Lokalne przechowywanie danych sposobem na unikanie błędów pracowników

Co jest największym zagrożeniem dla firmowych danych? Okazuje się, że przede wszystkim ludzie. To oni są odpowiedzialni za większość błędów związanych z wyciekiem danych firmowych. Niestety, nawet najlepszy system zabezpieczający nie wystarczy, jeśli pracownicy będą niefrasobliwie korzystać z narzędzi i aplikacji internetowych. Jak im pomóc dbać o bezpieczeństwo danych firmowych? Jak wypracować odpowiednie procedury by uniknąć wycieku danych?

Brak wiedzy = błędy pracowników

Przede wszystkim pracowników należy uświadomić w zakresie zagrożeń, jakie niesie ze sobą niefrasobliwe korzystanie z zasobów internetu oraz przenoszenie czy wynoszenie danych. Najwięcej błędów wynika bowiem z niewiedzy. Dla wielu pracowników nie ma znaczenia to, czy udostępnią dane przechowywane w „chmurze” za pomocą dostępu konkretnej osoby poprzez e-mail, czy poprzez otwarty link dostępowy. Nie widzą różnicy między umieszczeniem danych w otwartej „chmurze” publicznej a na lokalnym dysku firmowym.

Co ciekawe, jak wynika z raportu „Bezpieczeństwo informacji w Polsce 2015”, do ponad 75% przypadków wszystkich wycieków danych na świecie dochodzi w firmach z sektora MŚP – jest to związane przede wszystkim z tym, że duże firmy i korporacje dbają o politykę bezpieczeństwa i informują swoich pracowników o zagrożeniach. Stać je również na nieco bardziej kosztowne, indywidualne rozwiązania serwerowe. Małe i średnie firmy znacznie rzadziej inwestują w edukację i – w ramach pozornej oszczędności – często nie zwracają uwagi na odpowiednie zabezpieczenia swoich danych.

Lokalne przechowywanie danych = bezpieczeństwo danych

Właściciele firm często nie mają świadomości i wiedzy na temat potrzeby odpowiednich zabezpieczeń danych i nie zwracają uwagi na tę kluczową kwestię przy wyborze dostawcy usług. Warto sprawdzić czy dane dostępowe do usługi są indywidualne dla każdego użytkownika lub czy dane w systemie są szyfrowane np. kluczem SSL. Innym sposobem ich ochrony, przy jednoczesnym zapewnieniu mobilności i dostępności plików są lokalne, dedykowane serwery firmowe. Niestety to dość kosztowne rozwiązanie. Warto zatem zainteresować się rozwiązaniami, które pozwalają na łatwe i szybkie tworzenie archiwum online i transfer dokumentów bez zbędnych przygotowań czy formalności. Takim sposobem są np. lokalne serwery biurowe plug&play – takie jak w wersji pudełkowej Pakietu SaldeoSMART Odczytywanie Dokumentów. Jedno kompletne rozwiązanie  pozwala na odczytywanie papierowych dokumentów i ich przetwarzanie w dokumenty elektroniczne, tworzenie obiegu dokumentów i elektronicznego archiwum dostępnego 24 godziny na dobę. Różnica polega jednak na tym, że nadal jest to lokalny serwer firmowy – w każdej chwili można zabezpieczyć dane poprzez zmianę jego ustawienia czy uprawnień użytkownika. Z perspektywy pracownika takie rozwiązanie jest równie wygodne w używaniu jak dostęp do plików w „chmurze” zewnętrznej.