

Księgowość to branża, w której dużą uwagę przykłada się do precyzji, ładu i przejrzystości. Jedną z ludzkich słabości jest np. skłonność do popełniania błędów i mimo znanego motto ”nie myli się ten, kto nic nie robi”, w profesjonalnej księgowości raczej nie powinno być  miejsca na pomyłkę. Nowoczesne technologie, w tym np. elektroniczny obieg dokumentów, sprawiają, że praca z fakturami jest nie tylko sprawniejsza, ale również dokładniejsza i prostsza. Czy elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym jest zbędną fanaberią, czy może jednak absolutną podstawą pracy?

Dla kogo nowoczesne oprogramowanie

Nowoczesne oprogramowanie i inteligentne aplikacje dla biur księgowych były dawniej zarezerwowane wyłącznie dla nielicznych. Dziś wykorzystywane są praktycznie w każdym dziale księgowym. Coraz częściej też właśnie drogą cyfrową z podatnikami kontaktuje się Ministerstwo Finansów.

E-dokumenty

Elektroniczny obieg dokumentów to nic innego, jak wyeliminowanie konieczności fizycznego przekazywania dokumentów w formie papierowej. Dzięki niemu nie trzeba już przenosić dokumentów z działu do działu, z biurka na biurko, ani przesyłać ich kurierem lub pocztą. Wystarczy kilka kliknięć, aby odbiorca otrzymał dokument i wyświetlił go na ekranie swojego urządzenia. I to w niecałą minutę!

E-archiwum

Archiwizacja dokumentów w formie papierowej dzięki elektronicznemu obiegowi staje się łatwiejsza, a ryzyko ewentualnego zagubienia dokumentu zredukowane jest do minimum. Dane przechowywane są nie tylko na dysku urządzenia, ale coraz częściej w chmurze, do której może mieć dostęp każda uprawniona osoba z organizacji, a także spoza firmy. O dostępie do dokumentów decyduje administrator, a przechowywane dane są odpowiednio zabezpieczone.

Automatyczne odczytywanie dokumentów

W jaki sposób dokumenty wprowadzane są do elektronicznego systemu? Istotny w tym przypadku jest szybki odczyt papierowych faktur z wykorzystaniem OCR. Optical Character Recognition jest technologią rozpoznającą znaki i automatyczne przenoszącą je z kartki do systemu. Dla działów księgowych oznacza to koniec ze żmudnym, ręcznym przepisywaniem danych z wersji papierowej do programu komputerowego. Takie oprogramowanie umożliwia szybkie stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów firmie.

Elektroniczny obieg dokumentów – czy naprawdę jest niezbędny?

Według raportu Wolters Kluwer “Nowoczesne narzędzia w księgowości” większość biur rachunkowych (24% badanych) w ciągu miesiąca przetwarza od 2000 do nawet 4999 dokumentów, a kolejne 19% ma ich w obsłudze od 5000 do niemal 10 000 i więcej.

Mniej dokumentów do przechowywania

Stosy faktur, formularzy, zaświadczeń, wniosków – im większą liczbę klientów obsługuje biuro rachunkowe, tym więcej dokumentów ma do przetworzenia. To, co było niegdyś normą, czyli sterty segregatorów, kartonów z fakturami i opasłych teczek zalegających na biurkach, podłogach i na regałach – dziś jest już nie do pomyślenia.

Wdrożenie przepisów RODO

Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko umożliwia wdrożenie  przepisów związanych z RODO, ale przede wszystkim poprawia zachowanie chronologicznego porządku w dokumentach i ich prostsze udostępnianie. Dostęp do wrażliwych danych mają wyłącznie osoby upoważnione do obsługi systemu. Wieloetapowa weryfikacja użytkowników oprogramowania zabezpiecza przechowywane informacje przed niepowołanymi osobami.

Wygodna praca zespołowa – nawet zdalnie

Możliwość wygodnego udostępniania i przesyłania dokumentów księgowych w formie elektronicznej jest również świetnym sposobem na sprawną pracę zespołową – nawet jeżeli część pracowników pracuje zdalnie. Opcja nanoszenia komentarzy na dokumentach elektronicznych przyspiesza wiele czynności.

Profesjonalizm

Finalnie – elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że współpraca na linii klient-biuro księgowe staje się łatwiejsza i przyjemniejsza dla obu stron.

Wprowadzenie KSeF a elektroniczny obieg dokumentów

Nie da się ukryć, że planowane, obligatoryjne wprowadzenie KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur poniekąd wymusza zarówno na biurach księgowych, jak i na samych przedsiębiorcach cyfrową transformację procesów związanych z obiegiem dokumentów.

KSeF to nowy system teleinformatyczny, zaprojektowany przez resort finansów. Pozwala na wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w formie cyfrowej. Nowoczesne aplikacje księgowe, jak np. SaldeoSMART, są dostosowane do KSeF i są na bieżąco aktualizowane do zmieniających się przepisów prawa.

Zredukowanie ryzyka błędów, brak inwestowania w kosztowną archiwizację i bezpieczną utylizację dokumentacji, łatwiejsze wdrożenie zasad RODO,  transparentna komunikacja z klientem, sprawna współpraca zespołowa – to tylko kilka z wielu korzyści związanych z wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów. Jak widać, wykorzystanie go w branży księgowej nie jest już fanaberią i zbędnym unowocześnieniem, a absolutną podstawą działalności.

Zyta Rabka

Product Marketer SaldeoSMART. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego i Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, doświadczona managerka z certyfikatem Prince2, która specjalizuje się w zarządzaniu zmianą i marketingiem produktowym. Na co dzień zajmuje się dopasowaniem produktu do oczekiwań rynku i efektywną komunikacją SaldeoSMART do klientów. Pasjonują ją nowe technologie i aplikacje. Nie stroni od wysiłku fizycznego i dźwigania kilogramów zwłaszcza w martwym ciągu.