Miejsca w firmie, w których warto poprawić obsługę dokumentów

Ok 90% wiedzy biznesowej znajduje się w różnego rodzaju dokumentach. Czy ich obsługa jest w Twojej firmie dobrze zorganizowana?

Faktury, umowy, dokumenty kadrowe, katalogi, prezentacje, regulaminy, wnioski, notatki, oferty, zamówienia, projekty – to tylko kilka przykładów różnych rodzajów dokumentów, którymi zarządzasz w firmie. Część z nich zgubi się bezpowrotnie. Inna część będzie tak schowana lub ukryta, że Ty lub Twoi pracownicy zmarnujecie godziny na ich odszukanie. Jeszcze inna część, dawno już niepotrzebna lub nieaktualna, będzie zalegać w archiwum lub na twardym dysku przez lata potęgując chaos. Przekonaj się, że obsługę firmowych dokumentów możesz poprawić!

Kiedy warto poprawić obsługę dokumentów w firmie?

Jeśli przynajmniej na 3 pytania z poniższej listy odpowiadasz TAK lub NIE WIEM, to warto, byś przeczytał ten artykuł:

• Czy zdarza się, że nie możesz znaleźć dokumentu tam, gdzie powinien się znajdować?
• Czy przynajmniej kilka razy w roku musisz odtwarzać dokument, który był już tworzony, ale gdzieś się zawieruszył?

Poznaj miejsca, w których najczęściej znikają dokumenty firmowe

• Czy na Twoim dysku lub w archiwum dokumentów masz pliki i dokumenty, które nie wiesz, do czego służą?
• Czy to możliwe, że były pracownik ma nadal dostęp do starych plików czy danych,
• Czy w firmie istnieje kilka wersji tego samego dokumentu,
• Czy pracownikom zdarza się odsyłać dokumenty z informacją „to mnie nie dotyczy”?
• Czy wprowadzając do pracy nowe osoby w firmie, tworzysz nowe dokumenty z opisem procedur / działań / zasad pracy?
• Czy praca zdalna jest w Twojej firmie niemożliwa ze względu na to, że pracownicy muszą mieć dostęp do dokumentów, które nie są dostępne zdalnie?
• Czy zdarza się, że pracownik marnuje czas, pracując nad dokumentem, który ma nowszą wersję?

W wielu miejscach w Twojej firmie możesz, za pomocą kilku prostych technik, lepiej zorganizować obsługę dokumentów. W efekcie praca będzie przebiegać płynniej i z mniejszą ilością błędów.

Gdzie warto poprawić organizację dokumentów? I jak to zrobić?

Wyeliminowanie dokumentów papierowych

Wybuch epidemii i konieczność prawie natychmiastowego przestawienia się na pracę zdalną był znacznie łatwiejszy dla tych firm, które miały już wdrożone takie systemy jak archiwum online czy elektroniczny obieg dokumentów. Dla nich w zasadzie niewiele się zmieniło, bo dokumenty mogły procesować tak samo, niezależnie od tego, czy robiły to z biura czy z domu (co najwyżej potrzebne było im wdrożenie dostępu do sieci firmowej za pomocą VPN).

Firmy, które nie posiadały takich rozwiązań i nadal pracowały głównie na papierowych dokumentach, wpadły w panikę. Przecież nie da się nagle przenieść do sieci całego archiwum. A jak pracować zdalnie, skoro wiele procesowanych dokumentów jest w formie tradycyjnej?

UWAGA! Jeśli decydujesz się na digitalizację – zrób to w pełni. Z punktu widzenia efektywności najgorszym rozwiązaniem jest sytuacja, a której część Twoich dokumentów jest w wersji online, a część offline.

Archiwum dokumentów z kontrolą dostępu i zapisem wydarzeń

Brak dostępu do potrzebnych dokumentów i konieczność każdorazowego proszenia o jego udostępnienie to jeden z największych złodziei czasu pracowników. Z kolei zbyt szeroki dostęp, który pozwala na swobodne zaglądanie w dokumenty pracownikom, którzy nie powinni mieć takiej możliwości to proszenie się o konflikty w zespole i ułatwienie wycieku danych poza organizację.

Aby archiwum dokumentów działało dobrze, nie może być po prostu jednym workiem, do którego wrzuca się wszystkie widoczne dla wszystkich dokumenty. Metoda nadawania uprawnień pojedynczym osobom też ma ograniczenia związane przede wszystkim z kwestiami bezpieczeństwa danych. Najlepszym rozwiązaniem jest taki system, który pozwala organizować pracowników w określone grupy o różnych poziomach dostępu.

Tak zbudowane archiwum ma jeszcze jedną niezwykle ważną funkcję – pozwala lepiej chronić firmowe dokumenty w przypadku, kiedy pracownik odchodzi z firmy. Po pierwsze dostęp do danych można zablokować w każdym momencie, a po drugie, dzięki kontroli dostępu, wyraźnie widać, czy np. pracownik, będąc na wypowiedzeniu, nie zaczął nagle robić kopii wszystkich dokumentów.

W skrajnych przypadkach można w ten sposób wykryć szpiegostwo przemysłowe, realizowane przez pracownika.

Dowiedz się więcej o tym, dlaczego polityka bezpieczeństwa jest ważna w każdej firmie.

Gromadzenie wiedzy firmowej – dokumenty dla pracowników, retencja wiedzy

Każda firma ma swoje know-how, procedury, regulaminy, prezentacje, projekty. Kiedy pracownik przychodzi do firmy i rozpoczyna się onboarding, podstawą jest wprowadzenie go w zadania i zapoznanie go z całą zgromadzoną wiedzą firmową.

Jeśli taka baza wiedzy nie istnieje, albo jest rozproszona, to :

• Onboarding jest niepełny, pracownik nie dostaje pełnych informacji i w efekcie jego wdrożenie przebiega dłużej,
• Dłużej trwa zdobycie przez niego pełnej sprawności i efektywności w pracy,
• Nie ma pewności, że każda nowa osoba otrzymała tę sama porcję informacji (w efekcie nawet po kilku miesiącach zdarzają się sytuację, w których pracownik mówi „nie wiedziałem, że tak to robimy”),
• Zdobyta przez pracowników wiedza jest tracona z chwilą odejścia pracownika z firmy.

A wystarczy stworzyć w jednym miejscu bazę wiedzy, umożliwiającą dostęp uzależniony od grupy uprawnień, by w łatwiejszy i szybszy sposób transferować całą wiedzę.

Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko dla księgowości!

Narzędzie, które usprawnia przepływ dokumentów firmowych i redukuje ilość błędów, jest elektroniczny obieg dokumentów, który można stosować w zasadzie w każdym obszarze działania firmy, w którym konieczne jest przekazywanie dokumentów innym pracownikom, wprowadzanie w nich poprawek lub akceptacja. Choć najczęściej obieg dokumentów kojarzy się z kwestiami finansowymi i księgowymi, to mając wdrożony taki system, nie trzeba się ograniczać jedynie do takiego typu dokumentów.

Poznaj więcej możliwości SaldeoSMART, które ułatwią Ci pracę w Biurze Rachunkowym jaki w Firmie Skontaktuj się z nami. Nasz doradca odpowie na wszystkie Twoje pytania i przedstawi rozwiązania dostosowane do Twoich potrzeb.

W doskonały sposób poprawi ono komunikację również w takich obszarach jak:

• HR – np. przy procesach onboardingowych (wdrażanie pracownika) czy offboardingowych (odejście pracownika), przy wszystkich wnioskach pracowniczych,
• Marketing – praca nad strategiami, publikacjami, akceptacja i poprawki w dokumentach,
• Sprzedaż – procesy ofertowania, zamówień i ich potwierdzania, odbioru i logistyki.

Wersjonowanie

Wprowadzając ujednolicenie nazw tworzonych w firmie dokumentów oraz przechowując je wszystkie w jednym archiwum, bardzo łatwo przeprowadzić analizę tego, która wersja dokumentu jest aktualna i powinna być wykorzystywana.

Stare wersje dokumentów można przechowywać w celach dowodowych (jeśli to konieczne), ale na co dzień pracownicy mają pewność, że korzystają z najnowszych dostępnych wersji.

Tych kilka drobnych poprawek oraz wdrożenie elektronicznego przechowywania dokumentów pozwala znacznie ograniczyć straty czasu związane z procesowaniem dokumentów i ich złą organizacją!