Gdzie są moje dane? 4 najczęstsze powody utraty danych firmowych

Czy Twoje dane firmowe są bezpiecznie przechowywane? Czy masz pewność, że w razie awarii lub kradzieży sprzętu będziesz je w stanie odzyskać? Czy zabezpieczyłeś je na wypadek kradzieży bądź szpiegostwa przemysłowego? Z badań wynika, że aż 20% firm z sektora MŚP nie archiwizuje i nie zabezpiecza danych firmowych. Większość, nie liczy się z możliwością ich wykradzenia.

Aby prowadzić biznes z sukcesem nie wystarczy dobry produkt bądź usługa oraz sprawny dział sprzedaży. Równie ważnym elementem jest możliwość sprawnego analizowania danych firmowych, przechowywanie ich w sposób uniemożliwiający ich wyciek czy zapewnienie klientom poufności. Jeden błąd może kosztować firmę utratę reputacji, utratę przewagi konkurencyjnej (kiedy dostęp do danych pozyska bezpośredni konkurent firmy) czy spowodować kosztowne problemy prawne. Mimo tych zagrożeń, wiele firm nie zabezpiecza swoich danych w sposób wystarczający i nie archiwizuje danych tak, by mieć łatwy a jednocześnie niezagrożony do nich dostęp. Jakie są najczęstsze powody wycieku bądź utraty danych?

1. Brak backupu danych

   Z badań „Nowoczesne IT w MŚP 2015” realizowanych przez Ipsos MORI dla Microsoft wynika, że 20% firm nie tworzy żadnych kopii zapasowych danych związanych z pracą. Oznacza to, że w momencie kradzieży firmowego laptopa czy jego zniszczenia, danych, które były na nim zapisane, nie można odzyskać. Oznacza to utratę nie tylko bieżących dokumentów, na których pracuje pracownik, ale równie często utratę danych archiwalnych – raportów sprzedaży, analiz, prezentacji, danych finansowych. Brak backupu powoduje, że nierzadko wiele miesięcy pracy może pójść na marne. A jeśli dane zostaną przechwycone przez inną firmę, to w takiej sytuacji, konkurencja zyskuje przewagę nie tylko dlatego, że otrzymuje dostęp do danych, ale również dlatego, że firma, której dane zostały wykradzione nie ma już do nich dostępu.
   Zaledwie 22% pracowników MŚP dysponuje dostępem do archiwum online w chmurze. W Europie wskaźnik ten wynosi 33%.

2. Przesyłanie danych na prywatne maile

   Brak możliwości dostępu do firmowych danych podczas pracy poza biurem (np. zdalnie) powoduje, że wielu pracowników radzi sobie z tym problemem przechowując wrażliwe firmowe dane na pendrivach oraz poprzez przesyłanie ich na prywatne adresy email (robi tak, wg. badania „Nowoczesne IT w MŚP 2015” aż 47% pracowników). Oczywiście, przechowywane w ten sposób dane są niezwykle wrażliwe na ich wykradzenie czy utratę. Umożliwienie pracownikom przesyłania danych na prywatną pocztę (na co zezwala 95% szefów) pozwala im też zabierać dane ze sobą w momencie odejścia z firmy. Ta niedojrzała polityka bezpieczeństwa może nawet doprowadzić do upadku firmy.

3. Dane analogowe

   Wiele firm nie korzystając z rozwoju technologii i nowych możliwości, nadal przechowuje dane analogowo. To oczywiście oznacza brak backupów, możliwość utraty danych, brak dostępu zdalnego do danych i znacznie dłuższy czas ich przetwarzania. Wprowadzenie takiego systemu jak SaldeoSMART, umożliwiającego szybkie skanowanie i tworzenie cyfrowych wersji dokumentu oraz ich sprawną archiwizację w chmurze bądź na dedykowanym serwerze pozwala nie tylko zwiększyć bezpieczeństwo danych ale również zwiększyć efektywność pracy i ograniczyć koszty.

4. Brak efektywnej utylizacji sprzętu

   Wymiana laptopów czy firmowych komórek oznacza konieczność skasowania wrażliwych danych przechowywanych na sprzęcie i ich zabezpieczenia. Praca w chmurze pozwala na przechowywanie danych poza pamięcią wewnętrzną sprzętu – z takich rozwiązań korzysta jednak niewiele firm. Jednocześnie, nie dbają one o to, by efektywnie usuwać dane z wycofywanego z użytku sprzętu. Z badań przeprowadzonych przez BlackBerry wynika, że aż 43% poddawanych recyklingowi urządzeń, nadal zawiera ważne, firmowe dane. To oczywiście prowadzi nie tylko do utraty danych, ale również pozwala na ich niekontrolowany wyciek.

Pocieszający jest fakt, że coraz więcej firm i ich pracowników jest świadomych wagi odpowiedniego zabezpieczenia danych. Widać to w rosnącym zainteresowaniu systemami do elektronicznej archiwizacji dokumentów, często połączonymi z obiegiem dokumentów. Dzięki takim rozwiązaniom powyższe powody utraty danych firmowych mają szansę przejść do historii.